بکارگیری موثر فرایند مدیریت تکنولوژی

 

 به کارگیری موثر فرایند مدیریت تکنولوژی،عامل اصلی موفقیت در پروژههای فناوری اطلاعات

 

 

 

سیدحسین نوریان

کارشناس ارشد مدیریت اجرایی شرکت ایریسا

 ([email protected])

 

بهاره آدمیت

کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات شرکت ایریسا

([email protected])

 

 

 

چکیده

تاثیر بسزای فناوری اطلاعات بر کارائی فرایندهای کسب و کار سازمان و سود سرشارحاصل از بکارگیری این فناوری موجب شده است تا اینگونه از تکنولوژیها از جایگاه ممتازی در سبد تکنولوژیهای سازمانهای امروز برخوردار گردد. ماهیت فناوری اطلاعات بهگونهای است که از یکسو ضرر و زیان ناشی از شکست پروژههای دستیابی به آن برای سازمانها هنگفت خواهد بود و از سوی دیگر، به دلیل ویژگیهای خاص آن مانند دانش بنیان بودن و دگرگونی و تغییرات سریع این صنعت، دستیابی به آن از پیچیدگیها و دشواریهای زیادی برخوردار است. بنابراین مدیریت موثر دستیابی به فناوری اطلاعات از نیازمندیهای اساسی کسب و کار سازمانها در دنیای امروز است. در این مقاله ابتدا ویژگیهایی از فناوری اطلاعات را که آن مجموعه را از دیگر تکنولوژیها ممتاز مینماید تبیین میگردد تا ضرورت مدیریت مناسب بر دستیابی به آن، برای مدیران صنایع برجسته گردد. سپس فرایند و الزامات مدیریت تکنولوژی (به طور عام) با استناد به مراجع مورد وثوق این حوزه به اجمال تشریح گردیده تا در نهایت، عوامل کلیدی موفقیت در اکتساب فناوری اطلاعات با رویکرد استقرار موثر فرایند مدیریت تکنولوژی تشریح گردد.

واژههای کلیدی: فرایند مدیریت تکنولوژی،عوامل کلیدی موفقیت و شکست، فناوری اطلاعات،کارائی،اثربخشی

۱- مقدمه

امروزه دانش مدیریت تکنولوژی از مهمترین و پرکاربردترین مباحث میانرشتهای مدیریت و مهندسی است. دلیل این امر را باید در نیاز سازمانها به بهرهگیری اثربخش از تکنولوژی و جلوگیری از اتلاف سرمایههای مادی مرتبط با آن در شرایط دشوار اقتصادی امروز جستجو کرد. فناوری اطلاعات به عنوان یکی از مهمترین و پرکاربردترین زیرمجموعههای تکنولوژی، نه تنها از این امر مستثنا نیست، بلکه به دلیل ویژگیهایی که به آن اشاره خواهد شد، از حساسیت بیشتری نسبت به سایر تکنولوژیها برخوردار بوده و لازم است فرایند مدیریت تکنولوژی با هدف حصول اطمینان از اثربخشی تکنولوژیهای سازمان در چرخه عمر آن به دقت و با رعایت کلیه الزامات آن انجام پذیرد.

مقالات متعددی در زمینه شناخت و تحلیل شاخصهای کلید موفقیت و شکست در فناوری اطلاعات تدوین گردیده است. با توجه به آنکه آن تحقیقات عمدتا توسط مهندسین نرم افزار و کارشناسان حوزه مدیریت فناوری اطلاعات (به طور خاص) انجام گردیده، یافتههای آنها عمدتاً مربوط به عوامل موفقیت و شکست در مرحله اکتساب تکنولوژی است و به زعم نگارندگان این مقاله، نقش سایر گام ها و مراحل فرایند مدیریت تکنولوژی ( قبل و بعد از مرحله اکتساب ) مغفول مانده است.این پژوهش میکوشد تا تاثیر این مراحل در موفقیت و شکست پروژههای فناوری اطلاعات را برجستهسازی نموده و ضرورت توجه بیش از پیش به آنها را تبیین نماید.

۲- چرا بررسی دلایل موفقیت و شکست در پروژههای فناوری اطلاعات ضروری است؟

۲-۱- حجم سرمایهگذاری عظیم بر روی فناوری اطلاعات

تاثیر اساسی فناوری اطلاعات بر کارائی و اثربخشی فرایندهای سازمان موجب گردیده است که اقبال به سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات به صورت مستمر (مگر در سالهای رکود) افزایش یابد. بهگونهای که در نمودار ۱ نمایان است شاخص رشد سرمایهگذاری درفناوری اطلاعات روندی صعودی داشته است. این درحالی است که قیمتهای شاخص در فناوری اطلاعات بر خلاف عمده حوزههای دیگر تکنولوژی (که تحت تاثیر تورم بودهاند) معمولا کاهش یافته است. از طرف دیگر در سالهای اخیر ، سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات ،سهم عمده سرمایهگذاری در سبد تکنولوژیهای سازمان را به خود اختصاص داده است. (نمودار شماره ۲) بهگونهای که تقریباً حجم سرمایهگذاری انجام شده در این حوزه، با مجموع سرمایهگذاری در سایر حوزههای تکنولوژی برابری مینماید. اگرچه این حجم سرمایهگذاری در صورت موفقیت، بازده اقتصادی چند برابر را به همراه خواهد داشت اما بالطبع شکست در این حوزه نیز خسارتهای غیر قابل جبرانی را به همراه خواهد آورد [۱].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

۲-۲-آمار خیرهکننده شکست پروژه ها در حوزه فناوری اطلاعات

آمار شکست در پروژههای فناوری اطلاعات، نشاندهنده وجود ریسکها و پیچیدگیهای اساسی در این حوزه است. براساس تحقیق انجام شده توسط گروه Genecaحدود ۷۰% از مصاحبهشوندگان ذینفع در پروژههای فناوری اطلاعات حتی در مراحل اولیه پروژه اعتقاد داشتهاند که پروژه آنها سرانجام ناموفق خواهد بود و حدود ۷۸% نیز پیشبینی نمودهاند که تمامی الزامات کسب و کار سازمان با ویژگیهای پروژه هماهنگ نیست![۲]

تحقیق دیگری که توسط گروه KPMG انجام گردیده نمایان میسازد که حدود ۷۰% از سازمانها در طول یک سال مورد مطالعه، حداقل با یک پروژه شکست خورده در حوزه فناوری اطلاعات دست به گریبان بودهاند. سایر یافتههای آنها نشان میدهد که در سازمانهای مورد مطالعه تنها حدود ۵% از پروژهها با هزینه برنامهریزی شده(نمودار ۳) و حدود ۱۰% در زمان برنامهریزی شده (نمودار۴) به اتمام رسیده و تنها حدود ۳% تمامی نیازمندیهای مشخص شده را تامین نمودهاند (نمودار ۵). [۳]

 

 

 

 

 

 

 

 

نمودار۳: میزان انحراف از بودجه پیش بینی شده در پروژه های فناوری اطلاعات

 

نمودار۴: میزان انحراف از زمان پیش بینی شده در پروژه های فناوری اطلاعات

 

 

 

 

 

 

 

 

نمودار۵: میزان انحراف از تامین نیازمندی های پیش بینی شده در پروژه های فناوری اطلاعات

تحقیق انجام شده توسط شرکت IBM نشان میدهد تنها حدود ۴۱% از پروژههای فناوری اطلاعات در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت برنامهریزی شده به اتمام رسیدهاند. این تحقیق نشان میدهد میزان پیچیدگی در بیش از ۳۰% پروژها در ابتدا بسیار کمتر از آنچه که واقعیت داشته برآورد گردیده است.[۴]

 

نمودار۶: درصد پروژههایی که به اهداف مقرر دست یافتهاند

در تحقیق Robins-gioia مشخص گردیده است که بیش از ۵۱% از کاربران فناوری اطلاعات در سازمانهای مورد بررسی،اعلام نمودهاند که پروژه آنها با موفقیت کامل به انجام نرسیده است و حدود ۴۶% از کاربران بر این باورند که از کارائی کامل فناوری اطلاعات اکتساب شده در پشتیبانی از فرایند های کسب و کارشان اطمینان کامل ندارند. [۵]

تحقیقات فراوان انجام شده از این دست نشان میدهد آمار شکست در پروژههای فناوری اطلاعات بسیار زیاد است. تطبیق این یافتهها با حجم زیاد سرمایهگذاری انجام شده در حوزه فناوری اطلاعات نشان میدهد خسارت مالی ناشی از شکست در پروژههای فناوری اطلاعات غیرقابل چشم پوشی است. سوالی که مدیران سرمایهگذار در فناوری اطلاعات با آن مواجهند معطوف به دلایل وقوع این شکستها و راهکارهای جلوگیری از آن است. [۶]

۲-۳- وابستگی زیاد فرایندکسب و کار سازمانها به فناوری اطلاعات

فعالان حوزه فناوری اطلاعات بر این باورند که این تکنولوژی مهمترین تسهیلکننده برای انجام مهندسی مجدد و استقرار فرایندهای بهینه کسب و کار در سازمان است. گروهی نیز نگرشی فراتر دارند و فناوری اطلاعات را مهمترین عامل ایجاد کننده تغییرات سودآور در فرهنگ سازمانی میدانند. در این راستا چارچوب مشهورDavenport فناوری اطلاعات را از جمله سه عامل اصلی تسهیل کننده تغییرات سازمانی می داند[۷]. بنابر این دلیل دیگر اهمیت سرمایهگذاری در این حوزه، تاثیر مشهود آن بر شاخصهای کلیدی سازمانی مانند کارائی و اثربخشی فرایندهای کسب و کار و مدیریت تغییرات مستمر سازمانی است. اما روی دیگر این سکه، یعنی ریسکهای ناشی از استفاده غیر بهینه از فناوری اطلاعات و تاثیرات مخرب آن بر شاخصهای کارائی سازمان نیز غیرقابل اغماض است.

۲-۴- بازدهی و بازگشت سرمایه زیاد در فناوری اطلاعات

اگر آنگونه که در بندهای فوق شرح داده شد،آمار شکست در پروژههای فناوری اطلاعات بسیار بالا است و هزینههای ناشی از این شکست برای سازمانها سرسامآور خواهد بود، پس دلیل اشتیاق مداوم مدیران به سرمایهگذاری در اینگونه از فناوری چیست؟ جواب این سوال را باید در بازدهی زیاد ناشی از بکارگیری فناوری اطلاعات و نرخ چشمگیر بازگشت سرمایه آن جستجو کرد. اگر هزینههای سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات در سرفصلهای هزینههای نرمافزاری و سختافزاری، هزینههای مشاوره، هزینههای دوبارهکاری ناشی از تغییر و هزینههای بکارگیری نیروها در اکتساب و استقرار تقسیمبندی میشود، سرفصلهای صرفهجوئی ناشی از افزایش بلوغ فرایندی کسب و کار، درامد حاصل از فرصتهای جدید ایجاد شده، درآمد حاصل از مزیت رقابتی کسب شده و صرفهجوئی در هزینههای جاری و سربار سازمان، در صورت موفقیت پروژههای فناوری اطلاعات–  معمولا به خوبی پوشش دهنده و سود آور خواهند بود. تاثیر محیر سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات وقتی بیشتر رخ مینماید که تاثیر آن سرمایهگذاری را نه فقط بر سازمان سرمایهگذاریکننده، بلکه بر محیط کسب و کار آن بررسی نماییم. [۶]

۳- فرایند مدیریت تکنولوژی و الزامات آن

فرایند مدیریت تکنولوژی، رویکردی چندمرحلهای مشتمل بر برنامهریزی، طراحی، اکتساب، بکارگیری و مدیریت تمامی عناصری است که سبد تکنولوژی سازمان را متاثر میسازد. تلفیق دانش فنی، فرایندهای کسب و کار و دانش تخصصی مهندسی و همچنین بررسیهای مالی و اقتصادی در چارچوب یک مدل یکپارچه، سازمانها را قادر میسازد تا فعالانه و سیستماتیک با مسئله اکتساب تکنولوژی و مدیریت بلندمدت بهره برداری از آن تعامل داشته باشند.

با در دست داشتن تصویری دقیق از چگونگی توسعه تکنولوژیها در یک، سه یا پنج سال آینده، سازمانها قادر خواهند بود استراتژیهای اکتساب خود را با مدلهای مالی و سرمایهگذاری تطبیق دهند و این امر آنها را در تشخیص ارزش واقعی داراییهای تکنولوژیکشان یاری خواهد داد. از این رو، درک گام های فرایند مدیریت تکنولوژی (شکل ۱) ضروری خواهد بود [۸]:

۳-۱- ارزیابی موقعیت کنونی

۳-۲- تعیین استراتژی تکنولوژی

۳-۳- انتخاب سبد تکنولوژی

۳-۴- سرمایهگذاری در تکنولوژی ( اکتساب )

۳-۵- انتقال نتایج جهت استفاده

۳-۶- حفظ موقعیت در بلند مدت

در ادامه این مقاله نشان داده می شود که پوشش کامل الزامات گام های مختلف این فرایند، سازمان ها را قادر خواهد ساخت تا ریسکهای مهم شکست در پروژه های فناوری اطلاعات را به حداقل برسانند. این مطالعه نشان می دهد که الزامات فرایند مدیریت تکنولوژی، عوامل کلیدی موفقیت در انجام پروژه های دستیابی به فناوری اطلاعات هستند

Untitled.jpg

شکل۱: فرایند مدیریت تکنولوژی

 

۴- عوامل کلیدی موفقیت و شکست با توجه به فرایند مدیریت تکنولوژی

۴-۱- ارزیابی موقعیت کنونی

مرحله اول از فرایند مدیریت تکنولوژی ارزیابی موقعیت کنونی سازمان است. درک عملکرد و اثربخشی موقعیت کنونی فناوری اطلاعات در سازمان برای برنامهریزی آینده این حوزه نه تنها راهگشا بلکه ضروری است. فناوری اطلاعات موجود در سازمان باید از دو بعد داخلی و محیطی مورد توجه قرار گیرد. در بررسی داخلی، نقاط ضعف و قوت فناوری در پشتیبانی موثر از نیازمندیهای کسب و کار سازمان مورد مطالعه قرار میگیرد و تکنولوژیهای کلیدی مشخص میگردند. در تحلیل محیطی جایگاه فناوری موجود در چرخه حیات آن در مقایسه با تکنولوژیهای رقیب و آتی تحلیل میگردد. از نتایج این تحلیلها در گام بعدی یعنی تعیین استراتژیهای تکنولوژی استفاده خواهد شد. در صورت رعایت نکردن کامل الزامات این گام در پروژههای فناوری اطلاعات ریسکهای زیر رخ خواهد داد.

جدول ۱: الزامات و ریسکهای گام ارزیابی موقعیت کنونی

الزامات گام فرایند (شاخص کلیدی موفقیت)

ریسک ناشی از برآورد نشدن نیازمندی

ارزیابی وضع موجود فناوری اطلاعات از دیدگاه انطباق با استراتژیها و اهداف سازمان

اکتساب فناوری جایگزین که نتواند بیش از وضع موجود بر دستیابی به اهداف و استراتژیهای سازمان موثر باشد یا نگهداشت تکنولوژی موجود که نمیتواند اهداف سازمان را برآورده سازد (هدر رفت سرمایه و برآورده نشدن اهداف)

ارزیابی شاخصهای جذابیت، کارائی و اثربخشی فناوری اطلاعاتی موجود

سرمایه گذاری بدون نیاز بر روی فن آوری اطلاعاتی جایگزین و یا تعلل در تصمیم گیری در ارتقا تکنولوژی ( هدر رفت سرمایه مالی و سازمانی)

تعیین جایگاه فناوری اطلاعات موجود در چرخه حیات آن

تصمیمگیری زودهنگام و یا دیرهنگام درباره بهبود و ارتقاء تکنولوژی موجود (کاهش بهرهوری و اثربخشی)

تعیین تکنولوژیهای کلیدی

سرمایهگذاری بر روی تکنولوژیها با اولویت کمتر (کاهش شاخص اثربخشی)

۴-۲- تعیین استراتژی تکنولوژی

استراتژیهای سازمانی نشاندهنده مسیر حرکت سازمان در آینده کوتاه و بلندمدت است. هر اقدام کلیدی و اثرگذار در سازمان بایستی منطبق بر این مسیر حرکت باشد. در غیر این صورت، نه تنها همافزایی لازم بین ابتکارات اجرایی در سازمان ایجاد نمیگردد، بلکه همسو نبودن این اقدامات موجب کاهش شاخصهای اثربخشی و کارایی سازمان میگردد. بدیهی است فناوری اطلاعات نیز به عنوان یکی از مولفههای اصلی سازمان از این امر مستثنی نخواهد بود. رویکرد  به فناوری اطلاعات باید هم جهت با استراتژیهای سازمانی باشد. براساس روش کارت امتیازی متوازن، استراتژیهای سازمان بایستی در چهار منظر رشد و یادگیری، فرایندهای داخلی، مشتری و منظر مالی ترسیم گردیده و توازن لازم بین استراتژیهای این چهار منظر برقرار گردد. استراتژیهای حوزه فناوری اطلاعات در مناظر رشد و یادگیری (سرمایه اطلاعاتی)، و فرایندهای داخلی (فرایندهای عملیاتی) مورد بررسی قرار میگیرد. فقدان یا نارسایی استراتژیهای فناوری اطلاعات یا همسو نبودن و عدم توازن آنها با دیگر استراتژیهای سازمان موجب ایجاد ریسکهای زیر در پروژههای فناوری اطلاعات میگردد[۹].

جدول ۲: الزامات و ریسکهای گام تعیین استراتژی فناوری اطلاعات

الزامات گام فرایند (شاخص کلیدی موفقیت)

ریسک ناشی از برآورد نشدن نیازمندی

تدوین استراتژیهای حوزه فناوری اطلاعات

برآورده نشدن اهداف سازمان از اکتساب فناوری اطلاعات و پشتیبانی نکردن این فناوری از نیازمندیهای آتی سازمان

توازن و همراستایی استراتژیهای حوزه فناوری اطلاعات با سایر استراتژیهای سازمان

پشتیبانی نشدن استراتژیهای فناوری اطلاعات با ابتکارات اجرایی استراتژیهای حوزههای دیگر مخصوصا ابتکارات اجرایی منظر رشد و یادگیری و مدیریت سازمانی (کاهش کارایی و بهرهوری)

تدوین ابتکارات اجرایی

مشخص نبودن نحوه دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان (شکست در دستیابی به اهداف)

پایش و  اندازهگیری دستیابی به اهداف استراتژیک فناوری اطلاعات

منحرف شدن فعالیتهای انجام شده از ابتکارات اجرایی برنامهریزی شده (دست نیافتن به اهداف و کاهش کارایی)

۴-۳- انتخاب سبد تکنولوژی

پیشتر اشاره گردید که فناوری اطلاعات نقش بیبدیلی در پشتیبانی از عملکرد اثربخش فرایندهای کسب و کار سازمان دارد. اما تکنولوژیهای دیگری نیز در سازمان به کار گرفته میشود. همافزایی مابین این اجزاء در قالب تمهیداتی انجام میگردد که بررسیها و تشکیل سبد تکنولوژی نامیده میشود.

 جهت اکتساب تکنولوژی می توان به آن از مناظر گوناگون نگاه کرد.برخی از تکنولوژیها وظیفه حمایت از تولید را برعهده دارند، برخی دیگر عمدتا جهت پشتیبانی از تولید محصولات آتی سازمان اکتساب میشوند و هدف از تامین برخی دیگر اکتساب بیشتر دانش در سازمان بوده است. اهداف دیگری نیز در این زمینه وجود دارد که از استراتژیهای سازمان استخراج میگردند.

برای تشکیل سبد تکنولوژی ابتدا این اهداف شناسایی شده سپس فرصتهای تکنولوژیک موجود در بازار و یا خلق و بومیسازی آنها در داخل سازمان مورد بررسی قرار میگیرند. فرصتهای شناسایی شده با پارامترهای مقایسهای شامل میزان هماهنگی آنها با استراتژیها و اهداف، وضعیت و توان سازمان و مواردی از این دست مورد بازبینی واقع شده و سپس با استفاده از روشهای گوناگون اولویتبندی میگردند. یکی از روشهای مورد وثوق برای اولویتبندی فرصتهای شناسایی شده استفاده از فرایند سلسله مراتب تحلیلی (AHP) است. تشکیل نشدن موثر سبد تکنولوژی در سازمان یا متوازن نبودن اجزاء آن ریسکهای زیر را در پروژههای اکتساب تکنولوژی به همراه خواهد داشت.

جدول ۳: الزامات و ریسکهای گام انتخاب سبد فناوری اطلاعات

الزامات گام فرایند (شاخص کلیدی موفقیت)

ریسک ناشی از برآورد نشدن نیازمندی

تدوین نیازمندیهای سازمان از سبد فناوری اطلاعات

ناممکن بودن برنامهریزی جهت تشکیل سبد فناوری اطلاعات  و یا جامع نبودن سبد فناوری اطلاعات قابل پیش بینی در مرحله بعد

برنامهریزی و  تشکیل سبد فناوری اطلاعات

نامتوازن بودن فناوریهای موجود در سازمان که موجب میشود همافزایی لازم میان آنها ایجاد نگردد (کاهش بهرهوری، کارایی و اثربخشی فناوریها در سازمان)

شناسایی فرصتها

تصمیمگیری در اکتساب فناوریهای اطلاعاتی نامناسب در مقایسه با فناوریهای ممکن (کاهش بهرهوری و افزایش هزینههای فرصت)

ارزیابی موثر فرصتهای شناسایی شده

ناتوانی در تصمیمگیری درباره اکتساب فناوریها و  احیانا اکتساب فناوری اطلاعاتی نامناسب

آنالیز امکانسنجی دستیابی به فرصتهای فناوری اطلاعات

ناتوانی در اکتساب فناوریهای اطلاعاتی برنامهریزی شده به دلیل کمبود منابع سرمایهای سازمانی و دانشی (هدر رفت سرمایه)

آنالیز ریسک دستیابی به فرصتهای فناوری اطلاعات

مواجهه با موقعیتهای مخاطره در مرحله اکتساب فناوری اطلاعات و احتمال شکست (هدر رفت سرمایه)

اولویتبندی طرحهای اکتساب فناوری اطلاعات

سرمایهگذاری در طرحهای فناوری اطلاعات با اولویت کمتر (کاهش بهرهوری)

۴-۴- سرمایهگذاری و اکتساب تکنولوژی

پس از تشکیل سبد تکنولوژی یا به عبارت دیگر برنامهکلان دستیابی به تکنولوژی، این برنامه کلان باید به اجزاء برنامههای اجرایی خرد گردد. کلیه تمهیدات مدیریت پروژه (برنامهریزی، اجرا و کنترل) و نیز تمهیدات بومیسازی و فرهنگسازی تکنولوژی در این مرحله مورد توجه قرار میگیرند. به کارگیری موثر منابع مالی و انسانی شاخص عمده موفقیت در این مرحله خواهد بود. از آنجا که در این مرحله نیازمندی های پروژه و محصول فناوری اطلاعات به روشنی برنامهریزی و تدوین میگردد، توجه به نیازمندیهای دقیق کارکردی و غیرکارکردی این فناوری در سازمان ضروری است[۱۰]. توجه نکردن به الزامات این گام از فرایند مدیریت تکنولوژی ریسکهای زیر را در پروژههای فناوری اطلاعات به همراه خواهد داشت.

جدول ۴: الزامات و ریسکهای گام سرمایهگذاری و اکتساب فناوری اطلاعات

الزامات گام فرایند (شاخص کلیدی موفقیت)

ریسک ناشی از برآورد نشدن نیازمندی

تدوین طرح توجیهی برای هر یک از پروژههای فناوری اطلاعات

مطابقت نداشتن پروژههای فناوری اطلاعات با نیازمندیهای سبد تکنولوژی سازمان

توجه به نیازمندیهای کارکردی

برآورده نشدن اهداف اصلی فناوری اطلاعات در پشتیبانی از کسب و کار

توجه به نیازمندیهای غیرکارکردی

ایجاد نشدن انگیزه در کارکنان برای استفاده از فناوری اطلاعات به دلیل وجود نداشتن ویژگیهای ایجاد کننده جذابیت کاربری در فناوری

برنامه ریزی دقیق پروژه اکتساب

ناتوانی در اکتساب فناوری اطلاعات، دست نیافتن به اولویتهای زمان، هزینه و کیفیت در پروژه اکتساب

مدیریت موثر پروژه‌‌های اکتساب فناوری اطلاعات

انحراف پروژه اکتساب فناوری اطلاعات از برنامه تدوین شده برای آن

۴-۵- به کارگیری نتایج حاصله

حتی در صورت تامین تکنولوژی مناسب و منطبق بر نیازمندیهای سبد تکنولوژی سازمان، لزوماً تضمینی برای کارا و اثربخش بودن آن در سازمان وجود ندارد. زیرا این شاخصها بستگی به همافزایی ایجاد شده بین تکنولوژی و اجزاء دیگر عوامل سازمانی دارد. از این دیدگاه فناوری اطلاعات نیز به دلیل ارتباط قوی آن با دیگر مولفههای سازمانی مانند فرهنگ سازمان، فرایندهای کسب و کار، سایر تکنولوژیهای موجود در سازمان و تاثیر آن بر وظایف و حدود قدرت و اختیارات افراد در سازمان، به شدت در معرض شکست قرار دارد. تحقیقات انجام شده نشان میدهد معمولا دلایل شکست در این مرحله بیشتر از مراحل دیگر بوده است[۱۱]. راهکار مقابله با این شکست به کارگیری موثر چرخه مدیریت تغییر مانند چرخه کرت لوین (انجمادزدایی وضع موجود، انجام تغییر و  انجماد مجدد) است[۱۲]. ریسکهای اصلی شکست در این مرحله عبارتند از:

جدول ۵: الزامات و ریسکهای گام به کارگیری نتایج حاصله

الزامات گام فرایند (شاخص کلیدی موفقیت)

ریسک ناشی از برآورد نشدن نیازمندی

حمایت موثر مدیریت ارشد

بیانگیزگی سازمانی در استفاده و کاربری (کاهش بهره وری و کارایی)

مدیریت مناسب تغییرات و فرهنگ سازمانی

مقاومتهای سازمانی، بیانگیزگی در کاربری و استفاده و بازگشت به حالت قبل (کاهش بهره وری و کارایی و هدر رفت سرمایه)

آموزش موثر کاربران

ناتوانی در کاربری و مقاومت در برابر تغییر(کاهش بهره وری و کارایی)

کنترل و تست

نامنطبق بودن فناوری اطلاعات کسب شده با نیازمندیهای کارکردی و غیرکارکردی برنامهریزی شده (کاهش اثربخشی)

مدیریت پیکرهبندی و حفظ یکپارچگی با سایر مولفههای سازمان خصوصا فرایندهای کسب و کار

ناتوانی در ایجاد همافزایی در سبد تکنولوژی و فرایندهای کسب و کار (کاهش بازدهی، کارایی و اثربخشی)

۴-۶- تضمین یک موفقیت بلندمدت

به منظور حصول اطمینان از حفظ کارایی و اثربخشی سبد تکنولوژی سازمان، این سبد باید به صورت مستمر مورد پایش، اندازهگیری و بهبود قرار گیرد. شاخصهایی مانند جذابیت، کارایی و اثربخشی تکنولوژیهای موجود مرتبا اندازهگیری شده و به مراحل ابتدایی فرایند مدیریت تکنولوژی بازخورد داده میشود. نتایج این بازخورد اطلاعات مفیدی را جهت انجام دورههای بعدی فرایند مدیریت تکنولوژی فراهم میسازد. این نکته حائز اهمیت است که شاخصهای مطلوبیت و جذابیت تکنولوژی در مقایسه با سایر تکنولوژیهای مشابه و مکمل مورد بررسی قرار میگیرد. لذا بررسی روند تکنولوژی در بازار آن نیز از دیگر فعالیتهای این گام از فرایند خواهد بود. توجه نکردن به پایش و اندازهگیری و بهبود موجب ایجاد ریسکهای زیر در پروژههای فناوری اطلاعات میگردد.

جدول ۶: الزامات و ریسکهای گام تضمین یک موفقیت بلندمدت

الزامات گام فرایند (شاخص کلیدی موفقیت)

ریسک ناشی از برآورد نشدن نیازمندی

پایش و اندازهگیری کارایی و اثربخشی هر یک از فناوریهای اطلاعاتی موجود

ناتوانی در انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بازخورد اطلاعات (کاهش اثربخشی)

پایش و اندازهگیری کارایی و اثربخشی سبد فناوری سازمان

ناتوانی در مدیریت مناسب سبد فناوری سازمان و بازخورد اطلاعات

بررسی روند فناوری اطلاعات در بازار جهانی

ناتوانی در بازخورد مناسب اطلاعات به مرحله تدوین استراتژیها

ارائه بازخورد جهت برنامهریزی

ناتوانی در ایجاد چرخه بازخوردی در فرایند مدیریت تکنولوژی و ریسکهای ناشی از استفاده نکردن از سوابق قبلی در مراحل بعدی تدوین استراتژیها و

۵- نتیجه­گیری

امروزه سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات حجم عمده سرمایهگذاریهای انجام شده در حوزه تکنولوژی را به خود اختصاص داده است.نتایج حاصل از به کارگیری آن شامل پشتیبانی موثر از فرایندهای کسب و کار سازمان و کاهش هزینههای تولید و سربار و ایجاد فرصتهای جدید کسب و کار، دلایل عمده اقبال به این گونه از فناوری بوده است. از سوی دیگر، ویژگیهای خاص این فناوری مانند دانشمحور بودن و ارتباط تنگاتنگ آن با سایر مولفههای مدیریتی سازمان موجب گردیده ریسک شکست پروژههای فناوری اطلاعات با آمار معنیداری، زیاد در نظر گرفته شود. از آنجا که هزینه سرمایهگذاری در فناوری اطلاعات هنگفت بوده و ضرر و زیان مالی و سازمانی ناشی از آن غیرقابل چشمپوشی است، لزوم بررسی راهکارهایی جهت کاهش ریسک شکست در پروژههای فناوری اطلاعات از اولویتهای مبحث مدیریت تکنولوژی است. فرایند مدیریت تکنولوژی (شامل مراحل ارزیابی موقعیت کنونی، تعیین استراتژی تکنولوژی، انتخاب سبد تکنولوژی، سرمایهگذاری در تکنولوژی، انتقال نتایج جهت استفاده، حفظ موقعیت در بلند مدت) اگر به صورت موثر و با رعایت همه الزامات و تامین کلیه نیازمندیهای آن انجام گردد، تاثیر زیادی بر جلوگیری از ریسکهای شکست در پروژههای فناوری اطلاعات خواهد داشت.

مراجع

[۱] Doms, Mark. 2005. IT Investment: Will the Glory Days Ever Return?.FRBSF Economic Review ۲۰۰۵,
http://www.frbsf.org/publications/economics/review/2012/er19-34bk.pdf

[۲]Chipkin, Jessica. 2011. Doomed from the start? Why a Majority of Business and IT Teams AnticipateTheir Software Development Projects Will Fail?”Geneca LLC. winter 2010/2011,

http://www.gettingpredictable.com

[۳]Brame, Alan. 2010. KPMG New Zealand ProjectManagement Survey 2010?”kpmg.co.

http://www.kpmg.co.nz

[۴]IBM Global Business Service, October 2008. Making Change Work

http://www.ibm.com

[۵]The Robbins-Gioia 2001. Statistics over IT Failure Rate

http://www.robbinsgioia.com/library/pmo_core_pm/enterprise_pmo/reports/Healthcare_102006.pdf

[۶]Cresswell,M, Anthony. 2004.Return on Investment in Information Technology: A guide for managers

http://www.ctg.albany.edu

[۷] Eatock, Julie.,Paul, Ray J., Serrano,Alan.” A Study Of The Impact Of Information Technology On Business Processes Using Discrete Event Simulation: A Reprise“. Brunel University, United Kingdom. I. J. of SIMULATION Vol. 2 No. 2. ISSN 1473-804x online, 1473-8031 print.

[۸]خلیل، طارق؛ مدیریت تکنولوژی رمز موفقیت در رقابت و خلق ثروت. ترجمه اعرابی و ایزدی، دفتر پژوهشهای فرهنگی، تهران، ۱۳۸۸، چاپ سوم،ص ۴۳۰٫

[۹] کاپلان، رابرت؛ نورتون، دیوید؛ نقشه استراتژی، تبدیل داراییهای نامشهود به پیامدهای مشهود. ترجمه اکبری، حسین، گروه پژوهشی صنعتی آریانا، تهران ۱۳۸۶، ویراست دوم، ص ۷۷٫

[۱۰] گراکویی، سید سیامک. “کاربرد آموزههای تایتانیک در پروژههای IT، سومین همایش معماری سازمانی ۱۳۹۱٫

[۱۱]NORTON, ANDREW,LAWRENCE .2012. Implementing ERPII in customer facing organizations, an investigation of critical success factors. Doctoral thesis, Durham University. Available at Durham .E-Theses Online: http://etheses.dur.ac.uk/3379/

[۱۲] http://en.wikipedia.org/wiki/Kurt_Lewin

 

Scan10001 

 

مقاله مدیریت تکنولوژی pdf 

 

 

 

 

شما ممکن است این را هم بپسندید