مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار
تقریبا هرچه که در سازمان انجام می شود تا برای ذی نفعانش ارزش ایجاد گردد جزیی از فرایندهای کسب و کار آن است، پس طبیعتا تمرکز بر بهبود و مدیریت فرایندهای کسب و کار تاثیر مستقیمی و قابل توجهی بر اثربخشی و کارایی سازمان خواهد داشت. مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار با هدف تغییر فرهنگ سازمانی از وظیفه گرا به فرایندگرایی، همسوسازی راهبردها و فرایندها، شناسائی و حذف فعالیت های فاقد ارزش افزایی و ایجاد فرایندهای ارزش افزا، ایجاد زمینه لازم برای اندازه گیری و پایش عملکرد سازمان از طریق عملکرد فرایندها، استاندارد سازی فرایندها جهت ایجاد فهم یکسان از آن در بدنه سازمان و لحاظ یکپارچگی دقیق بین فرایندی انجام می پذیرد. ایجاد بستر مناسب برای استقرار سیستم های اطلاعاتی نیز یکی از اهداف مهم در مدیریت فرایندها است. مدیریت فرایندها یکی از پرکاربردترین حوزه های بهبود سازمانی است که مدیران در طول چرخه عمر سازمان به آن می پردازند زیرا به عنوان پیشنیاز اصلی توسعه سیستم های اطلاعاتی شرکت نیز به شمار می رود
برای استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار یک چرخه شش مرحله ای در سازمان اجرا می گردد که درادامه به صورت خلاصه تشریح می گردد:
گام اول (عارضه یابی و شناسایی فرایندهای کلیدی): در ابتدا فرایندهای کلیدی سازمان شناسایی می شود. معیار کلیدی بودن یک فرایند تاثیر آن بر دستیابی به اهداف سازمان و نیز میزان عارضه موجود در آن فرایند است. لذا در این گام ابتدا سطح بلوغ فرایند با استفاده از متدلوژی های استاندارد اندازه گیری می شود و عارضه های فرایند شناسایی می شود، سپس با استفاده از روش Gain&Pain فرایندهای کلیدی شناسایی می شوند. باید توجه داشت اگر این بار اول باشد که سازمان فرایندهایش را تدوین می کند، همه فرایندها دارای عارضه محسوب می شوند.
گام دوم (تحلیل فرایندها): در این گام ابتدا مدل کلان فرایندی سازمان با توجه به استراتژی های آن و بهره گیری از الگوهای مرجع تدوین می شود و سپس فرایندهای آن نقشه با استفاده از الگوهای بهینه کاوی فرایند برای سازمان متناسب سازی شده و درختواره فرایندهای وضعیت مطلوب سازمان تدوین می شود.
گام سوم (تدوین فرایندها): در این گام فرایندهای تحلیل شده در قالب شناسنامه فرایند تدوین و مستندسازی می شوند. تدوین مولفه هایی همچون مشخصات فرایند/زیرفرایندها/فعالیت ها تا آخرین سطح،ورودی های فرایند، خروجی ها، مجریان هر گام و مالک فرایند و سنجه های پایش و اندازه گیری از حداقل های مستند سازی فرایندها هستند.
گام چهارم(پیش جاری سازی فرایندها): برای آنکه فرایندها در مرحله اجرا به صورت موثری مستقر شوند، لازم است سایر مولفه های سازمانی مانند ساختار، شرح وظایف و سیستم اطلاعاتی با آن همسو شوند. ایجاد این همسویی و بازنگری در آن مولفه ها فعالیت های این گام است
گام پنجم(جاری سازی فرایند): در این گام فرایندها به مالکین و مجریان آموزش داده می شود و روال حاکمیت فرایندی توسط مالکین فرایندها معمول می گردد و شیوه ممیزی فرایندها به گروه تسهیل گری آموزش داده می شود.
گام ششم(پایش و اندازه گیری فرایندها): در این گام سنجه های تعیین شده در مرحله تحلیل و تدوین فرایندها، پایش و اندازه گیری می شود تا نتایج آن معیار عارضه یابی و اندازه گیری سطح بلوغ در دور بعدی اجرای فرایند باشد.
برای استقرار چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار و شناخت حوزه های اصلی از متدلوژی و مرجع فرایندی APQC استفاده خواهد شد. مدل CMMi الگوی مرجع برای اندازه گیری سطح بلوغ فرایندی خواهد بود و برای هر یک از فرایندهای کسب و کار نیز مرجع دانشی خاص آن حوزه مانند ITIL. People CMM, BSC, ISO 18000, ISO 27000 , APQP, ... استفاده خواهد شد. در این مشاوره از الگوهای همر و APQC برای عارضه یابی فرایندها استفاده خواهد شد.
پس از انجام پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار خروجی هایی به این شرح در سازمان ایجاد می گردد: روش اجرایی تشریح کننده نظام مدیریت فرایندهای کسب و کار، گزارش شیوه تسهیل گری و سازماندهی مدیریت فرایندها در شرکت، نتایج ارزیابی اولیه و نهایی سطح بلوغ فرایندهای کسب و کار، گزارش عارضه یابی اولیه فرایندهای کسب و کار، نقشه فرایندی سازمان، سند معماری فرایندها، شناسنامه و نقشه فرایندها در تمامی سطوح، سند سنجه های پایش و اندازه گیری فرایندها، سند تشریح همسویی استراتژی و فرایند. در تدوین مستندات مرتبط با پروژه الزامات نظام مدیریت کیفیت سازمان درباره مستند سازی رعایت می گردد.
خروجی دیگر، دوره های آموزشی اجرا شده در سازمان به شرح مندرج در قسمت (مشخصات دوره آموزشی مدیریت فرایندها) است که برای تمامی سطوح سازمان برگزار می گردد.
تجربه این گروه مشاوره نشان می دهد که برای انجام مراحل ذکر شده و تولید خروجی های مورد انتظار به گونه ای که مدیریت سازمان بتواند بازخورد رویکردهای اتخاذ شده را مشاهده کند، مدت زمانی در حدود 6 تا 8 ماه مورد نیاز است که در این مدت گروه مشاورین بین 20 تا 30 نفر روز کاری کامل در انجام پروژه مشارکت خواهند داشت. طبیعی است میزان تخصیص نیروهای تسهیل گری در سازمان و اولویت بخشی به این پروژه معیار کلیدی کاهش زمان انجام پروژه خواهد بود.
این گروه مشاوره به منظور اطمینان از اجرای موثر پروژه و جلب رضایت حداکثری کارفرما به گونه ای که نمود تحول در حوزه فرایندها در آن سازمان مشخص باشد، تمهیدات زیر را به عنوان مزیت های خود فراهم آورده است:
بهره گیری از کارشناسان خبره با تجربه زیاد در تجزیه و تحلیل فرایند شامل کارشناسان تکنولوگ، تحلیل گر فرایندی و نرم افزاری
ثبت درس آموخته های غنی به دست آمده در تدوین فرایندهای شرکت های قبلی که می تواند توسط سایر کارفرمایان بهره گیری شود
فراهم آوری منابع دانشی بهینه کاوی فرایندها از بانک های دانشی همچون APQC
فراهم آموری بهینه کاوی درباره سنجه های پایش و اندازه گیری فرایندها
فراهم آوری الگوهای مرجع برای هر حوزه فرایندی مانند CMMi ، People CMM ، PMBOK ، OPM3 ، ISO31000, ISO10015 و ...
برگزاری دوره های آموزشی جامع در تمامی سطوح سازمان
استفاده کامل از مدل ارزیابی بلوغ فرایندی در ابتدا و انتهای پروژه
تجربه این تیم در انجام پروژه مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار در بیش از هفتاد سازمان نشان می دهد که استقرار موثر چرخه مدیریت فرایندها و اثربخشی انجام پروژه در گروه تمهیداتی به شرح زیر است که باید توسط مدیریت ارشد سازمان و تیم مشاوره مورد توجه قرار گیرد:
ایفای نقش رهبری سازمانی موثر مدیریت ارشد سازمان با حضور در جلسات و مطالبه گری موثر او و ایفای نقش به عنوان الگوی تحول، سازماندهی مناسب تیم تسهیل گری، برگزاری اثربخش دوره های آموزشی، فرهنگ سازی فرایندگرایی در سازمان، سازماندهی اثربخش مدیریت فرایندها، ایجاد حاکمیت فرایندی اثربخش در سازمان، استفاده مناسب از الگوهای مرجع، همسو سازی دقیق استراتژی ها و فرایندها، استفاده از سیستم اطلاعاتی مناسب برای جاری سازی فرایندها، استفاده از ابزار مناسب برای پایش و اندازه گیری شاخص های فرایندی.
این گروه مشاوره از سابقه بسیار زیادی در مشاوره فرایندهای کسب و کار در سازمان ها و صنایع مختلف برخوردار است که موارد زیر از جمله آنها است.
شرکت فولاد مبارکه ، فولاد خوزستان ، فولاد هرمزگان ، فولاد اکسین ، شرکت ایریسا، شرکت فولاد امیرکبیر، شرکت فولاد کاوه جنوب کیش، شرکت فولاد آلیاژی ایران، شرکت توزیع برق مشهد، شرکت ورق خودرو چهارمحال بختیاری، شرکت ونوس شیشه، پژوهشگاه نیرو، موسسه آموزش عالی برهان، شرکت پارس جویاب، شرکت توزیع برق اصفهان، شرکت صنایع غذایی اصالت، گروه صنعتی انتخاب، اسنوا، شرکت سروهیدرولیک، شرکت ونوس شیشه، شرکت بهتراشان، اتاق بازرگانی صنایع، معادن و کشاورزی استان اصفهان، شرکت میکرو الکام، شرکت سامانه های دلفین، شرکت کاشی مرجان، شرکت ایگل، معدن چادرملو، معدن نگین حدید، مجموعه درمانی دکتر شریفی، شرکت سافا، شرکت افرا چوب و ...
