تعریف و تدوین استراتژی تغییر و تحول در شرکت
(بر مبنای مدل BABOK)
حسین نوریان، میلاد شهریاری
هدف از تدوین استراتژی تغییر
هدف از تعریف استراتژی تغییر، ایجاد یا محاسبه رویکردهای جایگزین تغییر و سپس انتخاب رویکرد پیشنهادی مناسب است.
توصیف استراتژی تغییر
در صورتی که وضعیت کنونی و وضعیت آینده از پیش تعریف شده باشند، تدوین یک استراتژی تغییر آسان تر است. زیرا این وضعیت ها، زمینه و بافتی برای تغییر فراهم می کنند.استراتژی تغییر، ماهیت تغییر را با توجه به موارد زیر به روشنی توضیح می‌دهد:
- زمینه تغییر
- استراتژی های تغییر جایگزین
- توجیه اینکه چرا یک استراتژی تغییر خاص، بهترین رویکرد است
- سرمایه و منابعی که برای پیشروی به سوی وضعیت آینده مورد نیاز است
- چگونگی دستیابی شرکت به ارزش پس از اعمال راه‌حل
- ذینفعان کلیدی در تغییر
- وضعیت های گذار در طول مسیر
ارائه مناسب یک استراتژی تغییر بر نقطه نظر اعضای تیم تغییر و ذینفعان آنها بستگی دارد. استراتژی تغییر ممکن است به عنوان بخشی از یک پرونده کسب و کار، دستورالعمل مدیریت، برنامه استراتژیک شرکت، و یا در شکل های دیگر ارائه شود.تعریف یک استراتژی تغییر معمولاً شامل شناسایی چندین استراتژی و در نهایت انتخاب مناسب ترین استراتژی برای شرایط موجود است. استراتژی تغییر ممکن است در ابتدا تنها مستلزم دستیابی به بخشهایی از وضعیت آینده بوده و در نتیجه تنها بعضی از اجزای یک راه حل کامل را شامل شود. در هر قسمت از فرایند گذار به وضعیت آینده، استراتژی تغییر باید مشخص کند که چه بخشهایی از راه حل تکمیل شده و چه بخش هایی هنوز کامل نشده اند و نیز چه قسمتی از ارزش قابل تحقق و چه قسمتی از آن دست نیافتنی است.
ورودی ها:
- توصیف وضعیت موجود: زمینه‌ای برای توصیف وضعیت کنونی فراهم کرده و شامل محاسبه تاثیرات درونی و بیرونی بر شرکت تحت بررسی است.
- توصیف وضعیت آینده: زمینه‌ای برای وضعیت مطلوب آینده فراهم می‌کند.
- نتایج تحلیل ریسک: ریسک ها شناسایی شده و آسیب پذیری آنها توضیح داده می شود.
- رویکرد مشارکت ذینفع: درک دیدگاه های ذینفعان و نیازهای آنها می‌تواند به شناسایی فعالیت های مرتبط با تغییر که بخشی از استراتژی تغییر هستند، کمک کند.
عناصر استراتژی تغییر:
محدوده راه حل
راه حل نتیجه تغییری است که اجازه می‌دهد شرکتی به تامین یکی از نیازهای خود بپردازد. ممکن است گزینه های مختلفی برای راه‌حل ارزیابی شده و به عنوان بخشی از استراتژی تغییر، بهترین رویکرد تایید و انتخاب گردد. محدوده راه حل مرزهای راه‌حل را تعریف کرده و به صورت جزئی توضیح داده می شود تا ذینفعان را در درک صلاحیت های جدیدی که تغییر با خود به همراه خواهد آورد، یاری کند. همچنین، نشان می دهد که چگونه راه حل پیشنهادی اهداف آینده را تامین می کند. در حین اقدام و با کسب اطلاعات بیشتر، محدوده راه‌حل ممکن است به تدریج تکامل یابد.
نمایی از محدوده راه حل ممکن است در اشکال مختلفی از جمله به کمک موارد زیر توصیف شود:
- صلاحیت‌ها
- فناوری
- مقررات کسب و کار
- تصمیم‌های کسب و کار
- داده
- فرآیندها
- منابع
- دانش و مهارت¬ها
- مدلها و توصیفات مربوط به بازار
- عملکردها
- مکان¬ها
- شبکه ها
- ساختارهای سازمانی
- روند کاری
- رویدادها
- ترتیب ها
- انگیزه ها
- منطق کسب و کار
محدوده راه‌حل همچنین می‌تواند به منظور روشنی بیشتر، شامل توصیفاتی از اجزای خارج از دید راه حل باشد.
تحلیل شکاف
تحلیل شکاف، تفاوت بین صلاحیت های وضعیت کنونی و وضعیت آینده را مشخص می کند. برای اجرای تحلیل شکاف، هم وضعیت کنونی و هم وضعیت آینده باید تعریف شود. استفاده از تکنیکی در توصیف وضعیت کنونی و وضعیت آینده، به علت ساده کردن مقایسه، به تحلیل شکاف کمک می کند.تحلیل شکاف می تواند به شناسایی شکاف هایی که مانع تأمین نیازها و اهداف شرکت می شوند، کمک کند. همچنین، می‌توان از آن به منظور مشخص کردن اینکه آیا شرکت می تواند با استفاده از ساختار منابع، صلاحیت ها و فناوری کنونی نیازهای خود را تامین کند یا نه، کمک گرفت. اگر شرکت بتواند با استفاده از صلاحیت های وضعیت موجود، نیازهای خود را تامین کند، بنابراین تغییر احتمالاً به نسبت کوچک بوده یا اینکه اصلا تغییری رخ نخواهد داد. در هر مورد دیگر، یک استراتژی تغییر برای تولید صلاحیت های از دست رفته و بهبود صلاحیت های موجود، مورد نیاز است. صلاحیت هایی که در یک تحلیل شکاف مورد تحلیل قرار می گیرند، ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- فرآیندها
- عملکردها
- خطوط کسب و کار
- ساختارهای سازمانی
- صلاحیت کارکنان
- دانش و مهارت ها
- آموزش
- تسهیلات
- مکان ها
- داده و اطلاعات
- سیستمهای کاربردی
- زیرساخت فناوری
باید در بررسی وضعیت گذار و وضعیت آینده به شکافها پرداخته شود.
محاسبه آمادگی شرکت
تحلیل گران کسب و کار، شرکت را به منظور محاسبه ظرفیت آن برای ایجاد و حفظ تغییر در وضعیت آینده مورد بررسی قرار میدهند. محاسبه آمادگی نه تنها ظرفیت شرکت برای ایجاد تغییر، بلکه ظرفیت شرکت برای کاربرد و حفظ راه حل و به دست آوردن ارزش از راه حل را در نظر می گیرد. این محاسبه همچنین به مواردی از جمله آمادگی فرهنگی ذینفعان، آمادگی عملیاتی برای تغییر، بازه زمانی بین پیاده سازی تغییر تا تحقق ارزش، و منابع در دسترس برای پشتیبانی تغییر توجه می کند.
استراتژی تغییر
استراتژی تغییر یک برنامه سطح بالا از فعالیتها و رویدادهای کلیدی است که برای انتقال شرکت از وضعیت کنونی به وضعیت آینده به کار می رود. استراتژی های تغییر ممکن است شامل یک اقدام خاص و شامل تغییرات کوچک که به عنوان مجموعه ای از پروژه ها ساختاربندی شده و یا تلاش‌های گوناگون و مداوم در جهت بهبود، باشند. ممکن است هر عنصر تغییر به طور کامل به نیاز نپردازد و در نتیجه، انجام چندین تغییر لازم باشد.در طول دوره تدوین یک استراتژی تغییر، گزینه های گوناگونی با جزییات کافی شناسایی، بررسی، و توضیح داده می شوند تا گزینه های بهینه مشخص گردند. با اجرای طوفان فکری و مشاوره با کارشناسان حوزه می توان گزینه های جایگزین را مشخص نمود. منابع انتخاب می‌تواند شامل ایده های تاریخی، تغییرات تاریخی، استراتژی های بازارهای دیگر و رویکردهای رقابت کنندگان باشد.
یک استراتژی تغییر مطلوب از بین مجموعه ای از گزینه¬ها انتخاب شده و سپس با جزییات بیشتر، گسترش می یابد. استراتژی تغییر باید با در نظر گرفتن موارد زیر انتخاب شود:
- آمادگی سازمانی برای تغییر
- سرمایه ها و هزینه های عمده مورد نیاز برای تغییر
- بازه زمانی ایجاد تغییر
- همسویی با اهداف کسب و کار
- بازه زمانی تحقق ارزش
- هزینه‌های فرصت در استراتژی
تغییرممکن است تحلیل گران کسب و کار به منظور یاری رساندن به فرآیند تصمیم گیری برای هر استراتژی تغییر بالقوه، یک پرونده کسب و کار تشکیل دهند. همچنین باید هزینه فرصت هر استراتژی تغییر را در نظر گرفت. منظور از هزینه فرصت، منافعی است که از راه انتخاب یک استراتژی تغییر جایگزین می توانست تحقق پیدا کند. گزینه های در نظر گرفته شده و رد شده جزء مهمی از استراتژی نهایی است که درکی از نقاط مثبت و منفی رویکردهای گوناگون تغییر برای ذینفعان فراهم می کنند.در هنگام تعریف استراتژی تغییر، سرمایه گذاری لازم برای ایجاد تغییر در وضعیت آینده نیز در نظر گرفته می شود. ممکن است سود خالص یک وضعیت آینده خیلی بالا بوده، ولی به علت خارج بودن هزینه سرمایه گذاری از عهده شرکت، شرکت از این فرصت چشم پوشی کرده و در زمینه دیگری سرمایه گذاری کند.
ارزش بالقوه شامل جزئیات سود و هزینه های مورد انتظار، اجزای کلیدی در نظر گرفتن یک مورد کسب و کار برای تغییر است. ربط دادن ویژگی های ارزش بالقوه با ارزش حقیقی تحقق یافته، ذینفعان را در درک تغییر مورد نظر در ارزش یاری می رساند. با آنکه هدف از هر تغییر تسهیل یافته توسط تحلیل گر، افزایش ارزش است، بعضی تغییرات در بخشهایی از شرکت ارزش را کاهش داده و در بخش هایی آن را افزایش میدهند.
وضعیت های گذار و برنامه‌ریزی ترخیص
در بسیاری موارد، با مرور زمان و نه تنها بوسیله یک تغییر، می‌توان به وضعیت آینده رسید. این بدان معنی است که شرکت باید در یک یا چند وضعیت گذار عمل کند. برنامه ریزی ترخیص مشخص می کند چه نیازهایی باید در هر مرحله تحویل یا هر فاز از تغییر در نظر گرفته شود. تحلیل گران کسب و کار برای کمک به ذینفعان در تصمیم گیری، بحث های مربوط به برنامه ریزی ترخیص را تسهیل می کنند. عوامل فراوانی در تصمیم گیری تاثیر دارند از جمله بودجه کلی، ضرب العجل یا محدودیت‌های زمانی، محدودیت‌های مربوط به منابع برنامه ریزی، برنامه های آموزشی و ظرفیت کسب و کار برای تغییر در یک بازه زمانی تعریف شده. همچنین ممکن است سیاست‌ها یا محدودیت های سازمانی وجود داشته باشد که باید در هر مرحله از پیاده‌سازی رعایت گردند. تحلیل گران کسب و کار در زمان بندی مراحل پیاده سازی کمک می‌کنند تا در فعالیت‌های کسب و کار حداقل گسیختگی ایجاد شده و تمام طرف‌ها تاثیر صورت گرفته بر سازمان را درک کنند.
سرفصل ها و ابزارهای تدوین استراتژی تغییر
- رویکرد تحلیل کسب و کار: تحلیل گر کسب و کار را در تعریف استراتژی تغییر هدایت می کند.
- گزینه‌های طرح: راه های مختلف تامین نیاز کسب و کار را توصیف می کنند. هر گزینه با مجموعه چالش‌های تغییر خود همراه است و استراتژی تغییر هم توسط گزینه انتخابی و هم توسط رویکرد تغییر انتخابی تحت تاثیر قرار می¬گیرد.
- راه حل های پیشنهادی: شناسایی راه حل های ممکن برای رسیدن به وضعیت آینده، که شامل توصیه های کارشناسان می باشد، به تحلیل گر کسب و کار کمک می کند تا نوع تغییرات یک سازمان را تعیین کند.
تکنیک‌های تدوین استراتژی تغییر
کارت امتیاز متوازن:
برای تعریف معیارهای به کار رفته در ارزیابی تأثیر استراتژی تغییر
تعیین شاخص و تحلیل بازار:
برای تصمیم‌گیری در مورد انتخاب استراتژی مناسب
طوفان فکری:
برای جلب همکاری در پیشنهاد ایده¬هایی در خصوص استراتژی تغییر
تحلیل قابلیت کسب و کار:
برای اولویت بندی شکاف های مربوط به قابلیت در مورد ارزش و ریسک.
مطالعه موارد کسب و کار:
برای کسب اطلاعات در مورد استراتژی تحول پیشنهادی و استراتژی های بالقوه دیگر که مورد محاسبه قرار گرفته، ولی توصیه نشده اند، به کار می رود.
تابلوی مدل کسب و کار:
برای تعریف تغییرات مورد نیاز در زیر ساخت های کنونی، پایه مشتری و ساختار مالی سازمان به منظور دستیابی به ارزش بالقوه.
تحلیل تصمیمات:
برای مقایسه استراتژی های تحول مختلف و انتخاب مناسب‌ترین گزینه
تخمین:
برای مشخص کردن زمان بندی فعالیتها در استراتژی تغییر
تحلیل مالی:
برای درک ارزش بالقوه یک استراتژی تغییر و ارزیابی استراتژی ها در رابطه با اهداف مورد نظر برای بازگشت سرمایه
گروه های تمرکز:
برای جمع کردن کاربران نهایی و مشتریان و تقاضای داده از آنها در مورد راه حل و استراتژی تغییر
تجزیه عملکرد:
برای تجزیه راه حل به اجزای سازنده آن در هنگام تدوین یک استراتژی تغییر
مصاحبه ها:
برای صحبت کردن با ذینفعان به منظور توصیف کامل نمای راه‌حل و نمای تغییر و درک پیشنهادهای آنها در رابطه با یک استراتژی تغییر
درس های آموخته شده:
برای درک اشتباهات رخ داده در تغییرات گذشته به منظور بهبود استراتژی تغییر کنونی
نقشه برداری ذهنی:
برای ایده گرفتن در مورد استراتژی تغییر
مدل سازی سازمانی:
برای توصیف نقش‌ها، مسئولیت‌ها و ساختارهایی که در طول تغییر ضروری بوده و بخشی از محدوده راه‌حل می‌باشند، به کار گرفته می‌شود
مدل سازی فرایند:
برای توصیف چگونگی انجام یک کار در محدوده راه حل یا در طول تغییر
مدل سازی نما:
برای تعریف مرزهای محدوده راه حل و ویژگی های نمای تغییر
تحلیل نقاط ضعف و قوت:
برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام تغییر استراتژی مناسب است
محاسبه فروشنده:
برای تعیین اینکه آیا فروشنده ای بخشی از استراتژی تغییر است (چه برای پیاده سازی تغییر و چه به عنوان بخشی از راه حل)
کارگاه‌های آموزشی:
برای مشارکت با ذینفعان در تولید استراتژی های تغییر
ذینفعان استراتژی تحول:
- مشتری: ممکن است مصرف کننده یا خریدار راه‌حل ناشی از تغییر باشد. مشتریان ممکن است در نقش آزمونگر یا اعضای گروه تمرکز که داده های آنها در محاسبه آمادگی شرکت در نظر گرفته می شود، در تغییر مشارکت داشته باشند.
- کارشناس یک حوزه: در برخی جنبه‌های تغییر تخصص دارد.
- کاربر نهایی: از یک راه حل استفاده کرده، بخشی از یک راه حل است و یا در طول تغییر یک کاربر موقتی است. کاربران نهایی می‌توانند مشتریان یا افرادی باشند که ضمن کار در شرکت تغییر را تجربه می‌کنند. کاربران ممکن است به‌عنوان آزمونگر یا اعضای گروه تمرکز که داده های آنها در محاسبه آمادگی شرکت در نظر گرفته می شود، در تغییر مشارکت داشته باشند.
- کارشناس پیاده سازی: در برخی جنبه‌های تغییر تخصص دارد.
- پشتیبانی عملیاتی: مستقیماً در پشتیبانی عملیات یک شرکت دخیل بوده و اطلاعاتی در مورد توانایی آنها در حمایت از عملکرد یک راه‌حل در طول تغییر و پس از آن، ارائه می‌دهد.
- مدیر پروژه: مسئول مدیریت یک تغییر و برنامه ریزی جزئیات فعالیتها برای تکمیل یک تغییر می باشد. در یک پروژه، مدیر پروژه مسئول نمای پروژه بوده که تمام فعالیت های انجام گرفته توسط تیم پروژه را پوشش می¬دهد.
- قانون گذار: در مورد پایبندی به قوانین و مقررات در زمان تغییر و پس از آن، اطمینان حاصل می‌کند. قانون گذار ممکن است داده¬های منحصر به فردی برای استفاده در محاسبه آمادگی شرکت داشته باشد، زیرا ممکن است پیروی از قوانین و مقررات خاصی پیش از انجام تغییر یا پس از تکمیل آن، لازم باشد.
- حامی: نسبت به پرداخت هزینه راه حل اطمینان داده و از تغییر حمایت می‌کند.
- عرضه کننده: ممکن است در پیاده‌سازی تغییر کمک کند یا پس از تکمیل تغییر، بخشی از راه حل باشد.
- آزماینده: مسئولیت دارد از این که تغییر در چارچوب پارامترهای مورد قبول عمل خواهد کرد، به نتیجه مطلوب خواهد رسید و راه حلهایی با کیفیت مناسب تحویل خواهد داد، اطمینان حاصل کند. آزماینده اغلب در اعتبارسنجی اجزای یک راه حل که نتایج آن در محاسبه آمادگی شرکت به کار رفته اند، کاربرد دارد.
خروجی های استراتژی تحول
- استراتژی تغییر: رویکردی که سازمان برای هدایت تغییر در پیش می گیرد.
- نمای راه حل: محدوده راه حلی که از طریق اجرای استراتژی تغییر محقق می شود.
استقاده از مطالب فوق با ذکر منبع مجاز است
برای دریافت اطلاعات بیشتر با دریافت مشاوره مدیریت استراتژیک با ایمیل h.nourian@irisaco,com تماس حاصل فرمایید
این مطالب را هم مطالعه نمائید:
تحلیل ریسک کسب و کار
تحلیل قابلیت های کسب و کار
