حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک، مدرس مدیریت استراتژیک مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار، تحلیل کسب و کار، تحلیل ذینفعان BABOK، تحلیل استراتژی، تحلیل فرایندهای کسب و کار

برنامه ریزی برای جلب مشارکت ذینفعان بر مبنای چارچوب BABOK

هدف از برنامۀ جلب مشارکت ذینفعان

هدف از برنامه جلب مشارکت ذینفعان آن است که رویکرد برقراری روابط موثر کاری با ذینفعان و حفظ این روابط برنامه ریزی شود.

شرح برنامۀ جلب مشارکت ذینفعان

شامل انجام یک تحلیل جامع و کامل از ذینفعان است تا تمام ذینفعان مربوطه شناسایی شوند و مشخصات آنها نیز مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند. سپس از نتایج این تحلیل در تعیین بهترین شیوه های همکاری و برقراری ارتباط در مورد یک طرح ابتکاری و همچنین در برنامه ریزی مناسب جهت غلبه بر ریسک های ذینفعان استفاده شود.

حین برنامه ریزی جلب مشارکت ذینفعان، زمانی که تعداد ذینفعانی که در فعالیتهای تحلیل کسب و کار دخیل هستند افزایش می یابد میزان پیچیدگی این برنامه ریزی نیز به شکل نگران کننده ای افزایش خواهد یافت. این موضوع حائز اهمیت است زیرا وقتی درگیرسازی از همکاری با تعداد معدودی ذینفع به همکاری با دهها، صدها یا حتی هزاران نفر تغییر می کند به تکنیک های جدید و مختلفی جهت مدیریت ذینفعان نیاز پیدا خواهیم کرد.

 ورودی ها

  • نیازها: درک نیاز کسب و کار و بخش هایی از سازمان که این نیاز بر آنها تاثیر می گذارد به شناسایی ذینفعان کمک خواهد کرد. وقتی تحلیل ذینفعان انجام می شود این نیاز تکامل خواهد یافت و پخته تر می شود
  • رویکرد تحلیل کسب و کار: تلفیق رویکرد کلی تحلیل کسب و کار با تحلیل ذینفع و رویکردهای همکاری و برقراری ارتباط لازم است تا از ثبات این رویکردها اطمینان حاصل شود

ارکان جلب مشارکت ذینفعان

تحلیل ذینفعان را انجام دهید:

تحلیل ذینفعان شامل شناسایی ذینفعان (کسانی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تاثیر تغییر قرار می گیرند) و مشخصات آنها  و همچنین تحلیل اطلاعات جمع آوری شده است. تحلیل ذینفعان مکرراً زمانی که فعالیتهای تحلیل کسب و کار پیش می روند، انجام خواهد شد. لیست جامع و کاملی از ذینفعان به ما اطمینان می دهد که در شناسایی ذینفعان هیچ گونه کوتاهی صورت نگرفته است. درک این مطلب که ذینفعان چه کسانی هستند، تاثیر تغییرات پیشنهادی بر آنها چیست و آنها چه تاثیری بر تغییر خواهند گذاشت در درک نیازها، خواسته ها و انتظاراتی که باید از طریق یک راه حل برآورده شوند فوق العاده مهم است.

اگر ذینفعان شناسایی نشوند آنگاه تحلیل گر کسب و کار نیازهای حیاتی افشاء شده را از دست خواهد داد. نیازهایی از ذینفعان که بعدها آشکار خواهند شد معمولاً بازبینی وظایف تحلیل کسب و کاری که یا در دست انجام هستند یا به پایان رسیده اند را ایجاب می کند. این می تواند موجب افزایش هزینه ها و کاهش رضایت ذینفعان شود. روشی که تحلیل گران کسب و کار با آن، تحلیل ذینفعان را انجام می دهند می تواند بین پروژه ها، متدلوژی ها و سازمانهای مختلف فرق کند.

فرآیندهای کسب و کار و چارت سازماندهی یک کمپانی می توانند بعنوان اولین منبع شناسایی ذینفعان داخلی عمل کنند. اسپانسر نیز می تواند ذینفعان را شناسایی کند. با دانستن تک تک قرارداهای موجود که ممکن است در دسترس باشند و با شناخت عرضه کنندگان پیشبینی شده ای که بر اساس روابط موجود با سازمان نقشی بر عهده دارند و همچنین با شناخت انجمن های نظارتی و هدایت کننده ای که بر کار تحلیل تاثیر می گذارند می توان ذینفعانی که در خارج از سازمان وجود دارند را نیز  شناسایی کرد و از کار آنها پرده برداشت.

حین جستجوی ذینفعان بیرونی باید به سهامداران، مشتریان و تامین کنندگان نیز توجه کرد.

نقش ها

تحلیل کنندگان کسب و کار نقش های ذینفعان را تعیین می کنند تا متوجه شوند که ذینفعان کجا و چگونه می توانند به یک طرح ابتکاری کمک کنند. این نکته حائز اهمیت است که تحلیل گر کسب و کار باید از نقش های مختلفی که یک ذینفع در سازمان بر عهده دارد آگاه باشد.

نگرش ها

نگرش های ذینفعان می توانند تاثیر مثبت یا منفی بر یک تغییر بگذارند. تحلیل گران کسب و کار نگرش های ذینفعان را مشخص می کنند تا کاملاً متوجه شوند که رفتارهای و اعمال ذینفعان چه تاثیری بجا می گذارند. دانستن این مطلب که یک ذینفع چگونه طرح ابتکاری را درک کرده است یک فرصت در اختیار تحلیل گر کسب و کار قرار می دهد تا به شکل ویژه ای در مورد همکاری خود با این ذینفع و درگیرسازی او را برنامه ریزی کنند.

تحلیل گران کسب و کار به تحلیل نگرش های ذینفعان نسبت به موارد ذیل می پردازند:

  • اهداف کسب و کار، مقاصد طرح ابتکاری و هرگونه راه حل پیشنهاد شده
  • تحلیل کسب و کار به صورت کلی
  • سطح علاقه به تغییر
  • اسپانسر
  • اعضاء تیم و سایر ذینفعان
  • همکاری و رویکرد تیم محور

ذینفعانی که از نگرش های مثبتی برخوردارند قهرمانان قدرتمند و کمک کننده های بزرگی هستند. سایر ذینفعان ممکن است به ارزش این کار پی نبرند، ممکن است درک نادرستی از ارزش بدست آمده داشته باشند یا ممکن است نگران تاثیری باشند که تغییر بر آنها خواهد داشت. ذینفعانی که انتظار می رود نقش های کلیدی ایفا کنند و به سختی در فعالیتهای تحلیل کسب و کار مشارکت داشته دارند و البته کسانی که دید منفی نسبت به تغییر دارند احتمالاً به شیوه های همکاری احتیاج دارند که همکاری آنها را افزایش دهند.

اختیار تصمیم گیری

تحلیل گران کسب و کار سطح اختیاری که یک ذینفع در فعالیت های تحلیل کسب و کار، دستاوردها و تغییرات تحلیل کسب و کار دارد را مشخص می کنند. درک سطوح اختیار آشکارا گیجی که در طول مدت تحلیل کسب و کار رخ می دهد را حذف می کند و به تحلیل گر کسب و کاری که به دنبال اتخاذ یک تصمیم یا جلب رضایت است اطمینان می دهد که با ذینفعان مناسبی همکاری می کند.

سطح قدرت یا نفوذ

درک ماهیت نفوذ و ساختارها و کانال های نفوذی که در یک سازمان وجود دارند حین تلاش برای ساخت روابط و اعتماد می تواند ارزشمند باشد. درک سطح نفوذ و نگرش هر ذینفع می تواند به ساخت استراتژی-های مربوط به بدست آوردن حق عضویت و همکاری کمک کند. تحلیل گران کسب و کار به ارزیابی این مطلب می پردازند که چه میزان نفوذ در مقایسه با میزان نفوذی که ذینفعان کلیدی دارند لازم است تا بتوان یک تغییر را پیاده کرد.

اگر میان نفوذ مورد نیاز و میزان نفوذی یک یک ذینفع دارد که دریافته است که از این میزان نفوذ برخوردار است عدم تناسبی وجود داشته باشد آنگاه تحلیل گران کسب و کار طرح های ریسک، پاسخ ها و سایر استراتژی هایی که در دستیابی به سطح پشتیبانی موردنیاز لازم هستند را توسعه می دهند.

همکاری ذینفعان را تعریف کنید

اطمینان یافتن از همکاری با ذینفعان در حفظ مشارکت آنها در فعالیت های تحلیل کسب و کار لازم است. همکاری می تواند یک رویداد خود به خودی باشد. با این حال، قسمت اعظم همکاری، سنجیده و برنامه ریزی شده است و فعالیت ها و پیامدهای خاص از قبل و حین فعالیت های برنامه ریزی مشخص می شوند. تحلیل گر کسب و کار شیوه های مختلف همکاری ذینفعان داخلی و بیرونی را برنامه ریزی می کند که این شیوه ها برحسب نوع فعالیت تحلیل کسب و کار متفاوت خواهند بود.

هدف، انتخاب شیوه هایی است که بهتر جواب می دهند و می توانند نیازهای هر گروه از ذینفعان را برآورده کنند و تضمین می دهند که علاقه و درگیری این ذینفعان در طرح ابتکاری حفظ خواهد شد. برخی از موضوعاتی که حین برنامه ریزی همکاری باید در نظر داشت عبارتند از:

  • زمانبندی و تعداد دفعات همکاری
  • مکان
  • ابزارهای موجود مانند ویکی ها و ارتباطات آنلاین
  • روشهای توزیع مانند حضوری یا مجازی و
  • ترجیحات یا اولویت های ذینفعان

موضوعات برنامه ریزی را می توان به شکل برنامۀ همکاری ذینفعان درآورد. وقتی فاکتورها تغییر می کنند می توان برنامه ها را بازبینی کرد و یکسری تعدیل ها و انطباق سازی ها را انجام داد جلب مشارکت ذینفعان در آینده نیز تضمین شود

نیازهای ارتباطی ذینفعان

تحلیل گر کسب و کار موارد زیر را ارزیابی می کند:

  • چه نیازهایی باید مخابره شوند
  • روش توزیع مناسب کدام است (کتبی یا شفاهی)
  • مخاطب مناسب کیست
  • ارتباطات چه وقت باید رخ دهند
  • تعداد دفعات ارتباطات
  • موقعیت جغرافیایی ذینفعانی که ارتباطات را دریافت خواهند کرد
  • سطح تناسب دقیق ارتباطات و ذینفعان و
  • سطح رسمیت ارتباطات

موضوعات ارتباطات را می توان به عنوان برنامۀ ارتباطات ذینفعان اثبات کرد. تحلیل گران کسب و کار برنامه های برقراری ارتباط با ذینفعان را طراحی کرده و به دقت بررسی می کنند تا مطمئن شوند که انتظارات و نیازهای ارتباطی این ذینفعان برآورده می شوند

رهنمودها و اهداف

  • ارزیابی عملکرد تحلیل کسب و کار: این ارزیابی نتایج ارزیابی¬های قبلی را ارائه می دهد که باید بررسی شده و با یکدیگر ترکیب شوند
  • استراتژی تغییر: از این استراتژی در ارزیابی تاثیر بهینۀ ذینفعان و توسعۀ استراتژی های موثرتر جلب مشارکت ذینفعان استفاده می شود.
  • تشریح وضعیت فعلی: با این ابزار می توان محیطی که تحت آن، کار تحلیل باید انجام شود را مهیا کرد. این اطلاعات موجب تحلیل نتیجه بخش تر ذینفعان و درک بهتر تغییر مطلوب خواهند شد.

 تکنیکها

  • طوفان فکری: از این تکنیک در ساخت لیست ذینفعان و تعیین نقشها و مسئولیتهای آنها استفاده می-شود.
  • تحلیل قوانین کسب و کار: از این تکنیک در شناسایی ذینفعانی استفاده می شود که منبع قوانین کسب و کار هستند.
  • تحلیل مستندات: از این تکنیک در بررسی ابزارهای سازمانی موجود استفاده می شود که این ابزارها به برنامه ریزی درگیرسازی ذینفعان کمک می کنند.
  • مصاحبه ها: از این تکنیک در تعامل با ذینفعان خاصی استفاده می شود تا بدین طریق اطلاعات یا دانش بیشتری در مورد گروههای ذینفع بدست آیند.
  • دروس آموخته شده: از این تکنیک در شناسایی تجربۀ قبلی سازمان (موفقیت ها و چالش ها) در زمینۀ برنامه ریزی درگیرسازی ذینفعان استفاده می شود.
  • نقشۀ ذهنی: از این تکنیک در شناسایی ذینفعان بالقوه و کمک به درک روابط با آنها استفاده می شود.
  • مدلسازی سازمانی: با استفاده از این تکنیک می توان مشخص کرد که آیا واحدهای سازمانی یا افرادی که در لیست سازمان قرار دارند هیچ نیاز یا علایق خاصی دارند که باید بررسی شوند یا خیر. مدلهای سازمانی در مورد نقش ها و عملکردهای افراد در سازمانها و روشهایی توضیح می دهند که ذینفعان با این روشها ارتباط برقرار می کنند و این نیز به شناسایی ذینفعانی کمک خواهد کرد که تحت تاثیر تغییر قرار می گیرند.
  • مدلسازی فرآیند: از این تکنیک در دسته بندی ذینفعان به کمک سیستم هایی استفاده می شود که پشتیبان فرآیندهای کسب و کار این ذینفعان هستند.
  • مدیریت و تحلیل ریسک: از این تکنیک در شناسایی ریسکهای مربوط به طرح ابتکاری استفاده می شود که حاصل نگرش های ذینفعان یا ناتوانی ذینفعان کلیدی در مشارکت در این طرح ابتکاری هستند.
  • مدلسازی محدوده: از این تکنیک در ساخت مدلهای محدوده استفاده می شود تا ذینفعانی را نشان دهیم که در خارج از محدودۀ یک راه حل قرار دارند ولی همچنان به طریقی در تعامل با این راه حل هستند.
  • تهیۀ لیست و نقشه و شخصیت های ذینفعان: از این تکنیک در به تصویر کشاندن رابطۀ ذینفعان با راه حل و رابطۀ آنها با یکدیگر استفاده می شود.
  • نظرسنجی یا پرسشنامه: از این تکنیک در شناسایی مشخصات مشترک گروهی از ذینفعان استفاده می شود.
  • کارگاه ها: از این تکنیک در تعامل با ذینفعان به منظور بدست آوردن اطلاعات بیشتر راجع به گروههای ذینفعان استفاده می شود.

ذینفعان

  • مشتریان: منبع ذینفعان بیرونی هستند.
  • متخصص موضوع دامنه : این فرد به شناسایی ذینفعان کمک می کند و خود این افراد به برآورده کردن یک یا چند نقش از نقش های مربوط به یک طرح ابتکاری کمک خواهند کرد.
  • کاربر نهایی: منبع ذینفعان داخلی است.
  • مدیر پروژه: این فرد قادر به شناسایی ذینفعان و پیشنهاد آنها است. مسئولیت شناسایی و مدیریت ذینفعان هم بر عهدۀ مدیر پروژه است هم تحلیل گر کسب و کار.
  • مقررات گذار: این فرد دستور می دهد که نمایندگان یا گروههای خاصی از ذینفعان به فعالیتهای تحلیل کسب و کار بپردازند.
  •  اسپانسر: این فرد درخواست می کند که ذینفعان خاصی در فعالیتهای تحلیل کسب و کار شرکت کنند.
  • تامین کننده: منبع ذینفعان بیرونی است.

 خروجی ها

رویکرد جلب مشارکت ذینفعان:

این خروجی شامل لیستی از ذینفعان، مشخصات آنها که تحلیل شده اند و لیستی از نقش ها و مسئولیتهای مربوط به تغییر است. این خروجی، شیوه های همکاری و برقراری ارتباطی که تحلیل گر کسب و کار از آنها در طرح ابتکاری استفاده خواهد کرد را نیز مشخص می کند.

 

استفاده از مطالب فوق با ذکر منبع مجاز است

جهت دریافت اطلاعات بیشتر، یا مشاوره تحلیل کسب و کار، با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید