مدیریت فرایندهای کسب و کار، حسین نوریان، مشاور مدیریت فرایندها، مدرس مدیریت فرایندهای کسب و کار فرایند، مدیریت فرایند، تحلیل فرایندهای کسب و کار، چارچوب های مرجع، مدل های مرجع، الگو برداری، بهینه کاوی، APQC، CMMi

 

استفاده از مدل ها و چهارچوب های مرجع در تدوین فرایندها

 

معمولا در مرحله مدل سازی و طراحی فرایندها، مشاورین و سازمان ها با دو رویکرد هم پوشان مواجه اند. یکی مدل سازی فرایند بر اساس دانش و تجربیات ذهنی کارکنان و مشاورین و دیگری استفاده ای مدل های  و چهارچوب های( Framework) مرجع. این مدل ها که توسط موسسات تحقیقاتی و دانشگاهی بر اساس بهترین تجربیات سازمان های پیشرو تهیه گردیده است، مدل جامعی از فرایندهای کسب و کار را به صورت عام و یا مختص هر صنعت یا فرایند پیشنهاد می دهد. در این مدل ها، بکپارچگی میان اجزا و زیر فرایندها مشخص گردیده و به تمامی زیر فرایندهای ارزش افزا در هر حوزه فرایندی پرداخته شده است. برخی از این مدل ها مانند APQC PCF (Process Classification Framework) حاوی تمامی فرایندهای ارزش افزای سازمانی است و برخی دیگر مانند مدل ITIL, ISO 20000 در حوزه فرایندهای فن آوری اطلاعات و مدیریت خدمات یا چهارچوب People CMM در حوزه فرایندی منابع انسانی یک حوزه خاص را مد نظر قرار داده اند. از میان مدل های مرجعی که تمامی فرایندهای کسب و کار را مورد توجه قرارداده است، چهارچوب تولید شده توسط موسسه APQC با نام PCF و مدل فرایندی CMMI ( دانشگاه کارنگی ملون ) از تواتر استفاده بیشتری برخوردار بوده اند. پیشنهاد این گروه مشاورین آن است که به دلایل زیر از چهارچوب های مرجع خصوصا چهارچوب PCF برای مدل سازی و طراحی فرایندها استفاده گردد.

۱-این چهارچوب ها زبان مشترک و استانداردی را راجع به حوزه های فرایندی مختلف فراهم آورده است که در صورتی که سازمان از همان ترمینولوژی استفاده نماید، سهولت دستیابی به بهترین تجربیات دانش محور سازمان های دیگر برایش فراهم خواهد بود

۲-این چهارچوب ها بر مبنای بهترین تجربیات فرایندی سازمان های پیشرو توسعه یافته است که در صورت استفاده از آنها، دانش فرایندی سازمان گسترش یافته و غنای فرایندی آن افزایش می بابد

۳-برای هر یک از حوزه های فرایندی این مدل ها و چهارچوب ها، مراجع دانشی گسترده ای جهت استفاده فراهم گردیده است

۴-برخی از این چهارچوب ها مانند چهارچوب PCF ، حاوی شاخص های پایش و اندازه گیری برای هر فرایند و بنچ مارک آن در سطح جهانی هستند. مثلا برای فرایند مدیریت سرمایه انسانی حدودا دویست شاخص تعریف گردیده که هم شامل تعریف شاخص و هم شامل بنچ مارک نتایج اندازه گیری آن در صنایع مختلف در جهان می باشد.

۵-یکی از الزامات مهم در مدل سازی فرایندها که مرحله دشواری نیز به شمار می رود، ایجاد بکپارچگی میان ورودی ها و خروجی های فرایندها است. این گونه از چهارچوب ها به گونه ای طرح ریزی گردیده که این یکپارچگی به صورت کامل حفظ گردد. در حالتی که سازمان از این چهارچوب ها استفاده ننماید، لازم است تمامی فرایندها را با یکدیگر تطبیق یکپارچگی دهد اما در صورت استفاده از این چهارچوب ها، تنها با تطبیق فرایند خاص با ویژگی های سازمان ، یکپارچگی آن با سایر فرایندها حفظ می گردد

C:\Users\h.nourian\Desktop\site bpm\فایده استفاده از فریم ورک.png

این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

حاکمیت فرایندی در سازمان

 

سوالات متداول :

۱- به جز رویکرد به استفاده از چهارچوب مرجع PCF برای مدل سازی فرایندها، دیگر دلایل استفاده از آن توسط کاربران چه بوده است؟ بر اساس جدول زیر بیشترین دلایل استفاده از چهارچوب های مرجع شامل مواردی چون استفاده از شاخص های آن برای مدیریت عملکرد سازمانی، شناسائی فرایندهای کلیدی بین واحدی، استفاده از محتوای دانشی آن و استفاده از چهارچوب فرایندی برای سازماندهی مجدد شرکت  بر اساس فرایندها بوده است.

 

 

۲-آیا سازمان باید بدون تغییر در محتوای چهارچوب، تمامی فرایندها و زیر فرایندهای مشخص شده در را در سازمان جاری سازی نماید ؟ خیر ، بر مبنای راهنماهای چهارچوب های فرایندی مانند PCF ، سازمان می تواند بخشی از فرایندها ( به صورت عرضی ) و سطحی از فرایندهای پیشنهاد شده را ( به صورت طولی ) بر اساس چهارچوب مرجع جاری سازی نماید. پیشنهاد این تیم مشاوره بر آن است که در سطوح بالای هرم فرایندی مانند حوزه های فرایندی و فرایندهای سطج ۱، بیشتر از چهار چوب استاندارد استفاده شده و در سطوح پایین تر و نزدیک به آخر، ویژگی های خاص آن سازمان مورد توجه قرار گیرد. همانگونه که در نمودار زیر مشخص است حدود ۲۳ درصد از سازمان ها PCF را بدون تغییر استقرار داده اند و مابقی تغییراتی بین ۱ تا ۷۵    درصد را در آن اعمال نموده اند

۳برای کدام یک از حوزه های فرایندی بیشتر از PCF استفاده شده است؟

بر اساس تحقیق به عمل آمده توسط سازمان APQC، بیشترین میزان استفاده از PCF برای حوزه های فرایندی مدیریت منابع مالی، فرایندهای مرتبط با حوزه تولید و ارائه خدمات ، فرایند فن آوری اطلاعات و بازاریابی و فروش بوده است

این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

آموزش پیشرفته مدیریت فرایندها

درخواست خدمات مشاوره

 

استفاده از این مطلب با ذکر منبع مجاز است.

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر با ایمیل [email protected] تماس حاصل نمایید.