چابکی سازمانی

نشانه های سازمان چابک

یک پارادایم فکری تا زمانی پایدار می ماند که بتواند رویدادهای مرتبط با آن را توضیح دهد و از زمانی که دیگر نتواند، کارامدی و ارزش خود را از دست می دهد و باید با لحاظ کردن اطلاعات و تغییرات جدید، آن را به روز رسانی کرد. مشخص است که اکنون پارادایم سابق در رهبری بنگاه ها، کارامدی گذشته را ندارد و نمی تواند مشخصات سازمان ها و تعاملشان با محیط را در این حوزه، درست توصیف کند. آن رویکرد فکری بر اساس تجربه شرکت فورد شکل گرفت که مدیران آن با ایجاد روال های استاندارد مونتاژ قطعات و با بالا بردن بهره وری نیروی انسانی، توانستند قیمت تمام شده خودرو را از ۸۵۰ به ۳۰۰ دلار و زمان مونتاژ را از ۱۲ ساعت به ۹۰ دقیقه کاهش دهند.

این پارادایم که با عنوان “سازمان به مثابه یک ماشین” شهرت یافت، برای سالیان متمادی مفهوم چابکی سازمانی را در ادبیات مدیریت استراتژیک ایجاد کرده بود. اما امروزه دگرگونی های شدید محیطی و “از هم گسیخته گی” های ناشی از آن، موجب شده است تا آن رویکرد فکری دیگر از قابلیت تحول و ارزش آفرینی برخوردار نباشد، روندهای از هم گسیختگی به شرح زیر در بازارهای کسب و کار فعلی، پیش فرض های آن پارادایم را با چالش جدی مواجه نموده است:

*تغییرات سریع محیطی: دگرگونی نیازمندی های ذینفعان مختلف بسیار پر تواتر و پیش بینی ناپذیر شده است، سهام داران، قانون گذاران، شرکای تجاری و مشتریان، نیازهای جدید خود را مرتبا به بنگاه ها تحمیل می کنند، سرمایه گذاران جویای رشد سریع اند که مستلزم بازآفرینی ساختاری و به مالکیت درآوردن حوزه های کسب و کار جدید است و شرکای تجاری برای وفق دادن شرکت با اولویت های جدید فشار می آورند.

*پدیدار شدن دایمی تکنولوژی های ایجاد کننده از هم گسیختگی: کسب و کارها و صنایع سنتی و جا افتاده تحت فشار تغییرات مداوم و شتابان دیجتالیزه شدن قرار گرفته اند و این گونه جدید از تکنولوژی بر بسیاری از مولفه های استراتژیک و سازمانی آنها مانند شیوه ارتباط با مشتریان، کانالهای توزیع، ارزش پیشنهادی محصولات و خدمات تاثیر عمیق گذاشته است و راه حل های جدید دیگر مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، اینترنت اشیاء و رباتیک جایگزین روش های متداول شده است.

*شتاب در دیجیتالیزه شدن و مردم سالاری اطلاعات: افزایش حجم، شفافیت و توزیع و دسترسی به اطلاعات، سازمان ها را به انجام سریع تعاملات چندجهتی مجبور کرده است و آنها را در ارتباطات پیچیده با کارکنان، مشتریان و شرکای تجاری و سایر ذینفعان قرار داده است.

*جنگ جدید بر روی استعادها: اکنون که فعالیت های مبتنی بر یادگیری و دانش خلاقانه بسیار بیش از پیش اهمیت یافته است، سازمان ها باید از ارزش پیشنهادی منحصر به فرد برای جذب و نگهداشت استعدادهای ممتاز برخوردار باشند. استعدادهایی که بسیار متنوع اند و خواستگاه ها و ارزش ها و آرزوهای متفاوت دارند و طبیعتا جذب و نگهداشت آنها در بنگاه به انعطاف پذیری متناسب با این تنوع محتاج است.

شرایط ازهم گسیختگی فوق موجب گردیده است تا رهبران بازارهای مختلف و شرکت های پیش رو جایگاه رقابتی خود در بازار را به سرعت از دست بدهند به گونه ای که تنها ۱۱ درصد از شرکت های حاضر در لیست ۵۰۰ شرکت برتر در سال ۱۹۸۳، در سال ۲۰۱۳ نیز از همان جایگاه برخوردار بوده اند. تحقیقات گروه مشاوران مکنزی نشان می دهد، بروز تاثیرات این دگرگونی ها موجب شتاب و افزایش تواتر در بازسازی ساختار سازمانی شرکت های بزرگ شده است به گونه ای که ۸۲ درصد از شرکت های مورد مطالعه، در سه سال گذشته تغییرات عمیق ساختاری را تجربه کرده اند و جالب آن است که اغلب این تمهیدات شکست خورده است و تنها بیست و سه درصد از آنها، چابکی سازمانی را برای بنگاه به همراه داشته است.

پارادایم جدید: سازمان به عنوان یک ارگانیسم زنده!

روندهای فوق الذکر نشان می دهد که شیوه فعالیت بنگاه ها و کارکنان آنها به سرعت و شدت در حال دگرگونی است پس پارادایمی که می تواند، تا سده آینده ویژگی های چابکی سازمانی را توصیف کند کدام است؟ و در زمان حاضر و آینده در پیش رو سازمان ها چگونه باید بین پویایی و پایداری تعادل لازم را ایجاد نمایند و ارزش آفرینی کدام شرکت ها می توانند در بازار دگرگون و پیش بینی ناپذیر مستدام باشد و کدام یک می توانند در بکارگیری سرمایه انسانی مستعد موفق تر از دیگران عمل کنند؟

در پارادایم استراتژیک جدید، چابکی سازمانی در بهینه سازی و ایجاد تعادل میان دو مولفه پویایی و پایداری یک بنگاه توصیف می گردد. مزیت های پویایی موجب می شود که سازمان بتواند خود را به سرعت با تحولات محیط کسب و کار منطبق کند و مزیت های پایداری استحکام سازمانی لازم را برای برخورداری اثربخش از مزیت پویایی ایجاد می کند. این تعادل و خاصیت در ارگانیسم های زنده موجود است به گونه ای که آنها ضمن آنکه می توانند بقای و رشد خود را حفظ کنند از قابلیت انطباق سریع با پیرامون خود نیز برخوردارند. بازدهی سازمان چابکی که توانسته است میان مولفه های پایداری ( استحکام) و پویایی تعادل ایجاد نماید، با فشار تغییرات محیطی نه تنها کاهش نمی یابد بلکه به آن افزوده می شود زیرا او توانسته است مزیت های رقابتی ای را برای خود ایجاد کند که به او امکان بهره گیری حداکثری از فرصت های آتی محیطی را می دهد. تحقیقات مکنزی نشان می دهد، سازمان های چابک از شانس هفتاد درصدی قرار گیری در رده بالای ( بیست و پنج درصد بالای ) سلامت سازمانی شرکت ها برخوردار هستند و  که بهترین سنجه برای توصیف بازدهی طولانی مدت به شمار می آید. آنها از مزیت تمرکز بالا بر مشتری، دوره زمانی سریع تر برای ورود به بازار، رشد درامدی بیشتر، هزینه های کمتر و تعلق شغلی بالای سرمایه انسانی برخوردارند.

اکنون ایجاد مزیت پایداری در مراحل اولیه تکامل اش است، بر اساس تحقیقات به عمل آمده توسط مکنزی از ۲۵۰۰ رهبر کسب و کار در دنیا، تنها تعداد اندکی از شرکت ها موفق به ایجاد کامل این مزیت شده اند و البته درصد قابل توجهی از آنها، ایجاد آن را آغاز نموده اند. اکنون کمتر از بیست و پنج درصد از سازمان های جهان تراز چابک هستند و مابقی در ایجاد یکی از مزیت های پویایی یا پایداری هنوز ناتوان مانده اند.

پنج نشانه سازمان های چابک

برای بهره مندی از چابکی سازمانی، پنج نشانه وجود دارد که به شدت به یکدیگر وابسته و یکپارچه هستند، اگر در سازمانی همه این پنج نشانه برقرار باشد، از مزیت چابکی برخوردار خواهد بود. برای برخورداری از اینها، رویکرد فکری در میان کارکنان باید تغییر نماید و در اینصورت باور داریم که امکان چابک سازی برای همه سازمان ها وجود خواهد داشت.

۱-حوزه استراتژی: ” ستاره شمالی، برای همه کارکنان به وضوح نمایان است

“حرکت از : ” در محیطی که منابع آن کمیاب است، موفقیت ما در به چنگ آوری ارزش و منابع از رقبا، مشتریان، تامین کنندگان و سایر ذینفعان سازمان خواهد بود”

به: “فرصت ها و منابعی که می توانیم بدست آوریم بسیار است، موفقیت ما در ارزش افزایی مشترک با تمامی ذینفعان خواهد بود”

در سازمان های چابک، باز اندیشی درباره آینکه برای چه کسی و به چه شیوه ای ارزش خلق می نماییم انجام شده است. این سازمان ها به شدت بر مشتری متمرکز هستند و می کوشند نیازهای متنوعی را در طول چرخه تجربه مشتری پوشش دهند. آنها متعهدند که برای گسترده وسیعی از ذینفعان، مانند کارکنان، سرمایه گذاران، شرکا و مجامع ارزش خلق نمایند و برای همین طرح ریزی آنها به صورت غیر متمرکز (Distributed) و انعطاف پذیر برای خلق ارزش خواهد بود. آنها به صورت موثر همکاران خارجی را در خلق ارزش های مشترک با منابع داخلی یکپارچه می کنند و به این منظور از روش های “زنجیره تامین چابک” بهره می گیرند.برای اینکه بتوانند این ایده را در سطح سازمان نهادینه سازند، بر به اشتراک گذاری “چشم انداز” و “ارزش ها” در تمامی لایه های سازمان تمرکز می کنند. در اینگونه از سازمان ها، چشم انداز و ماموریت و استراتژی ها، همانند ستاره شمالی در آسمان وظیفه همسوسازی همه کارکنان را برعهده دارد. این ستاره شمالی ماخذی برای مشتریان خواهد بود که از کجا بخرند، کارکنان که کجا کار کنند و شرکای تجاری که کجا مشارکت نمایند و درگیر شوند. سازمان هایی که می توانند به صورت عمیق دیدگاه ستاره شمالی را به همراه دیدگاه انعطاف پذیر و غیر متمرکز ادغام نمایند، این قابلیت را می یابند که به صورت سریع فرصت ها رصد کنند. تمامی کارکنان به صورت بالقوه تغییرات در ترجیحات مشتریان و تغییرات محیط کسب و کار را در می یابند و بر شناخت و بکارگیری بازخوردهای ذینفعان تمرکز می کنند.

سازمان های چابک می توانند منابع را به صورت بسیار منعطف و سریع در حوزه هایی که به آن احتیاج است اختصاص دهند.

۲-ساختار: شبکه ای از گروه های توانمند شده:

حرکت از: “کارکنان باید راهبری و مدیریت شوند وگرنه نخواهند دانست که باید چه کار کنند و بی نظمی به وجود آورند”

به: “وقتی به روشنی مسئولیت و اختیار برای کارکنان فراهم شده باشد، آنها با دل و جان درگیر کار می شوند از یکدیگر مراقبت و حمایت می کنند و راه حل های هوشمندانه و نتایج چشم گیر ایجاد می نمایند”

سازمان های چابک، لایه های بالائی ساختار سازمانی را پایدار برقرار می کنند، اما مابقی آن را به صورت انعطاف پذیر و با استفاده از گروه های قابل بزرگ و کوچک شدن سازماندهی می نمایند. در شرکت های چابک، شبکه ها وسیله مناسبی برای سازماندهی نیروها هستند چون می توانند بین آزادی فردی کارکنان و همکاری های اشتراکی (Collective) تعادل لازم را برقرار نمایند. برای ایجاد سازمان های چابک، رهبران باید شبکه های منابع انسانی را بشناسند و بدانند که چگونه باید آنها را طراحی کرد. چگونه می توان بین آن ها هماهنگی ایجاد نمود و پایدارشان ساخت. این گونه تیم ها از استاندارد بالائی در همکاری و هماهنگی، پاسخگوئی و شفافیت برخوردار هستند و سازمان همچنین باید از اکوسیستمی برخوردار باشد تا اطمینان یابد عملکرد این تیم ها مناسب است.

این بنگاه ها بر چند موضوع تمرکز زیاد خواهند داشت:

*ساختار مسطح و روشنی از نقش ها ایجاد می کنند که همسو با خلق ارزش های جدید برای ذینفعان است. گروه های کاری در این شرکت ها از حیث اندازه و ماموریت منعطف هستند و از یک ماموریت و چشم انداز مشترک پیروی می کنند.

*از شفافیت در نقش ها و پاسخ گوئی ها اطمینان حاصل می نمایند و مطمئن می شوند که تمرکز بر آن قرار گرفته است که کارها حتما انجام شده و خروجی ها حاصل شوند و نه فقط آنکه زمان و هزینه مصرف گردد. در این گروه ها تعارضات ناشی از ابهام و تداخل در پاسخگوئی ها وجود ندارد و زمانی برای دریافت تائیدات مدیریت به هدر نمی رود. در اینجا همه کارکنان هر گونه عدم شفافیت در نقش ها و وظایف را حل و فصل می کنند و بین نقش گروهی و فردی تمایز لازم را برقرار می سازند یعنی نقش ها می تواند به اشتراک گذاشته شود و افراد چندین نقش داشته باشند.

*توسعه واحدهای سازمان به عنوان پایگاه های اطلاعاتی مستحکم با کارکردی به عنوان خانه های تخصصی برای کارکنان که مسئولیت تعامل و توسعه دانش کارکنان را برعهده دارند آنها باید دانش و تجربه ها را به اشتراک بگذارند و با نگهداشت و توسعه دانش، پایداری و دوام دانشی را برای سازمان ایجاد کنند که با تمهیداتی مانند گردش شغلی و مدیریت دانش قابل انجام است.

*ایجاد اکوسیستم و مشارکت هایی که در آنها گروه های خلاق کاری به حیطه های بیرون از مرزهای سازمان نیز گسترش داده می شود. به گونه ای که بنگاه می تواند از دانش و آگاهی ها و ایده های بسیار وسیع تری برخوردار گردد. این مشارکت ها در یک سازمان چابک به سرعت می تواند منجر به توسعه محصولات و خدمات جدید گردد. در اینگونه از سازمان ها کارکنان به صورت موثری با مشتریان، مجامع علمی، تامین کنندگان و شرکای تجاری در ارتباط هستند تا چشم انداز هدف گذاری شده سازمان محقق گردد.

*محیط های کاری باز فیزیکی و مجازی را ایجاد می کنند که کارکنان را در راستای شغلشان توانمند می کند. این محیطها فرصت هایی را فراهم می آورد که شفافیت، ارتباطات و همکاری ها را بین گروه ها و در کل سازمان تقویت می کند

*دقیقا مانند ارگانیسم ها، در یک اکوسیستم طبیعی، در یک سازمان چابک هم واحدهای تشکیل دهنده سازمان، گروه های کوچک و پربازدهی هستند که دقیقا به اندازه هدف، ساختار یافته و تشکیل شده اند و از اختیار و پاسخ گوئی بالائی برخوردارند. این واحدها به سرعت ایجاد می شوند و در صورت عدم بازدهی یا جهت انطباق پذیری با محیط، می توانند به سرعت از مجموعه خارج شوند و بسیار بیشتر از حالت سنتی بر هدف، بازدهی و نتیجه متمرکز هستند. گروه هایی که در سازماندهی چابک از آنها استفاده می شود سه گونه به شرح زیر را شامل می شوند

 

۳-فرایندها: چرخه تصمیم گیری و یادگیری سریع

از: فراهم کردن خروجی درست، اینکه افراد ارشد و مدیران مشخص می کنند که می خواهیم به کجا برسیم، برنامه های دقیق و مفصلی که ما را به آنجا می رساند و اینکه چگونه باید ریسک های مسیر را به حداقل برسانیم

به: ما در فضایی به شدت متغیر و تکاملی فعالیت می کنیم و نمی توانیم به دقت دریابیم که در آینده چه خواهد شد. بهترین راه مواجهه با ریسک ها این است که عدم قطعیت ها را بپذیریم و سریع ترین و بهره ور ترین در آزمایش کردن ایده های جدید باشیم

چرخه تصمیم گیری و اجرا در سازمان های چابک بسیار سریع است. و این دو با فرایندهای ایجاد کننده خلاقیت آمیخته و یکپارچه هستند. این سرعت در تمامی لایه های سازمان جای است. در سطح تیم های کاری، در سازمان چابک به سرعت راجع به روش و مدل انجام فعالیت ها تصمیم گیری می شود. در سطح مربوط به سازمان، آنها از روش تصمیم گیری چابک برای شتاب دهی به تفکر و اجرای استراتژی ها استفاده می گردد مثلا در بسیاری از این بنگاه ها، روال سنتی تحلیل، برنامه ریزی و بودجه بندی سالیانه به شیوه های فصلی کاهش یافته است. چندین مشخصه به شرح زیر برای مدل فرایندی چابک وجود دارد.

*سازمان های چابک بر چرخه ها و یادگیری های سریع تمرکز می کنند. برای انجام این مهم از روش هایی با رویکرد چرخشی تکاملی (Iterative) استفاده می شود. در اینگونه از روشها، کل چرخه یک بار به صورت سریع و با صرف نظر کردن از جزئیات انجام می شود و سپس کلیه مراحل دوباره و در چرخش های بعدی به تدریج تکامل می یابد.

*در سازمان های چابک روش های ایجاد یکپارچگی و تعامل میان گروه ها، استاندارد می شود، مواردی از جمله زبان مشترک، فرایندهای ارتباطی، برنامه و فرمت جلسات. از ابزار تکنولوژیک مانند سیستم های یکپارچه کننده و شبکه های اجتماعی دیجیتال استفاده می گردد

*طبیعت سازمان های چابک بر مبنای “بازدهی گرائی” است. آنها به جای تمرکز بر اندازه گیری فعالیت ها، نظام کنترلی خود را به اندازه گیری و تحلیل خروجی ها و بازدهی نهائی معطوف می کنند. *انجام سریع فرایندها، مستلزم وجود جریان شفاف اطلاعات در سازمان است. به گونه ای که تیم ها بتوانند به سرعت و سهولت به آنها دسترسی داشته باشند و دانش سازمانی و درس آموخته های خود را نیز با دیگران به اشتراک بگذارند. در این سازمان ها یادگیری جزئی از DNA سازمانی است. هر کس می تواند آزادانه از موفقیت ها و شکست های دیگران تجربه کسب و نماید.

*در سازمان چابک از احتمال وقوع ۷۰ درصدی که اکنون رصد می گردد، بیشتر از اطمینان صد در صدی فردا استقبال می گردد. آنها به جای اصرار بر تصمیم گیری های بزرگ، بر انتخاب های با هم یکپارچه کوچک تمرکز می نمایند.

۴-کارکنان: مدل دینامیک کارکنان که اشتیاق کاری را شعله ور می کند

از: “برای به دست آوردن خروجی مورد انتظار، رهبران باید آنها راهبری و کنترل کنند که این مهم نیازمند مشخص کردن فعالیت ها و وظایف و هدایت کردن آنها است”

به: “رهبران کارکنانشان را برای مالکیت کامل بر فرایندهایشان توانمند می کنند و اطمینان می یابند که مسیر حرکت آنان در راستای ماموریت، چشم انداز و استراتژی های تعیین شده است”

در فرهنگ سازمانی چابک، کارکنان در مرکز توجه قرار می گیرند یعتی همه در سازمان می بایست مشتاق و توانمند گردند تا بتوانند با سرعت زیاد و بهره وری کافی، خلق ارزش نمایند. تمرکز رهبران در سازمان های چابک بر توانمندسازی و توسعه کارکنان است و برنامه ریزی و راهبری در حاشیه آن قرار می گیرد. آنها بیش از مدیریت، در نقش مربی، معمار و دیدگاه دهنده قرار می گیرند. فرهنگ سازمانی بنگاه های چابک باید بر اعتماد تکیه داشته باشد و نقش فرهنگ همگرا در آن بسیار بیش از قوائد، آیین نامه ها و دستورالعمل ها است.فرایندهایی که توسط کارکنان اجرا می شود، همواره این فرهنگ را تقویت می کند که شامل پاسخگوئی های شفاف و اختیار عمل و آزادی برای دستیابی به آنها است.
استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است

برای دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره مدیریت استراتژیک با ایمیل [email protected] نماس حاصل نمایید

این مطلب را هم ملاحظه نمایید

مزیت استراتژیک چابکی سازمانی

تحلیل استراتژیک انطباق پذیری سازمانی

 

شما ممکن است این را هم بپسندید