چگونه تحلیل کسب و کار را ارزیابی و بهینه سازب کنیم

(بر مبنای الگوی BABOK)

حسین نوریان، میلاد شهریاری

هدف از بهینه سازی تحلیل کسب و کار

هدف از بهینه سازی های عملکرد تحلیل کسب و کار، ارزیابی تحلیل کسب و کار و برنامه ریزی جهت بهبود فرآیندهای مورد نیاز است.

شرح بهینه سازی تحلیل کسب و کار

مشخص نمودن معیارهای سنجش عملکرد، انجام تحلیل عملکرد، ارائۀ گزارش در مورد نتایج تحلیل و شناسایی هرگونه اقدام پیشگیرانه، اصلاحی یا توسعه ای ضروری در پایش و بهبود عملکرد لازم هستند. تحلیل عملکرد باید در سرتاسر طرح ابتکاری انجام شود. وقتی بهینه سازی های بالقوۀ عملکرد مشخص شدند تبدیل به رهنمودهایی برای وظایفی خواهند شد که در آینده قرار است انجام شوند.

ورودی های بهینه سازی عملکرد کسب و کار

* رویکرد تحلیل کسب و کار: این ورودی دستاوردهای تحلیل کسب و کاری که در آینده تولید خواهند شد و فعالیت هایی که باید انجام شوند (بویژه اینکه چه وقت این فعالیتها انجام خواهند شد و چه کسی آنها را انجام خواهد داد) و تکنیکهایی که بکار گرفته خواهند شد را مشخص می کند.
* اهداف عملکرد(بیرونی): این ورودی در مورد پیامدهای عملکرد مطلوبی که یک سازمان یا شرکت امیدوارند به آنها دست پیدا کنند توضیح می دهد.

ارکان

تحلیل عملکردآنچه که یک تحلیل کسب و کار را نتیجه بخش می سازد به شرایط یک سازمان یا طرح ابتکاری خاص بستگی دارد. گزارشاتی که در مورد عملکرد تحلیل کسب و کار ارائه می شوند می توانند غیررسمی و شفاهی باشند یا رسمی باشند. گزارشات عملکرد تحلیل کسب و کار طوری طراحی و اختصاصی سازی می شوند که بتوانند نیازهای گروههای مختلفی از ارزیابان را برآورده کنند.

ملاک های سنجش ارزیابی

اگر معیارهای سنجش وجود داشته باشند تحلیل گر کسب و کار می تواند از آنها اهرمی بسازد یا اینکه معیارهای سنجش جدید را مشخص نماید. تحلیل گر کسب و کار می تواند معیارهای سنجش ارزیابی را از ذینفعان بدست آورد. معیارهای سنجش عملکرد می توانند مبتنی بر تاریخ های مقرر دستاوردهایی که در برنامۀ تحلیل کسب و کار مشخص شده اند، سنجه هایی همچون تعداد تغییرات دستاوردهای کار تحلیل کسب و کار، تعداد چرخه های بازبینی مورد نیاز، اثربخشی وظایف یا بازخورد کیفی ذینفعان و سایرین راجع به دستاوردهای تحلیل گر کسب و کار باشد.

معیارهای سنجش مناسب عملکرد،تحلیل گر کسب و کار را قادر می سازند تا مشخص کند چه وقت مشکلاتی رخ خواهند داد که بر عملکرد تحلیل کسب و کار یا شناسایی فرصت های بهینه سازی تاثیر می گذارند. معیارهای سنجش می توانند کمّی و کیفی باشند. معیارهای سنجش کیفی، معیارهای ذهنی هستند و به شدت تحت تاثیر نگرش ها، ادراکات و سایر معیارهای ذهنی قرار دارند. برخی از معیارهای سنجش احتمالی عبارتند از:

* دقت و تمامیت: این معیارها مشخص می کنند که آیا محصولات کار تحلیل گر کسب و کار، صحیح و مرتبط هستند تا توزیع شوند یا آیا لازم است که بازبینی های همیشگی جهت اخذ پذیرش ذینفعان انجام شوند.
* دانش: این معیار به ارزیابی این مطلب می پردازد که آیا تحلیل گر کسب و کار مهارتها و یا تجربۀ کافی جهت انجام وظیفۀ محول شده به او را داشته است یا خیر.
* نتیجه بخشی: این معیار به ارزیابی این موضوع می پردازد که آیا می توان به راحتی از نتایج کار تحلیل گر کسب و کار بعنوان دستاوردهای خوداتکا استفاده کرد یا اینکه درک این نتایج مستلزم توضیحات مفصلی است.
* پشتیبانی سازمانی: این معیار به ارزیابی این مطلب می پردازد که آیا منابع کافی جهت تکمیل فعالیتهای مورد نیاز تحلیل کسب و کار وجود داشته اند یا خیر.
* اهمیت: این معیار به مزیتی که از طریق نتایج یک کار بدست آمده اند توجه دارد و به ارزیابی این موضوع می پردازد که آیا هزینه، زمان و سرمایه گذاری های منابعی که صرف تولید نتایج کار تحلیل شده اند می توانند ارزشی که به بار آورده اند را توجیه کنند یا خیر.
*استراتژیک: این معیار بررسی می کند که آیا اهداف کسب و کارتحقق یافته اند، مشکلات حل شده اند و بهینه سازی ها تحقق یافته اند.
* موقعیت شناسی: این معیار به ارزیابی این موضوع می پردازد که آیا تحلیل گر کسب و کار به موقع کاری که طبق انتظارات ذینفعان و جدول زمانبندی باشد را تحویل داده است یا خیر.

تجزیه و تحلیل نتایج فرآیند

تحلیل کسب و کار و دستاوردهای آن با مجموعه ای از ملاک های سنجش تعریف شده مقایسه می شوند. این تجزیه و تحلیل نتایج را می توان بر اساس فرآیند تحلیل کسب و کار، منابع بکار رفته و دستاوردها انجام داد. عملکرد می تواند از نقطه نظر ذینفعانی تعیین شود که کار تحلیل کسب و کار را پذیرفته اند. گاهی اوقات مدیر پرسنل یا قطب علمی سازمان این کار را انجام می دهد و ارزیابی هایی را تهیه می کند. تمام ذینفعان یکسری داده های ورودی جهت ارزیابی ارزش تحلیل کسب و کار در اختیار دارند ولی سازمانها از این جهت که چه کسی حق وضع اهدافی را بر عهده دارد که عملکرد با توجه به آنها سنجیده خواهد شد با یکدیگر فرق می کنند.

اقداماتی که در مورد بهینه سازی توصیه شده اند

وقتی تحلیل نتایج عملکرد به پایان رسید تحلیل گر کسب و کار ذینفعان مناسب را انتخاب می کند تا اقدامات زیر مشخص شوند:

* اقدامات پیشگیرانه: این اقدامات احتمال وقوع رویدادی که تاثیر منفی بجا خواهد گذاشت را کاهش می دهند.
* اقدامات اصلاحی: این اقدامات راهکارهایی جهت کاهش تاثیر منفی یک رویداد را وضع می کنند.
* اقدامات بهینه سازی: این اقدامات راهکارهایی جهت افزایش احتمال یا تاثیر رویدادهای با تاثیر مثبت را وضع می کنند.این اقدامات احتمالاً منجر به یکسری تغییرات در رویکرد تحلیل کسب و کار، فرآیندهای تکرارپذیر و ابزارها خواهند شد.

رهنمودها و ابزارها

* استانداردهای عملکرد سازمانی: این ابزار می تواند شامل متریک های عملکرد یا انتظارات موجود از تحلیل کسب و کاری باشد که توسط سازمان وضع شده اند.
تکنیک ها
* طوفان فکری: از این تکنیک در خلق ایده هایی برای فرصت های بهینه سازی استفاده می شود.
* مصاحبه ها: از این تکنیک در جمع آوری ارزیابی های افراد از عملکرد تحلیل کسب و کار استفاده می شود.
* پیگیری موضوعات: از این تکنیک در پیگیری مشکلاتی استفاده می شود که در طول مدت انجام تحلیل کسب و کار رخ داده اند که بعدها باید این مشکلات را حل نمود.
* دروس آموخته شده: از این تکنیک در شناسایی تغییراتی استفاده می شود که در فرآیندهای تحلیل کسب و کار، دستاوردها، الگوها و سایر ابزارهای فرآیند سازمانی که می توانند در طرح ابتکاری فعلی یا کار آینده ادغام شوند، رخ خواهند داد.
* سنجه و شاخص های کلیدی عملکرد (KPIها): از این تکنیک استفاده می شود تا مشخص گردد که چه تکنیک هایی مناسب ارزیابی عملکرد تحلیل کسب و کار هستند و چگونه باید این سنجه ها را پیگیری کرد.
* مشاهده: از این تکنیک در تصدیق عملکرد تحلیل کسب و کار استفاده می شود.
* تحلیل فرآیند: از این تکنیک در تجزیه و تحلیل فرآیندهای تحلیل کسب و کار موجود و در شناسایی فرصت های مربوط به بهینه سازی استفاده می شود.
* مدلسازی فرآیند: از این تکنیک در تعریف فرآیندهای تحلیل کسب و کار و درک این موضوع استفاده می شود که چگونه می توان این فرآیندها را بهبود بخشید تا مشکلاتِ دست به دست شدن ها کاهش یابد، مدت زمان چرخه ها بهبود یابند یا نحوۀ انجام تحلیل کسب و کار تغییر کند تا از بهینه سازی های فرآیندهای پیش از تولید حمایت شود.
* بازبینی ها: از این تکنیک در شناسایی تغییرات فرآیندها و فرآورده های تحلیل کسب و کاری استفاده می شود که می توان آنها را با کار آینده ادغام نمود.
* تحلیل و مدیریت ریسک: از این تکنیک در شناسایی و مدیریت شرایط یا رویدادهای بالقوه ای استفاده می شود که ممکن است بر عملکرد تحلیل کسب و کار تاثیر بگذارند.
* تحلیل ریشه ای وقایع: از این تکنیک در شناسایی دلیل اصلی شکست ها یا مشکلاتی که در تحقق تحلیل کسب و کار رخ می دهند استفاده می شود.
* نظرسنجی یا پرسشنامه: از این تکنیک در جمع آوری بازخورد ذینفعان راجع به رضایت خود از فعالیت ها و دستاوردهای تحلیل کسب و کار استفاده می شود.
* کارگاه ها: از این تکنیک در جمع آوری ارزیابی های عملکرد تحلیل کسب و کار و خلق ایده هایی برای فرصت های بهسازی استفاده می شود.

ذینفعان

* متخصص های موضوعی دامنه: این ذینفعان باید در جریان فعالیت های تحلیل کسب و کار قرار بگیرند تا بتوان انتظارات مربوط به درگیرسازی این ذینفعان در کار تحلیل کسب و کار را مشخص نمود و بازخورد آنها راجع به بهینه سازی های احتمالی رویکرد تحلیل کسب و کار را بدست آورد.
* مدیر پروژه: این ذینفع مسئول موفقیت پروژه است و باید همواره در جریان وضعیت فعلی تحلیل کسب و کار قرار گیرد. اگر فرصتها یا مشکلات بالقوۀ مربوط به بهینه سازی شناسایی شوند آنگاه باید قبل از پیاده سازی تغییرات با مدیر پروژه مشورت کرد تا مشخص شود که آیا این تغییرات بر پروژه تاثیر خواهند گذاشت یا خیر. مدیران پروژه می توانند گزارشات خود راجع به عملکرد تحلیل کسب و کار را به اسپانسر و سایر ذینفعان ابلاغ کنند.
* اسپانسر: این ذینفع به گزارشات عملکرد تحلیل کسب و کار نیاز دارد تا بتواند به مشکلاتی که مشخص شده اند رسیدگی کند. مدیر تحلیل گران کسب و کار نیز می تواند اسپانسر طرح های ابتکاری باشد و بدین طریق عملکرد فعالیتهای تحلیل کسب و کار را بهبود بخشد.

خروجی ها

* ارزیابی عملکرد تحلیل کسب و کار: این خروجی شامل مقایسۀ عملکرد برنامه ریزی شده در مقابل عملکرد واقعی، دلیل اصلی تفاوت عملکرد حاصل با عملکرد مورد انتظار، شیوه های پیشنهاد شده جهت رسیدگی به مشکلات و سایر یافته هایی است که به درک عملکرد فرآیندهای تحلیل کسب و کار کمک می کنند.

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر ماخذ مجاز است