حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک، مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار، تحلیل کسب و کار، تحلیل فرایند، تحلیل استراتژی، مدرس مدیریت استراتژیک، مدرس مدیریت فرایندهای کسب و کار چارچوب تحلیل کسب و کار، BABOK

نظارت بر برنامۀ تحلیل کسب و کار

بر مبنای چارچوب BABOK

هدف

هدف از  برنامۀ نظارت بر تحلیل کسب و کار این است که مشخص کند تصمیمات مربوط به الزامات و طرح ها از  جمله بازبینی ها، کنترل تغییر، تاییدیه ها و اولویت بندی چگونه اتخاذ می شوند.

شرح

تحلیل گران کسب و کار مطمئن می شوند که فرآیند نظارت، مناسب است و هرگونه ابهامی که در مورد این فرآیند وجود دارد را برطرف می کنند. فرآیند نظارت، تصمیم گیرندگان، فرآیند و اطلاعاتی که مورد نیاز اخذ تصمیمات هستند را مشخص می کند.

فرآیند نظارت توضیح می دهد که اخذ تاییدیه ها و تصمیمات اولویت بندی در مورد الزامات و طرح ها چگونه انجام می شوند. تحلیل گران کسب و کار حین برنامه ریزی رویکرد نظارت باید مشخص کنند که:

  • تحلیل کسب و کار چگونه تحقق خواهد یافت و اولویت بندی آن به چه صورتی است.
  • فرآیند پیشنهاد یک تغییر که جزو اطلاعات مورد نیاز تحلیل کسب و کار محسوب می شود به چه صورتی است
  • چه کسی مسئولیت و قدرت پیشنهاد تغییرات را بر عهده دارد و چه کسانی باید در مباحث مربوط به تغییرات شرکت کنند.
  • چه کسی مسئول تجزیه و تحلیل درخواست های تغییر است
  • چه کسی صلاحیت تایید تغییرات را دارد و
  • تغییرات چگونه به اثبات می رسند و ابلاغ می گردند

ورودی ها

  • رویکرد تحلیل کسب و کار: تلفیق رویکرد کلی تحلیل کسب و کار با رویکرد نظارت بر تحلیل کسب و کار لازم است تا از سازگاری این رویکردها اطمینان حاصل شود.
  • رویکرد جلب مشارکت ذینفعان: شناسایی ذینفعان و درک نیازهای همکاری و ارتباطی آنها در تعیین نحوۀ جلب مشارکت آنها در رویکرد نظارت بر تحلیل کسب و کار مفید خواهد بود. رویکرد جلب مشارکت ذینفعان پس از اتمام رویکرد  نظارت، به روز رسانی می شود.

 

ارکان

تصمیم گیری:

تصمیمات در سرتاسر طرح ابتکاری اتخاذ می شوند. ذینفعان نقش های مختلفی در فرآیند تصمیم گیری بر عهده دارند که برخی از آنها عبارتند از:

  • مشارکت در مباحث مربوط به تصمیم گیری
  • متخصص موضوعی دامنه (SME) که تجربه و دانش خود را به فرآیند تصمیم گیری اعطا خواهد کرد.
  • منتقد اطلاعات و
  • تایید کنندۀ تصمیمات

فرآیند تصمیم گیری مشخص می کند که وقتی تیم ها نمی توانند به اجماع نظر دست پیدا کنند چه اتفاقی خواهد افتاد که این کار را از طریق شناسایی مسیرهای ترفیع و ذینفعان کلیدی که حق تصمیم گیری نهایی بر عهدۀ آنها است انجام می دهد.

فرایند کنترل تغییر

وقتی تحلیل گران کسب و کار فرآیند کنترل تغییر را می سازند باید:

  • فرآیند مربوط به درخواست تغییرات را مشخص کنند: یعنی باید مشخص کنند که فرآیند کنترل تغییر چه الزامات و طرح هایی را پوشش می دهد و همچنین باید مشخص کنند که این فرآیند در مورد تمام تغییرات بکار خواهد رفت یا فقط در مورد تغییراتی با اندازه، هزینه یا سطح تلاش خاصی قابل استفاده است. این فرآیند به طور مفصل در مورد مراحل پیشنهاد یک تغییر توضیح می دهد و همجنین توضیح می دهد که چه وقت می توان پیشنهادات خود را در مورد تغییرات مطرح کرد، چه کسی تغییرات را پیشنهاد می کند و درخواست های تغییر چگونه ابلاغ می شوند.
  • ارکان درخواست تغییر را مشخص کنند: تحلیل گران باید اطلاعاتی که قرار است در یک پیشنهاد لحاظ شوند را مشخص کنند تا بدین طریق از تصمیم گیری و پیاده سازی آن در صورت تایید، حمایت نمایند.

مولفه های احتمالی که باید در مورد درخواست تغییر در نظر گرفته شوند عبارتند از:

  • برآوردهای هزینه و زمان: در مورد هر حوزه ای که تحت تاثیر تغییر پیشنهادی قرار خواهد گرفت باید هزینۀ مورد انتظار تغییر را برآورد کرد.
  • مزایا: باید توضیح داد که تغییر مورد نظر چگونه همسوی با اهداف طرح ابتکاری و کسب و کار شده است تا بدین طریق بتوان ثابت کرد که تغییر مورد نظر چگونه ارزش آفرینی می کند. مزایایی که باید در نظر گرفته شوند شامل مزایای مالی و مزایای تاکتیکی همچون پیامدهای مربوط به حدود، زمان، هزینه، کیفیت و منابع هستند.
  • ریسک ها: تحلیل ریسکهای مربوط به طرح ابتکاری، راه حل یا اهداف کسب و کار.
  • اولویت: سطح اهمیت تغییر نسبت به سایر فاکتورها همچون اهداف سازمان، الزامات پیروی از مقررات و نیازهای ذینفعان.
  • راهکار (راهکارها): راهکار مربوط به تغییر شامل ارزیابی مولفه های درخواست تغییر (هزینه، زمان، مزایا، ریسکها و اولویت) است. شناسایی چندین راهکار جایگزین از جمله راهکارهایی که توسط درخواست کننده و سایر ذینفعان پیشنهاد شده اند مرسوم است تا بدین طریق تصمیم گیرندگان بتوانند انتخابی داشته باشند که به بهترین نحو نیازهای طرح ابتکاری را برآورده می کند.
  • باید مشخص کرد که تغییرات چگونه اولویت بندی خواهند شد: اولویت تغییر پیشنهادی با توجه به سایر منافع رقابتی مربوط به طرح ابتکاری فعلی مشخص می شود.
  • باید مشخص شود که تغییرات چگونه به اثبات خواهند رسید: مدیریت پیکربندی و استانداردهای ردیابی، مبناهای تولید را وضع می کنند و نسخۀ تدابیر کنترل را نیز مشخص می کنند که این تدابیر نشان می دهند کدام مبنا تحت تاثیر تغییر قرار می گیرد.
  • باید مشخص کرد که تغییرات چگونه ابلاغ خواهند شد: باید مشخص کرد که تغییرات پیشنهادی، تغییرات تحت بررسی و تغییرات تایید شده، رد شده و معوقه چگونه به ذینفعان ابلاغ می شوند.
  • باید مشخص کرد که چه کسی تحلیل تاثیر را انجام خواهد داد: باید مشخص شود که چه کسی مسئول انجام تحلیل تاثیراتی است که تغییر پیشنهادی بر طرح ابتکاری خواهد گذاشت.
  • باید تعیین کرد که چه کسی اختیار ایجاد تغییرات را دارد: این شامل انتساب یک نام به کسی که می¬تواند تغییرات را تایید کند و همچنین شامل این موضوع است که این افراد با  حق اختیار خود چه اطلاعاتی از تحلیل کسب و کار را پوشش می دهند.

رویکرد برنامۀ اولویت بندی

خط زمان ها، ارزش مورد انتظار، وابستگی ها، محدودیتهای منابع، متدلوژی های اتخاذ شده و سایر فاکتورها بر نحوۀ اولویت بندی الزامات و طرح ها تاثیر می گذارند. تحلیل گران کسب و کار حین برنامه ریزی فرآیند اولویت بندی باید موارد ذیل را مشخص کنند:

  • رسمیت و جدیت فرآیند اولویت بندی
  • شرکت کنندگانی که در اولویت بندی دخیل هستند.
  • فرآیند مربوط به تصمیم گیری در این زمینه که اولویت بندی چگونه رخ خواهد داد بویژه از چه تکنیکهای اولویت بندی استفاده خواهد شد و
  • از چه معیارهایی در اولویت بندی استفاده می شود.بعنوان مثال، الزامات باید بر اساس هزینه، ریسک و ارزش اولویت بندی شوند.

این رویکرد باید تعیین کند که کدام یک از ذینفعان در اولویت بندی نقش دارند.

برنامۀ مربوط به تاییدیه ها

یک تاییدیه به توافق تمام ذینفعان در این مورد که محتوا و نمایش الزامات و طرح ها دقیق، کافی هستند و حاوی جزئیات کافی جهت پیشرفت مستمر می باشند رسمیت می بخشد. زمانبندی و تعداد تاییدیه ها به اندازه و پیچیدگی تغییر و ریسکهای مربوط به فراموشی یک تاییدیه یا به تاخیر انداختن آن بستگی دارند.

تحلیل گر کسب و کار باید نوع الزامات و طرح هایی که که قرار است تایید شوند و زمانبندی تاییدیه ها، فرآیندی که باید دنبال شود تا تاییدیه بدست آید و کسانی که الزامات و طرح¬ها را تایید خواهند کرد را مشخص کند. تحلیل گران کسب و کار حین برنامه ریزی فرآیند مناسب تاییدیه باید به فرهنگ سازمانی و نوع اطلاعاتی که قرار است تایید شوند نیز توجه کنند.  بعنوان مثال، سیستم ها یا فرآیندهای جدیدی که در صنایع فوق العاده نظارتی بکار می روند مانند صنایع مالی، داروسازی یا مراقبت از سلامت احتمالاً به بازرسی های مکرر و موشکافانه و تایید مشخصات فوق العاده پیچیده نیاز دارند. در مورد سایر طرح های ابتکاری استفاده از فرآیند تاییدی که زیاد سختگیرانه نیست مناسب تر خواهد بود و پیاده سازی آن نیز سریع تر است.

برنامه ریزی مربوط به تاییدیه ها نیز شامل جدول زمانبندی رویدادهایی است که نشان می دهد تاییدیه ها کجا رخ خواهند داد و چگونه ردیابی می شوند. دسترسی پذیری، نگرش و میل ذینفعان به مشارکت، تعیین کنندۀ اثربخشی فرآیند تایید هستند و به طور قابل توجهی بر خط زمان های توزیع تاثیر می گذارند.

رهنمودها و ابزارها

  • ارزیابی عملکرد تحلیل کسب و کار: این ارزیابی نتایج ارزیابی های قبلی را که باید بررسی شوند و با تمام رویکردهای برنامه ریزی ترکیب شوند را در اختیار ما قرار خواهد داد.
  • خط مشی های کسب و کار: این خط مشی ها حدودی را تعریف می کنند که در این حدود، تصمیمات باید اتخاذ شوند. این خط مشی ها از طریق مقررات، قراردادها، توافق نامه ها، ضمانت نامه ها، مجوزها و سایر تعهدات قانونی توصیف می¬شوند.
  • تشریح وضعیت کنونی: این شرح حال، وضعیتی که کار باید به پایان رسد را مهیا می کند. این اطلاعات به ما کمک می کنند تا متوجه شویم چگونه می توان بهترین تصمیمات را اتخاذ کرد.
  • اطلاعات قانونی/نظارتی: این اطلاعات در مورد قواعد و مقررات قانونی توضیح می دهند که باید از آنها پیروی کرد و به کمک این اطلاعات می توان چارچوبی را ساخت که تصمیم گیری مطمئن کسب و کار را تضمین می کند.

تکنیکها

  • طوفان فکری: از این تکنیک در تهیۀ اولین لیست از اسامی ذینفعان بالقوه ای استفاده می شود که به نقش های تایید شده در فرآیند نظارت تعریف شده احتیاج دارند.
  • تحلیل مستندات: از این تکنیک در ارزیابی فرآیندها یا الگوهای نظارت موجود استفاده می شود.
  • مصاحبه ها: از این تکنیک در شناسایی شیوه های احتمالی تصمیم گیری، کنترل تغییر، تایید یا اولویت بندی و مشارکت کنندگان با حضور یک نفر یا گروه کوچکی از افراد استفاده می شود.
  • پیگیری موضوعات: از این تکنیک در پیگیری هر گونه مشکلی که ممکن است حین برنامه ریزی یک رویکرد راهبری پیش آید استفاده می شود.
  • دروس آموخته شده: از این تکنیک زمانی استفاده می شود که می خواهیم بدانیم طرح های ابتکاری گذشته تجربیات ارزشمندی در زمینۀ نظارت داشته اند که بتوان آنها را تبدیل به اهرمی برای طرح های ابتکاری فعلی یا آینده کرد یا خیر.
  • مدلسازی سازمانی: از این تکنیک در درک نقش ها یا مسئولیت های موجود در یک سازمان به منظور تعریف رویکرد نظارت استفاده می شود که مستلزم استفاده از ذینفعان مناسب است.
  • مدلسازی فرآیند: از این تکنیک در مستندسازی فرآیند یا روشی استفاده می شود که در نظارت بر تحلیل کسب و کار بکار گرفته خواهند شد.
  • بازبینی ها: از این تکنیک در بازبینی برنامۀ نظارت پیشنهاد شده با حضور ذینفعان کلیدی استفاده می شود.
  • نظرسنجی یا پرسشنامه: از این تکنیک در شناسایی شیوه های احتمالی تصمیم گیری، کنترل تغییر یا اولویت بندی و شرکت کنندگان استفاده می شود.
  • کارگاه ها: از این تکنیک در شناسایی شیوه های احتمالی تصمیم گیری، کنترل تغییر یا اولویت بندی و شرکت کنندگان در شرایط تیمی استفاده می شود.

ذینفعان

  • متخصص موضوع دامنه: این ذینفع می تواند منبع احتمالی یک تغییر درخواستی باشد یا بعنوان نیازی دیده می شود که باید در مباحث مربوط به تغییر شرکت داده شود.
  • مدیر پروژه: این ذینفع با تحلیل گر کسب و کار همکاری می کند تا اطمینان حاصل شود که نظارت بر کل پروژه همسوی با رویکرد نظارت بر تحلیل کسب و کار است.
  • مقررات گذار: این ذینفع یکسری قوانین و مقرراتی را وضع می کند که باید حین تعیین برنامۀ نظارت بر تحلیل کسب و کار مد نظر قرار گیرند. این ذینفع می¬تواند منبع احتمالی یک تغییر درخواستی نیز باشد.
  • اسپانسر: این ذینفع می تواند الزامات خود راجع به نحوۀ مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار را اِعمال نماید. این ذینفع در مباحث مربوط به تغییر، حضور پیدا می کند  و تغییرات پیشنهادی را تایید می نماید.

خروجی ها

رویکرد نظارت: این خروجی ذینفعانی را معرفی می کند که مسئولیت یا حق تصمیم گیری در مورد کار تحلیل کسب و کار را دارند از جمله افرادی که مسئول تعیین اولویت ها هستند و کسانی که تغییرات اطلاعات تحلیل کسب و کار را تایید می کنند. این خروجی، فرآیندی که در مدیریت نیازمندی ها و تغییرات طرح های مربوط به طرح ابتکاری مورد نظر بکار می رود را نیز تعریف می کند.

 

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مچاز است

جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره تحلیل کسب و کار، با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید