حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک، مدرس مدیریت استراتژیک، مدیریت استراتژیک، تحلیل استراتژیک، مزیت های رقابتی، چابکی سازمانی، انطباق پذیری سازمانی تحلیل داخلی، تحلیل مزیت ها، برنامه ریزی استراتژیک

تحلیل چابکی سازمانی

افزایش شدت فضای رقابتی، قانون گذاری های جدید و دگرگونی های شدید محیطی نیاز به پاسخگویی و تطبیق پذیری سازمان ها را بیش از هر زمان دیگر افزایش داده است. اما بر اساس پژوهش های میدانی گروه مشاوران مکنزی هنوز درصد زیادی از شرکت های جهان تراز نتوانسته اند برای ایجاد و حفظ ارزش آفرینی خود در بازار، مزیت های چابکی سازمانی مانند سرعت بالا در تظیم استراتژی ها و مدل کسب و کار، ساختار سازمانی، فرایندها و شایستگی های کارکنان را نهادینه سازند. اکثر مدیران پاسخ دهنده به آن پژوهش، ابراز داشته اند که نه فقط کلیت سازمان، بلکه واحدهای کسب و کار آن هم چندان از مزیت های مربوط به چابکی سازمانی برخوردار نیستند. یافته ها نشان می دهد میان پارامترهای چابکی سازمانی و عملکرد سازمانی همبستگی زیادی وجود دارد و ارزش آفرینی و سوددهی بنگاه های چابک به مراتب بیشتر بوده است و البته حضور در بازارهای دگرگون و با عدم قطعیت های زیاد، انگیزه مدیران را برای چابک سازی سازمان افزایش می دهد. اغلب رویکردهای بهبودی چابک سازی اجرا شده در سازمان ها هنوز به بازدهی نهائی خود نرسیده اما این مقوله مدیریتی توانسته است جایگاه خود را در اولویت های مدیریتی سازمان ها باز نماید به گونه ای که اکثر پاسخ دهندگان، چابک سازی مجموعه خود را به عنوان یک اولویت استراتژیک برشمرده اند. آنگونه که در نمودار زیر نیز مشخص است مدیران شرکت هایی که فضای کسب و کار ناپایدارتری داشته اند، اولویت بیشتری را برای ایجاد چابکی سازمانی در نظر گرفته اند و البته سازمانهایی با پایداری محیطی بیشتر نیز این الزام کاملا درک شده است. ۳۷ درصد از سازمان های موفق جهان تراز انجام بهبودهای چابکی سازمان را شروع کرده اند اما تاکنون حدود ۴ درصد از آنها اعلام کرده اند که این مسیر را با موفقیت پشت سر گذاشته اند وقتی از آنها پرسیده شده است که اولویت چابک سازی را در کدام فرایندها می دانید، بیشتر آنها فرایندهای نزدیک به مشتری مانند نوآوری، مدیریت تجربه مشتری، فروش و خدمات را نام برده اند و در بیش از دو سوم شرکت ها، چابک سازی یکی از سه اولویت استراتژیک بوده است.

چابکی سازمانی در تعادل میان پویایی و پایداری است

برای ایجاد مزیت چابکی، باید ترکیب متعادلی از مزیت های پویایی و پایداری در سازمان  ایجاد شود، مزیت های پویایی کمک می کند سازمان واکنش سریعی به فرصت ها و چالش های محیط داشته باشد و مزیت های پایداری اثربخشی و کارائی مولفه هایی از سازمان را افزایش می دهد که لازم نیست به صورت مستمر تغییر یابند. بدون وجود مزیت های پویایی، واکنش سریع به محیط محال خواهد بود و برخوردار نبودن از مزیت های پایداری هم موجب می شود کارایی و اثربخشی رویکردهای مدیریتی پشتیبانی کننده از مزیت پویایی در اثر تغییرات مداوم سازمان افول کند. بر مبنای تحقیقات انجام شده حدود ۲۲ درصد از سازمان های جهان تراز توانسته اند رویکردهای پایداری و پویایی را در سازمان به تعادل برسانند و از مزیت چابکی سازمانی برخوردار شده اند. بنگاه های استارتاپ ( نوپا ) از سطح بیشتری از مزیت پویایی برخوردارند اما سطح مزیت پایداری آنها کم است، در مقابل سازمان های دیوانسالار ( بروکراتیک ) از سطح بالایی از مزیت پایداری برخوردارند و البته نتوانسته اند آن را با مزیت پویایی به تعادل برسانند، سازمان هایی که از هیچ یک از این دو مزیت برخوردار نباشند هم سازمان های دچار مخمصه نام گذاری شده اند

رویکردهای مدیریتی موثر بر چابکی سازمانی:

  • به اشتراک گذاری چشم انداز و اهداف : احساس پیگیری هدف مشترک در سازمان در بین کارکنان و وجود تعلق احساسی و رفتاری پیرامون این هدف مشترک
  • وجود راهنماهای استراتژیک قابل اقدام: فرایندهای روزمره سازمانی با خروجی های مدیریت استراتژیک سازمان کاملا همسو شده است یعنی اهداف استراتژیک از طریق انجام فعالیت های روزمره، قابل دستیابی است
  • قابلیت رصد فرصت ها: هریک از کارکنان سازمان به صورت فعالانه، فرصت های محیطی شامل تغییرات تکنولوژی و نیازمندی های مشتریان را رصد و تحلیل می کنند. سازمان از توانایی بکارگیری بینش های (Insight) مشتریان برخوردار است
  • انعطاف پذیری در تخصیص منابع: در سازمان مکانیزم موثر و همسو با استراتژی هایی وجود دارد که با استفاده از آن می توان به سرعت اولویت ها و پیشران های موفقیت سازمانی را تشخیص داد و منابع کمیاب و اصلی سازمان مانند منابع مالی و وقت رهبری بر روی آن اولویت ها و میزان بازدهی و عملکرد آنها قرار می گیرد
  • معماری تصمیم گیری مبتنی بر اقدام: در سازمان فرایند تصمیم گیری کاملا روشن است و بدنه مدیریتی سازمان از آن تبعیت کافی می کند. افرادی که کارشان نزدیک به موضوع تصمیم گیری است از اختیار انجام آن برخوردارند. درباره تصمیم گیری های مشترک سازمانی، جریان مناسب اطلاعات وجود دارد، تصمیمات استراتژیک سرنوشت ساز مانند ایجاد تغییرات در اندازه واحدهای سازمانی متناسب با دگرگونی در انتظارات مشتریان به سرعت اتخاذ می گردد.
  • واحدهای سازمانی پاسخگو و متناسب با هدف: کارکنان در گروه های کوچک و خودگردان کار می کنند آنها درباره دستیابی به شاخص های هدف گذاری شده برای فرایندهای خود پاسخگو هستند. تیم ها متناسب با تغییرات استراتژیک به راحتی ایجاد یا حذف می شوند
  • مشارکت فعال و اکوسیستم: کارکنان سازمان فرایندهای مشترکی را در زنجیره اکوسیستم شامل مشتریان و تامین کنندگان و سایر ذینفعان انجام می دهند که هدف از آنها هم افزایی برای خلق راه حل ها و محصولات/ خدمات جدید و ارائه آنها در بازار است.
  • فضای باز فیزیکی و مجازی: فضای کاری با این هدف طراحی شده است که کارکنان بتوانند به راحتی با یکدیگر اطلاعات کاری را تبادل نمایند. این امکان نه فقط برای همکاران درون واحد بلکه برای اشتراک گذاری با کارکنان دیگر واحدها و کسانی که تعاملات روزمره با آنها وجود ندارد هم فراهم شده است.
  • روش های کاری استاندارد شده: روال های کاری بین واحدی تعریف شده است و کارکنان می دانند که چگونه باید با دیگر واحدها تعامل نمایند. استاندارد کردن شیوه اجرای فعالیت ها با این هدف انجام شده است که کارکنان از زمان کاریشان بهترین استفاده را ببرند. قالب های برگزاری جلسات استاندارد شده است، فرایندهای بین واحدی تعریف شده اند تا فعالیت های مستمر روزانه با سرعت بیشتری انجام شود
  • فرهنگ سازمانی یکپارچه: جو عمومی سازمان بیانگر اعتماد و همکاری میان افراد در دستیابی به اهداف مشترک، نیازمندی های مشتریان و دیگر ذینفعان است.
  • بازدهی گرایی: عملکرد افراد، تیم ها و واحدهای کسب و کار با شاخص های بین واحدی اندازه گیری می شود و افراد تیم ها تجربیات و درس آموخته هایشان را به منظور افزایش این بازدهی به صورت موثر به اشتراک می گذارند
  • چرخش و تجربه گری سریع: نوآوری در یک چرخه سریع بر مبنای تست کردن موضوعات و آزمودن از اشتباهات نهادینه شده است. نمونه های آزمایشی حداقلی از محصولات به منظور تست جلب نظر مشتریان با سرعت فراوان تولید می گردد
  • شفافیت اطلاعات: کارکنان در واحدهای سازمانی خود و مرتبط به آنها به اطلاعات کافی و فیلتر نشده مربوط به محصول، مشتری، فرایندها و عملکرد دسترسی کامل دارند.کارکنان به راحتی می توانند نتایج انجام فعالیت هایشان را با دیگران به اشتراک گذاشته و از بینش آنها نسبت به آن برخوردار گردند.
  • یادگیری مستمر: کارکنان زمان های مشخصی را به تحلیل فرایندها برای افزایش کارائیشان اختصاص می دهند. سیستم هایی مانند مدیریت دانش و بازار دانش درونی ایجاد شده است تا کارکنان بتوانند از دانش ضمنی، شایستگی ها و تجارب موفقیت و شکست یکدیگر بهره گیرند
  • رهبری به اشتراک گذاشته شده و حمایتی: رهبران سازمان الهام بخش کارکنان برای کارگروهی و تیمی هستند، آنها مشارکت کارکنان را در تصمیم گیری های استراتژیک جلب می کنند، رهبران بر بدنه سازمان برای ایفای نقش مربی گری و توسعه فردی اثر گذارند.
  • محرک کارافرینی: کارکنان سازمان به صورت پیش فعال و با انگیزه زیاد فرصت های محیطی را شناسائی می کنند و از آنها برای توسعه قابلیت ها، دانش و مهارت ها استفاده می نمایند. افراد سازمانی از اشتیاق ذاتی درباره کارشان برخوردارند و تمایل دارند فرای انتظارات عمل نمایند.
  • تکنولوژی، سیستم و ابزارها: سیستم های بین واحدی پایه گذاری شده است که جریان اطلاعات میان افراد و واحدها را تسهیل می کند. تکنولوژی های اطلاعاتی و ارتباطی سازمان کاملا همسو و موثر بر پشتیبانی از فرایندهای کلیدی آن تامین شده است و از انعطاف پذیری برای تغییر در اثر عوض شدن اولویت های سازمانی برخوردارند.
  • جابجایی نقش ها: حسب نیاز و عطف به اولویت ها نقش های کارکنان می تواند به راحتی و سرعت تغییر کند. چرخش شغلی کارکنان می تواند معطوف به بهره گیری بیشتر از توانمندی های آنها باشد و سازمان از سیستم بازار استعدادها برخوردار است که در آن دانش و تجارب به اشتراک گذاشته می شود

بر مبنای پژوهش گروه مشاوران مکنزی میزان براورد هر یک از رویکردهای فوق در سازمان های چابک در مقایسه با سایر سازمان ها به میزان زیر بوده است.

بعد از استراتژی، سازمان های چابک معمولا چهار رویکرد دیگر را به عنوان اولویت های چابک سازی پیگیری می کنند که شامل محرک کارافرینی، رهبری اشتراکی و حمایتی، استاندارد سازی روش های کاری و فرهنگ سازمانی یکپارچه است. رویکرد استاندارد سازی روش های کاری خود دربردارنده دو زیر رویکرد، استاندارد سازی فرایندها و استفاده از سیستم های اطلاعاتی است که در سازمان های چابک به میزان ۹۱ درصد و دیگر سازمان ها حدود ۵۴ درصد فراهم گردیده است.

نقشه راه چابک سازی سازمانی برای سازمان های بروکراتیک:

طبیعتا میزان برخورداری از مزیت های پایداری در شرکت های بروکراتیک زیاد و فراهم بودن مزیت های پویایی کم است پس طبیعتا ایجاد این رویکردها در سازمان اولویت می یابد. البته مشخصه های دیگری در سازمان دیوانسالار مانند نگرش منابع انسانی، ریسک پذیری سازمانی و انعطاف پذیری ساختار سازمانی باید مجددا تنظیم گردد. از میان مزیت های مربوط به پویایی که باید در سازمان بروکراتیک ایجاد شود، آن نوع رویکردها که بیشترین فاصله را میان سازمان چابک و بروکراتیک دارد تقدم می یابد. بر اساس تحقیق گروه مشاوران مکنزی این اولویت بندی به شرح مندرج در نمودار زیر است.همزمان با پیگیری ایجاد مزیت پویایی، شرکت های بروکراتیک می توانند مزیت های پایداری خود را هم توسعه دهند مثلا بسیاری از سازمان های بروکراتیک در زمینه رویکردهای بازدهی گرائی، ناکارمد هستند در اینگونه از شرکت ها معمولا سبک رهبری اشتراکی و حمایتی نیست و واحدهای سازمانی متناسب با اهداف و اولویت ها، ایجاد و حفظ نشده اند.

استفاده از مطالب فوق با ذگر منبع مجاز است

برای دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره در حوزه چابکی سازمانی با [email protected] تماس حاصل فرمایید

این مطالب را هم ملاحظه فرمایید:

تحلیل استراتژیک انطباق پذیری سازمانی

 

تحلیل انعطاف پذیری سازمانی