شیوه بیان ( ارائه ) اثربخش

 

شیوه بیان اثربخش

حسین نوریان، مشاور مدیریت کسب و کار

ارتباط با دیگران با سرشت و سرنوشت ما آدمیان گره خورده است و هرچه زمان جلو می رود هم تواتر و هم اهمیت برقراری ارتباط میان افراد شدت بیشتری می گیرد و بی شک اثربخشی ارتباطات و تعاملات میان فردی بر موفقیت و کامیابی همه ما بسیار اثر گذار است. اما برای برخی از ما ایجاد تعامل اثر گذار نه تنها لازم بلکه حیاتی است زیرا گذران زندگی ما به آن گره خورده است و گویی تک تک لغات و حرکات بدن، آهسته و پی در پی آجرهایی به دیوار موفقیت ما می افزاید یا از آن بر می دارد و این  وقتی به اوج خود می رسد که شما بخواهید از راه بیان مطالب کسی را قانع کنید تا برای چیزی پولی بپردازد و از آن بالاتر زمانی که لازم می شود مخاطب برای شنیدن سخنان شما پول و مهم تر از آن وقتش را اختصاص دهد. به عنوان مشاور مدیریت کسب و کار سالهاست که ناگزیر به اثرگذاری بر مخاطب از طریق بیان مطالب بوده ام و تلخی تکرار سهمگین بارها تجربه شکست و شیرینی و شادی ناشی از پیروزی در مذاکرات تجاری به من آموخته است که تاثیر گذاری در بیان مطالب (لااقل در حوزه تجارت و کسب و کار) بیش از آنکه به محتوای مطالب مربوط باشد به شیوه بیان آن بستگی دارد. شیوه بیان اثربخش مطالب در مراودات کسب و کار تابع اصول و مهارت هایی آموختنی است و در این مقاله و بعدی می کوشم تعدادی از آنها را تشریح کنم:

۱-آغاز ارائه مطالب: مهم ترین مقطع در یک ارائه شفاهی، آغاز آن است زیرا شنونده در چند ثانیه اول تصمیم می گیرد به سخنرانی شما گوش  دهد یا ذهنش را به شیوه دیگری سرگرم کند تا ارائه مطلب تمام  شود و خود را از زندان نامطبوعی که دچار آن بوده است برهاند.کلید تصمیم گیری مخاطب در دست شما است. اگر اصول آغاز ارائه مطالب را درست رعایت کنید، شنونده تا پایان سخنان همراه شما خواهد بود وگرنه همان می شود که هرگز وجود حاضر غایب شنیده ای/ من در میان جمع و دلم جای دیگر است! ابتدا به مهم ترین اشتباهات رایج در آغاز کردن یک ارائه شفاهی می پردازیم، اول آنکه هیچ چیز نامناسب تر از شروع مطلب با بیان عنوان ارائه یا موضوع و سرفصل های آن نیست. مثلا اینکه بگوییم: “این سخنرانی درباره تاثیر انگیزش در عملکرد شغلی استیا سمینار امروز  شامل تعریف انگیزه، تعریف عملکرد شغلی، شیوه های ایجاد انگیزه و است زیرا آغاز کردن مطلب با چیزی که شنونده از پیش می داند، سریعا این مفهوم را به او القا می کند که هرآنچه قرار است بشنود تکراری است! معرفی خود به عنوان سخنران در شروع ارائه نیز معمولا همان تداعی را خواهد داشت زیرا مخاطب به آن اندازه که نیاز داشته است قبل از ارائه نسبت به مشخصات سخنران آگاهی پیدا کرده است و بیان آن در شروع بیان مطالب، تکرار مکررات ذهنی حضار است و اگر لازم باشد باید در میان سخنرانی و در فرصتی مناسب گفته شود. اشتباه دیگر که معمولا از ارایه دهندگان غیر حرفه ای سر می زند، چک کردن فضا و شرایط فیزیکی سخنرانی قبل از شروع و گاهی عذر خواهی ها و توضیحات بی مورد است! آیا صدای من می رسد؟ یک، دو سه، اجازه بدهید این ماژیک ها را امتحان کنم! آیا این میکروفون وصل است؟ شما، نفر آخر، آیا من را می بینید؟ از بابت صدای گرفته ام عذرخواهی می کنم! اینگونه از جملات که اغلب جواب آن از قبل مشخص است، به شنونده حس نامطلوب ضعف را القا می کند و اعتماد ذهنی اش را برای درگیر شدن در بحث از بین می برد. پس روش مناسب برای آغاز بیان مطالب چیست؟ یکی از راه های نسبتا خوب، پرسش از مخاطبین  در ابتدای بحث است، که فاصله تدافعی شنونده و گوینده را کاهش می دهد و او را در بحث درگیر می کند. این کار تا حدودی موجب ایجاد تمایل ذهنی او برای دنبال کردن مطلب می شود.باید پرسش هایی برای شروع مطرح شود که مربوط به شخص شنونده باشد و او بتواند به صورت شهودی به آن پاسخ دهد. مثلا کدام یک از شما در چند ماه گذشته به خاطر کمبود انگیزه ضعف عملکرد را تجربه کرده اید. روش موثر دیگر، بیان حقیقت های شگفت انگیزی است که شنونده از آن نامطلع است، مثلا آیا می دانید میزان انرژی ناشی از تابش خورشید در سه دقیقه برای مصرف یک ساله تمام مردم جهان از همه صورت های انرژی کافی است؟ یا آیا می دانید بیش از شصت و پنج درصد شرکت های جهان تراز در اجرای استراتژی های توسعه رضایت شغلی کارکنان خود شکست خورده اند! این ها روش های مناسبی است اما بی شک بهترین روش، شیوه ای است که آدم ها در فرهنگ های مختلف صدها سال تجربه  کرده اند و گویی با ناخودآگاه آنها گره خورده است یعنی شیوه یکی بود یکی نبود. تحقیقات مفصل دانشگاه هاروارد راجع به شیوه های اثرگذاری بیان مطالب نشان داده است که بیان یک داستانمخصوصا اگر واقعی و برمبنای تجربه شخصی گوینده باشدبیشترین تاثیر را در به همراه نگاه داشتن شنونده تا پایان سخنرانی خواهد داشت. وقتی سه نفر از همکاران زیر مجموعه من در سال هفتاد و چهار بدون هیچ زمینه و صحبت قبلی و با ضمیمه کردن شاخه ای گل درخواست استعفای خود را بر روی میز من قرار دادند یا وقتی شش ماه متمادی احساس می کردم که زودتر از ساعت نه و نیم نمی توانم در محیط کار حاضر شوم، در فکر فرو رفتم که چرا اینقدر انگیزه شغلی بر عملکرد ما کارکنان موثر است.

چالش چرا من؟ چرا تو؟: چالش بعد از جلب توجه شنونده به ارائه، سوال ذهنی دیگری است که چرا این موضوع برای من مهم است و چرا باید آن را جدی بگیرم؟ یک سخنران حرفه ای برای غلبه بر این چالش برنامه دارد که شامل بیان ضرورت ها و اهداف و اهمیت موضوع سخنرانی است اما باز هم بدترین روش برای بیان، آن خواهد بود که ارائه دهنده یک باره و فهرست وار، لیستی بلند از اهمیت ها و اهداف سخنرائی ارایه دهد. این شیوه بیان مطلب که بسیار هم شایع استنه تنها پرسش ذهنی مخاطب را بی پاسخ می گذارد بلکه موجب می شود او به صداقت گوینده درباره اهمیت موضوع مشکوک شود. راه حل مناسب این است که سخنران به صورت غیر مستقیم و بازهم در قالب یک تجربه شخصی توجه شنونده را به اهمیت و ضرورت موضوع جلب نماید. تحقیق جالب دیگری نشان می دهد آدم ها بیش از اینکه از موفقیت خوشنود شوند، از شکست واهمه دارند و از این رو توصیف ضرورت موضوع با رویکرد جلوگیری از شکست و از دست دادن منفعت، معمولا بسیار اثرگذار تر از توضیح موفقیت های حاصل از به کارگیری آموخته های سخنرانی است. مثلا بیان جلمه بی توجهی به انگیزه کارکنان موجب ۲۰ درصد افت عملکرد در آنان می شودچند برابر تاثیر گذار تر از جمله توجه به انگیزه کاری کارکنان، عملکرد کاری آنان را ۳۰ درصد افزایش می دهدخواهد بود. ظرافت دیگری که تاثیر گذاری بیان مطلب را بالا می برد، شخصی سازی (Personalize) کردن آن برای مخاطب است. اگر مخاطب احساس کند که موضوع و شیوه سخنرانی برای او به صورت خاص طراحی شده است به طور متوسط هشت برابر بیشتر به آن توجه خواهد کرد، پس چه خوب است در طراحی موضوعی و شکلی ارائه، مولفه هایی از مشخصات شنونده را در آن بگنجانیم. یکی از ابزارهایی که متاسفانه امروزه کاربرد زیادی پیدا کرده است و از آن در جای نامناسب بسیار استفاده می شود، ارائه مطالب با استفاده از اسلایدهای پاورپوینت است.جالب است بدانیم که بیل گیتس بنیان گذار و صاحب شرکت مایکروسافت که ابزار پاورپوینت یکی از محصولاتش استدر سخنرانی ها بسیار به ندرت از آن استفاده کرده و از استو جابز نابغه استراتژی های فروش و مدیرعامل شرکت اپل نقل شده است که پاورپوینت تنها برای کسانی مناسب است که نمی دانند چه بگویند! دلیل آن کاملا مشخص است، نمایش اسلاید همزمان با صحبت، تمرکز و توجه مخاطب را مختل می کند و زمان مورد نیاز شونده برای تحلیل موضوع را می گیرد. متاسفانه ارائه دهنده های غیر حرفه ای که توانایی سازمان و سامان دهی مطلب در ذهن خود را ندارند معمولا از این ابزار برای بیاد آوردن مطالب و تنظیم روند ارائه استفاده می کنند. این کمک حال سخنران است اما تاثیر خوبی بر مخاطب ندارد پس به کارگیری اسلاید باید در حداقل ممکن و تنها برای مواردی که نیاز به  توضیح یک شکل، نمودار، فرمول یا هرچیز دیگر که نیاز به القای بصری دارد بکار گرفته شود.

زمانی که شنونده به ضرورت و اهمیت موضوع واقف شده باشد، باز هم چالش ذهنی دیگری را تجربه خواهد کرد و آن این است که چرا شما باید این مطالب را برای من بازگو کنی؟ در مواقعی که مخاطب با تمایل و درخواست خود در جلسه سخنرانی شرکت کرده است، این سوال ذهنی کمتر است اما اگر مخاطب به دعوت ارائه دهنده حاضر شده باشد و سخنران از نتیجه اثرگذاری بر مخاطب منتفع گردد که در ارائه های تجاری و کسب و کار معمولا چنین استاین سوال ذهنی بسیار تعیین  کننده خواهد بود. باز هم بدترین راه این است که سخنران حوزه دانش و تجربیات خود را فهرست وار بیان کند و خود را در دام تعارض درونی و القای بیرونی خودشیفتگیفروتنی قرار دهد. راه حل اثربخش آن است که سخنران از فرد دیگری بخواهد اجمالا او را به مخاطب معرفی کند که طبق تحقیق ذکر شده، تاثیر گذاری در ذهن مخاطب را تا بیست برابر افزایش می دهد پس از آن خوب است سخنران در حین ارائه، به صورت غیر مستقیم رابطه خودش را با موضوع سخنرانی در قالب بیان تجربیات موفقیت و شکست ( توامان ) بیان کند. نکته جالب توجه دیگر آن است که بازگویی درس آموخته های ناشی از تجربه شکست، بیش از شرح خاطرات موفقیت بر ذهن مخاطب تاثیر می گذارد.

سرعت بیان مطاب: ارائه دهنده خوب توجه دارد که هدف، بیان تمام مطالب نیست بلکه آنچه مهم است اثرگذاری ارائه است. معمولا ارائه دهندگان غیر حرفه ای تاثیر گذاری را در بیان حجم بیشتری از مطالب می دانند در حالی که دقیقا بر عکس آن است. مغز ما برای تحلیل مطلب شنیده شده به زمان معقولی نیازمند است و بیان شتاب زده حجم گسترده ای از اطلاعات، تلاش فکری مخاطب را برای تحلیل و هضم عقلی آن مختل می سازد. پس آهسته بگویم و قسمت های مهم مطلب را به شیوه های متنوع تکرار کنیم.

تماس چشمی: شاید مهم ترین جنبه از زبان بدن در سخنرانی، ایجاد تماس چشمی با مخاطب است، تماس چشمی و تلاقی نگاه ها موجب می شود مخاطب یکپارچگی خود را با ارائه دهنده در طول سخنرانی حفظ کند و در مقابل آن اجتناب از برقراری تماس چشمی به شدت ترس و کمبود اعتماد به نفس را القا می کند. باید توجه داشت تماس چشمی باید متناوبا با تمامی حضار برقرار گردد و جا افتادن یک نفر از این تعامل، حس بسیار منفی در حد تقابل را در او ایجاد خواهد کرد. جایی که مردمک چشم مخاطب از حرکت معمول باز می ایستد و ثابت شده است، حتا اگر به شما نگاه می کند، مطمین باشید ذهن او جای دیگری است پس سعی کنید با تغییر فرکانس و بلندی صدایتان او را به فضای ارائه باز گردانید.

ادامه دارد

شما ممکن است این را هم بپسندید