سازماندهی مدیریت فرایندها، حسین نوریان، مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار، مدرس مدیریت فرایندهای کسب و کار مدیریت فرایندها، تحلیل فرایند، مهندسی مجدد فرایندها، سازماندهی، سازماندهی فرایندها، متمرکز، غیر متمرکز، سازماندهی هیبرید

سازماندهی فرایندها

متمرکز ، غیر متمرکز یا دوگانه ( هیبرید )، کدام یک اثربخش تر است؟

 

سازماندهی فرایندهای پشتیبانی مدیریتی معمولا در سازمانها با چالش تصمیم گیری مواجه بوده است.آیا فرایندهایی مانند مدیریت طرح ها و پروژه ها، مدیریتی کیفیت، مدیریت ریسک سازمانی، مدیریت فرایندهای کسب و کار باید در سازمان به صورت متمرکز انجام شود؟ یعنی یک واحد خاصی وظیفه اجرای این فرایندها را برای همه سازمان بر عهده گیرد یا  بهتر است این گونه از فعالیت ها  به صورت مستقل در هر واحد عملیاتی شرکت (SBU) انجام پذیرد و آیا نحوه سازماندهی دیگری غیر این دو متصور نیست؟ انواع سازماندهی برای اینگونه از فرایندها در سازمان شامل موارد زیر است :

سازماندهی متمرکز:

در این روش مسئولیت و پاسخگوئی بر عهده یک گروه مستقل در سازمان است که باید فرایند مربوطه را در کل سازمان جاری سازی نموده و خدمات آن را برای تمامی بخش ها فراهم سازد

سازماندهی  غیر  متمرکز:

در این روش هر واحد مستقل در  کسب و کار با مسئولیت و پاسخگوئی خود، این فرایندها را در بخش مربوطه جاری سازی می نماید.

 دوگانه ( هیبرید ) :

در این نوع از سازماندهی گروه مستقلی برای سازمان هدایت ها و حمایت های لازم را فراهم می آورد اما مسئولیت اجرا و پاسخگوئی به آن در سازمان پخش گردیده و به عهده گروه های تشکیل شده در هر واحد مستقل سازمان است.

برای مدیران، در سازمان های پیچیده امروزی ، بسیار ضروی است که بدانند کدام یک از روش های سازماندهی فوق بیشترین اثربخشی را برای سازمان شان ایجاد می نماید و از این رو سازمان APQC تحقیق مفصلی را در این خصوص در بین ۳۲۴ سازمان از ۴۰ صنعت مختلف انجام داده است تا نشان دهد از نظر خبرگان سازمان دهی در سازمان های موفق، بهترین نوع تخصیص مسئولیت و پاسخگوئی در  فرایندهای مدیریت فرایندها، بهبود فرایندها،مدیریت کیفیت،مدیریت تغییرات،مدیریت ریسک، مدیریت طرح ها و پروژه ها،مدیریت دانش کدام است و گرایش بهبود سازمان دهی در شرکت های پیشرو در این خصوص به کدام جهت خواهد بود؟ نتایج این تحقیق نشان می دهد:

  • گرایش به سازماندهی مختلط ( هیبرید ) در اکثر فرایندها ها غالب بوده است.
  • سازمان ها در وضعیت فعلی، اثربخشی سازماندهی خود را در این مورد این فرایندها متوسط ارزیابی نموده اند
  • در باره اغلب فرایندهای پیشتیبانی مدیریت، شرکت هایی که سازمان دهی خود را ، متمرکز انتخاب نموده اند، بیش از دو روش غیر متمرکز و دوگانه، نسبت به اثربخشی آن اطمینان داشته اند

نوع سازماندهی

این مطلب را هم ملاحظه نمایید 

مدیریت فرایندها، منافع و اهداف

 

نتایج اندازه گیری و تحلیل:

 

۱-سازماندهی شرکت های بررسی شده در اغلب  فرایندهای پشتیبانی مدیریت ، بیشتر بر مبنای روش دوگانه (هیبرید)بوده است.

 

به غیر از روش دوگانه ، در باره دو روش دیگر متمرکز و غیر متمرکز ، بستگی به نوع فرایند، میزان استقبال سازمان ها متفاوت بوده است. برای حوزه های فرایندی مدیریت فرایندها، مدیریت کیفیت، مدیریت ریسک ، روش متمرکز و برای حوزه های فرایندی ، مدیریت طرح و پروژه ها، مدیریت تغییرات سازمانی و مدیریت دانش ، سازماندهی غیر متمرکز از اقبال بیشتری برخوردار بوده است.

 

۲-بیشتر سازمان ها نوع سازماندهی خود را در این حوزه های فرایندی با اثربخشی متوسط ارزیابی نموده اند:

 

به غیر از استثنای مربوط به  فرایند مدیریت دانش، سازمان ها نوع سازمان دهی سازمانی خود را در دیگر فرایندی پشتیبانی مدیریت با اثربخشی متوسط ارزیابی نموده اند. نکته جالب توجه آن است که در فرایند مدیریت ریسک سازمانی که متمرکز ترین فرایند شناخته شده است، میزان اثربخشی سازماندهی آن نیز بالاترین گزارش گردیده که نشان می دهد برای این فرایند، سازماندهی متمرکز می تواند مناسب تر ارزیابی گردد.

تمرکز - هیبرید ۲

تحلیل منافع ، موانع و محدودیت ها:

 

در صورتی که سازماندهی  این  فرایند ها به صورت متمرکز انجام شود ، در کوتاه مدت اثربخشی بیشتری خواهد داشت زیرا در حالت متمرکز،  مانع کمتری برای تصمیم گیری و اقدام سریع وجود دارد و از این جهت سازماندهی غیر متمرکز در کوتاه مدت موجب افزایش چابکی سازمانی می شود ( دلیل اطمینان بیشتر  از اثر بخشی سازماندهی در شرکت هایی که رویکرد متمرکز را برگزیده اند نیز همین است که در نمودار زیر مشخص گردیده است )  اما در مقابل، در رویکرد متمرکز، معمولا فرایندهای پشتیبانی مدیریتی به صورت حرفه ای و تخصصی تر انجام می شود زیرا کارکنان این دفاتر بر روی فرایند خاصی تمرکز نموده و آن را به لحاظ ماهیت فرایندی غنا می بخشند ضمن اینکه در بسیاری از موارد با رویکرد متمرکز نیروی انسانی و هزینه کمتری برای جاری سازی فرایند صرف می گردد. در سازماندهی با رویکرد دوگانه ( هیبرید ) سعی شده است مزایای هر دو روش تا حدودی در نظر گرفته شده و محدودیت های آن کاهش یابد. در این روش، ترکیبی از دو گروه مجزا یکی متمرکز و دیگری غیر متمرکز به کار گرفته می شود، گروه ستادی متمرکز وظیفه هدایت و حمایت از انجام فرایند را با انجام فعالیت هایی مانند هدف گذاری ، راهبردگذاری، تهیه نقشه راه، تهیه دستورالعمل ها و ارائه آموزش ها و حمایت انگیزشی بر عهده خواهد داشت و گروه های غیر متمرکز تشکیل شده در هر واحد مستقل نیز اجرای آن را بر عهده خواهند گرفت. شاخص کلیدی موفقیت در صورت انتخاب این رویکرد این است که گروه های تشکیل شده در واحد های مستقل ضمن برخورداری از اختیارات لازم در اجرای چابک فرایند، به سیاست گذاری ها و استانداردهای تدوین شده در گروه متمرکز نیز وفادار باشند که این خصوصیت فرهنگ سازمانی قوی مبتنی بر مشارکت را ایجاب می نماید.

اثربخشی در متمرکز یا غیر متمرکز

نمورار فوق نشان می دهد اطمینان از اثربخشی سازماندهی متمرکز در  فرایندهای “مدیریت فرایندهای کسب و کار” و “مدیریت ریسک سازمانی” و” مدیریت دانش” از دو روش دیگر بیشتر است اما در سایر حوزه های فرایندی پشتیبانی مدیریت روش دوگانه ( هیبرید ) اثربخشی بیشتری دارد.

این مطلب را هم ملاحظه نمایید

آموزش پیشرفته مدیریت فرایندها

درخواست خدمات مشاوره

 

استفاده از مطالب فوق با ذکر منبع مجاز است

 

برای دریافت اطلاعات بیشتر با ایمیل [email protected]  تماس حاصل فرمایید.