حسابداری، ابزار کارامد برای مدیریت دانش سازمانی

حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک

دنیای اقتصاد اصفهان، ۱۸ آذرماه ۱۳۹۸

حسین نوریان ، مشاور مدیریت دانش سازمانی

بررسی سنگ نوشته های باستانی نشان می دهد، قدمت اسناد حسابداری از مستندات حوزه های دیگر تمدن بشری بیشتر است. زیرا کهن ترین الواح به جا مانده از روزگاران بسیار دور درباره شمارش میزان ارزش غلات و خوراکی ها است و اولین و کهن ترین نام کشف شده یک انسان در اسناد باستان شناسی نیز مربوط به یک حسابدار است! شخصی که در یکی از الواح تائید می کند که میزان مشخصی از محصولات کشاورزی را شمارش کرده و تحویل گرفته است. اما باستان شناسان بر این باورند که متاسفانه از این سنگ نوشته های ارزشمند و بسیار قدیمی – که اتفاقا تعداد قابل توجهی از آنها نیز وجود دارد – نمی توان دانش زیادی را درباره وضعیت تمدن بشری استخراج نمود، زیرا اطلاعات مندرج در آنها دربردارنده هیچ نوع تحلیل دانشی ثبت شده ای نیست! و از جنس داده های خام است. عارضه ای که بعد از قرون و اعصار هنوز هم در بسیاری از بنگاه های اقتصادی وجود دارد! امروز نیز در بسیاری از سازمان ها به سختی می توانیم اثرات مالی و اقتصادی انتخاب ها و تصمیم گیری های مختلف را از گزارشات مالی و اقتصادی سازمان استخراج نمائیم و در زمان حاضر هم در بسیاری از سازمان های کشور ما، اطلاعات مالی مربوط به عملکرد دوره های گذشته سازمان است و به سختی می تواند دانشی را برای پیش بینی وضعیت آینده فراهم سازد.
امروزه استقرار نظام های مدیریت دانش در سازمان ها عمومیت یافته است و بنگاه های مختلف هر یک به فراخور قابلیت های داخلی و برداشتشان از مفهوم مدیریت دانش، سعی می کنند که از فواید آن بهره برداری کنند و در این میان دیدگاه های متفاوت و بعضا متناقضی نسبت به این مقوله دیده می شود. برخی مدیریت دانش را “مدیریت بر دانش” می پندارند و از اینرو تمرکز مدیریتی در سازمان را بر ایجاد سیستم هایی می گذارند که بتواند دانش مکتوب یا ضمنی موجود را مدیریت کند. در این حالت نظام مدیریت دانش به حد جمع آوری، دسته بندی، ایجاد قابلیت های دسترسی و نهایتا به اشتراک گذاری دانش تقلیل می یابد. در این حالت گزارشات مالی و اقتصادی سازمان هم به عنوان گونه ای از دانش، ثبت و به اشتراک گذاری می گردد، رویکردی که نهایتا اگرچه تاحدودی به بهره گیری موثرتر از مستندات و مدارک موجود کمک می کند اما قطعا موجب ایجاد تحولی اثرگذار در سازمان نمی شود. تعبیر دیگر از نظام مدیریت دانش با عبارت ” مدیریت با دانش ” تبیین می گردد. در این دیدگاه، سبک رهبری سازمان آنگونه تنظیم می شود که در تمامی تصمیم گیری ها و رویکردهای مدیریتی، دانش متناسب و مربوط به آن به کار گرفته شود. این برداشت از نظام مدیریت دانش به مراتب مفید تر است و اگر در فرهنگ سازمانی درست نهادینه شود، تحول مدیریتی شگرفی را به همراه خواهد داشت. منظور از دانش سازمانی، آن مجموعه اطلاعاتی است که درک عمیقی از مولفه های سازمان و پیرامون آن برای ما به وجود می آورد که می تواند در تصمیم گیری های مهم مدیریتی به کار آید. اطلاعاتی که در اثر تجربه مداوم آزموده شده اند و روابط میان آنها و نحوه اثرگذاریشان بر سازمان کشف شده است. با این تعریف دانش سازمانی که در نظام های مدیریت دانش به آن پرداخته می شود، دانش پایه مندرج در کتب و تحقیقات علمی یا حتا دانش آکادمیک کارکنان نیست و به اطلاعات عملکرد مالی و اقتصادی سازمان هم محدود نمی شود، بلکه مجموعه اطلاعاتی تحلیل شده ای است که می تواند در بهبود تصمیم گیری های مدیریتی راهگشا باشد. بدیهی است که با این تعریف، دامنه دانش مورد نیاز در سازمان بسیار گسترده است و طبیعتا تلاش مرحله بندی نشده برای دستیابی به همه آن، نافرجام و غیر عملی خواهد بود. پس در ابتدا باید اولویت های رهبری سازمانی مشخص شود تا آن دسته از موضوعات دانشی که بیشترین تاثیر را بر ارزش آفرینی سازمان دارد در اولویت دستیابی و استفاده قرار گیرند، به این مرحله از چرخه مدیریت دانش، مدل سازی دانش یا ترسیم نقشه دانشی سازمان گفته می شود. با یک مرور کلی درباره اولویت های سازمان درمی بابیم که آنچه که اولویت امروز و آتی سازمان است در اسناد مدیریت استراتژیک آن بنگاه گنجانیده شده است و از این نوع هر گونه دانش ضمنی که بتواند سازمان را در دستیابی به اهداف استراتژیک یاری نماید، از اولویت به سزائی برخوردار خواهد بود. با انجام یک بررسی اجمالی در می یابیم که فرایند حسابداری و مالی می تواند دانش ضمنی فراوان و ارزشمندی را در راستای کمک به انتخاب یک استراتژی درست و موثر فراهم نماید که در ادامه به نمونه هایی از آن اشاره می شود:

دانش سازمانی در حوزه هزینه تمام شده:

یکی از مهم ترین حوزه های دانشی که برای انجام تحلیل های استراتژیک به آن نیاز فراوان وجود دارد، دانش ضمنی در حوزه بهای تمام شده تولید محصول، ارائه خدمات و انجام فعالیت های سازمان است. در محیط رقابتی امروز، استراتژی رهبری هزینه به عنوان یکی از انتخاب های مهم و اصلی استراتژیک مطرح است و برای بسیاری از محصولات و خدمات، “قیمت” مهم ترین ابزار رقابت به شمار می آید. اما متاسفانه در بسیاری از سازمان ها، اقدامات موثر در راستای مدیریت بر هزینه ها قابل انجام نیست زیرا معمولا در بنگاه های اقتصادی ما شناخت کافی از مولفه های اثر گذار بر قیمت تمام شده محصولات و خدمات وجود ندارد. در حالی که اتخاذ استراتژی رهبری هزینه نیازمند فراهم بودن دانش سازمانی بسیار فراتر از گزارش های بهای تمام شده محصولات و خدمات در وضعبت فعلی است. تحلیل گر استراتژیک باید بداند، اثر هر یک از گزینه های مختلف استراتژیک مانند افزایش مقیاس تولید، تغییر روش های تولید، بهینه سازی تکنولوژی، دگرگونی در طراحی محصول و مانند آن بر قیمت تمام شده محصولات به چه میزان خواهد بود و بر مبنای آن دانش، ترکیب بهینه ای از راه حل ها را برای ایجاد مزیت قیمت تمام شده کمتر به کار گیرد.

دانش سازمانی در حوزه تحلیل هزینه فایده گزینه های تصمیم گیری:

اگر در بنگاه های اقتصادی فرایند حسابداری و گزارش گری مالی به شیوه ای بهینه استقرار یافته باشد، بر اساس سوابق تراکنش های مالی می توان اثر هزینه فایده ای تصمیم گیری های انجام شده در گذشته را اندازه گیری کرد و دانش ضمنی گرانبهائی را برای قضاوت درباره گزینه های تصمیم گیری آتی فراهم آورد. مدیران به صورت روزمره در معرض تصمیم گیری های مختلفی قراردارند که اثرات آن در دوره های زمانی بعدی نمایان خواهد شد حال اگر معیارهای سنجش کمی و دقیقی از جنس هزینه وجود داشته باشد، اشتباهات تصمیم گیری استراتژیک قبلی در دوره های بعدی تکرار نخواهد شد و منابع استراتژیک سازمان در اثر نابرخورداری از دانش سازمانی به هدر نخواهد رفت. برای ایجاد چنین امکانی، فرایند حسابداری و مالی باید با گام های فرایند مدیریت دانش ترکیب شود. در نظام مدیریت دانش، کارکنان سازمان موظف می شوند درس آموخته های خود از اثرات تصمیم گیری هایشان و یادگیری های حاصل شده از اجرای فرایندهای سازمان را ثبت و تحلیل کنند و نتایج آن را برای استفاده خود و دیگران در دوره های بعدی، به اشتراک بگذارند، حال اگر سیستم حسابداری سازمان بتواند اطلاعاتی را از جنس اثرات هزینه ای و درامدی به این درس آموخته ها اضافه کند، دانش سازمانی به دست آمده از کیفیتی به مراتب بالاتر برخوردار خواهد شد.

دانش سازمانی در حوزه تحلیل ریسک های استراتژیک

در فضای کسب و کار دگرگون، تحلیل اینده، نسبت به بررسی وضعیت موجود از اولویت به مراتب بالاتری برخوردار است زیرا شرایط فعلی به سرعت تغییر خواهد کرد و فرصت ها و تهدیدهای جدیدی در قالب ریسک های محیطی نمایان می گردد که سازمانی که بتواند پیش از همه اثرات آنها را بررسی و قابلیت های خود را برای مواجهه موثر با آنها تقویت کند، تاب آوری بیشتری نسبت به رقبایش خواهد داشت. اما متاسفانه اکثر سازمان ها از اطلاعات کافی درباره اثرات مالی آن ریسک ها برخوردار نیستند و طبیعتا برای افزایش غنای فرایند مدیریت استراتژیک در حوزه تحلیل آینده، سیستم حسابداری سازمان باید بتواند بر مبنای اطلاعات گذشته و تحلیل روندها، اثرات مالی این ریسک ها را پیش بینی نماید و دانش سازمانی در این حوزه را برای تصمیم گیری مدیران فراهم سازد.

این مطالب را هم ملاحظه نمائید

مدیریت دانش زیرساخت سازمان چابک

مشاوره مدیریت دانش سازمانی

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است

جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره مدیریت استراتژیک، با ایمیل hossein.nourian@gmail.com تماس حاصل فرمائید.