حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک، مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار، تحلیل کسب و کار، تحلیل استراتژیک، تحلیل فرایندهای کسب و کار BABOK، مدرس مدیریت فرایندهای کسب و کار، مدرس تحلیل کسب و کار

برنامۀ رویکرد تحلیل کسب و کار بر مبنای چارچوب BABOK

هدف

ماموریت برنامۀ رویکرد تحلیل عملکرد این است که یک روش مناسب برای انجام فعالیت های تحلیل کسب و کار تعریف و تدوین نماید.

شرح رویکردهای تحلیل کسب و کار:

در مورد روش کلی توضیح می دهند که باید از آن حین تحلیل کسب و کار بر اساس یک طرح ابتکاری مفروض پیروی کرد، این روش نشان می دهد که وظایف چگونه و چه وقت باید انجام شوند و دستاوردهای حاصل کدامند. در صورت وجود ابهامات، در شیوه اجرای تحلیل کسب و کار، تحلیل گر می تواند ابتدا اولین مجموعه از تکنیک هایی که باید بکار گرفته شوند را مشخص کند. وقتی طرح ابتکاری پیش می رود و تحلیل گر کسب و کار به درک عمیق تری از تغییر و ذینفعان خود دست پیدا می کند آن را تغییر دهد

رویکرد تحلیل کسب و کار باید:

  • همسوی با اهداف کلی تغییر مورد نظر باشد
  • وظایف تحلیل کسب و کار را هماهنگ با فعالیت ها و دستاوردهای تغییر کلی سازد
  • شامل وظایفی باشد که هرگونه ریسکی که می تواند کیفیت دستاوردهای تحلیل کسب و کار را کاهش دهد یا در نتیجه بخشی وظایف خللی وارد کند را مدیریت کند
  • از رویکردها یک اهرم موفقیت بسازد و تکنیک ها و ابزارهایی را انتخاب کند که ثابت شده است به خوبی جواب میدهند

ورودی ها

 نیازها: رویکرد تحلیل کسب و کار بر اساس چالش یا فرصتی که پیش روی سازمان است شکل می گیرد.در زمان برنامه ریزی، رویکردهای مناسب را مدون می نماییم اما در عین حال به این نکته توجه کنیم که درک ما در سرتاسر فعالیت های تحلیل کسب و کار به تدریج تکامل می یابد

 

ارکان

رویکرد برنامه ریزی

روش های مختلفی برای برنامه ریزی وجود دارند که در صنایع و شرکتها بکار گرفته می شوند. بسیاری از روشها در طیف بین رویکردهای تطبیقی و پیش بینی کننده قرار گرفته اند. رویکردهای پیشبینی کننده بر به حداقل رساندن عدم قطعیت هایی تمرکز دارند که آشکارا در محیط یا داخل سازمان وجود دارند و همچنین اطمینان یافتن از این که راه حل مورد نظر قبل از پیاده سازی تعریف شده است تا بدین طریق بتوان کنترل را به حداکثر و ریسک را به حداقل رساند. این رویکردها معمولاً در مواقعی ترجیح داده می شوند که بتوان الزامات را به شکل موثری قبل از پیاده سازی تعریف نمود یا در شرایطی که ریسک استقرار نادرست به شکل غیر قابل پذیرشی بالا باشد و نیز زمانی که جلب مشارکت ذینفعان، چالش های قابل توجهی به بار آورده باشد

رویکردهای تطبیقی به جای پذیرش درجات بالای عدم قطعیتی که راجع به توزیع کلی راه حل است بر توزیع سریع ارزش کسب و کار در تکرارهای کوتاه مدت تمرکز دارند. در یک طرح ابتکاری می توان از رویکردهای متفاوتی استفاده کرد. تحلیل گر کسب و کار از میان فاکتورهای مختلف می تواند به سراغ استانداردهای سازمانی، تحمل عدم قطعیت و تجربۀ قبلی برود که از طریق استفاده از رویکردهای مختلف حین برنامه ریزی فعالیت های تحلیل کسب و کار کسب شده است.

برنامه ریزی صرفنظر از شیوۀ خود، یک امر ضروری است زیرا که تضمین می کند ارزش در یک سازمان توزیع یافته است. برنامه ریزی معمولاً بیش از یکبار در مورد یک طرح ابتکاری رخ می دهد زیرا برنامه ها به روز می شوند تا بتوانند به شرایط در حال تغییر کسب و کارها و مشکلاتی که به تازگی بوجود آمده اند رسیدگی کنند.

رویکرد تحلیل کسب و کار باید بتواند در مورد نحوۀ تغییر برنامه ها زمانی که تغییرات، ضروری هستند توضیح دهد.

رسمیت و سطح جزئیات دستاوردهای تحلیل کسب و کار

حین تعریف رویکرد تحلیل کسب و کار به سطح رسمیتی که مناسب پیشنهاد یک طرح ابتکاری و برنامه ریزی آن است توجه کنید. رویکردهای پیشبینی کننده معمولاً به مستندات و نمایش های رسمی نیاز دارند. اطلاعات تحلیل کسب و کار را می توان در یک سند رسمی یا مجموعه ای از نمایش هایی که از قالب های استانداردی پیروی می کنند، ضبط کرد. اطلاعات برحسب سطوح مختلف جزئیات خود ضبط می شوند. محتوا و فرمت خاص اطلاعات تحلیل کسب و کار می توانند متفاوت باشند که این به متدلوژی ها، فرآیندها و قالب های سازمانی که بکار می روند بستگی دارد.

رویکردهای تطبیقی به دنبال تعریف الزامات و طرح ها از طریق تعاملات تیمی و جمع آوری بازخورد بدست آمده از یک راه حل عملی هستند. نمایش های الزامات اجباری معمولاً محدود به یک لیست از الزامات اولویت بندی شده هستند. یک سند دیگر از تحلیل کسب و کار باید به صلاحدید تیم تهیه شود که معمولاً شامل مدلهایی است که به منظور ارتقاء درک تیم از یک مشکل خاص تهیه می شوند. یک سند رسمی معمولاً پس از پیاده سازی راه حل ساخته می شود تا انتقال دانش راحتتر انجام شود. سایر موضوعاتی که می توانند بر رویکرد تحلیل کسب و کار تاثیر بگذارند عبارتند از:

  • تغییر، پیچیده و ریسک آن بالا است
  • سازمان مورد نظر متعلق به صنایع فوق العاده نظارتی است یا در تعامل با چنین صنایعی قرار دارد
  • قراردادها یا توافق نامه ها رسمیت را واجب می دانند
  • ذینفعان در مناطق جغرافیایی مختلفی توزیع یافته اند
  • منابع برون سپاری می شوند
  • میزان جابجایی شغلی بالا است و یا اعضاء تیم بی تجربه هستند
  • الزامات باید رسماً اعلام شوند
  • اطلاعات تحلیل کسب و کار را باید به مدت طولانی حفظ کرد تا در طرح های ابتکاری آینده بکار گرفته شوند

فعالیت های تحلیل کسب و کار

رویکرد تحلیل کسب و کار شرح حالی درباره  انواع فعالیتهایی که تحلیل گر کسب و کار انجام خواهد داد ارائه می دهد. متدلوژی هایی که مکرراً توسط سازمان اتخاذ شده اند بر فعالیت هایی که انتخاب می شوند تاثیر می گذارند. یکپارچه سازی فعالیت های تحلیل کسب و کار در رویکرد تحلیل کسب و کار شامل مراحل زیر است:

  • شناسایی فعالیتهایی که مورد نیاز هر دستاورد هستند و سپس تجزیۀ هر فعالیت به وظایف
  • تقسیم کار میان تکرارها، شناسایی دستاوردهای هر تکرار و سپس شناسایی فعالیتها و وظایف مربوطه یا
  • استفاده از طرح ابتکار مشابه قبلی بعنوان یک نقشۀ کلی و استفاده از وظایف و فعالیتهای دقیقی که منحصر به طرح ابتکاری فعلی هستند

زمانبندی تحلیل کسب و کار

تحلیل گران کسب و کار مشخص می کنند که وظایف تحلیل کسب و کار را چه وقت باید انجام داد و آیا لازم است که سطح تحلیل کسب و کار با گذشت زمان تغییر کند یا خیر. این نوع برنامه ریزی مستلزم آن است که تعیین کنیم آیا وظایف تحلیل کسب و کاری که در سایر حوزه های دانش انجام شده اند برای اولین بار در مراحل خاص و سپس به صورت تکراری در مسیر طرح ابتکاری انجام خواهند شد یا خیر. زمانبندی فعالیت های تحلیل کسب و کار می توانند تحت تاثیر موارد زیر قرار گیرند:

  • دسترسی پذیری منابع
  • اولویت و یا ضرورت طرح ابتکاری
  • سایر طرح های ابتکاری همزمان یا
  • محدودیت هایی مانند دورۀ قرارداد یا فرجه های زمانی قانونی

پیچیدگی و ریسک

پیچیدگی و اندازۀ تغییر و ریسک تلاش یک سازمان به هنگام تعیین رویکرد تحلیل کسب و کار در نظر گرفته می شوند. وقتی پیچیدگی و ریسک افزایش یا کاهش می یابند ماهیت و حوزۀ عمل تحلیل کسب و کار می تواند تغییر کند و در رویکرد مورد نظر منعکس شوند. رویکرد تحلیل نیز بر اساس تعداد ذینفعان یا منابع تحلیل کسب و کاری که در نوآوری به کار می روند تغییر خواهد کرد. وقتی تعداد ذینفعان افزایش می یابد رویکرد مورد نظر طوری تغییر داده می شود که شامل مراحل دیگری از فرآیند نیز باشد تا بتوان تحلیل کسب و کار را بهتر مدیریت نمود. سایر فاکتورهایی که می توانند بر پیچیدگی تاثیر بگذارند عبارتند از:

  • اندازۀ تغییر
  • تعداد حوزه ها یا سیستم های کسب و کار متاثر
  • ملاحظات فرهنگی و جغرافیایی
  • پیچیدگی های فناوری و
  • هر ریسکی که می تواند به تلاشی که در زمینۀ تحلیل کسب و کار انجام می شود خلل وارد کند

فاکتورهایی که میت وانند بر سطح ریسک تحلیل کسب و کار تاثیر بگذارند عبارتند از:

  • سطح تجربۀ تحلیل گر کسب و کار
  • میزان دانش محیط کاربردی که تحلیل گر کسب و کار دارد
  • سطح تجربه ای که ذینفعان در زمینۀ ابلاغ نیازهای خود دارند
  • نگرش های کلی ذینفعان نسبت به تغییر و تحلیل کسب و کار
  • مدت زمانی که ذینفعان به فعالیت های تحلیل کسب و کار اختصاص می دهند
  • هرگونه چارچوب، متدلوژی، ابزار و یا تکنیکی که از قبل انتخاب شده اند و از طریق خط مشی ها و تدابیر سازمان اِعمال می شوند.
  • هنجارهای فرهنگی سازمان

پذیرش

ذینفعان کلیدی به بررسی رویکرد تحلیل کسب و کار می پردازند و در مورد آن به توافق می رسند. در برخی از سازمان ها فرآیند تحلیل کسب و کار ساختاریافته تر است و ذینفعان کلیدی را ملزم به اعلام رویکرد خود می کنند تا اطمینان حاصل شود که تمام فعالیت های تحلیل کسب و کار شناسایی شده اند و برآوردها واقع گرایانه هستند و نقش ها و مسئولیت های پیشنهاد شده صحیح هستند.

مشکلاتی که توسط ذینفعان حین مرور رویکرد جمع آوری شده اند توسط تحلیل گر کسب و کار ثبت می شوند و سپس جستجوی راه حل ها آغاز می شود. زمانی که یکسری تغییر و تحولات جهت انطباق یافتن با شرایط در حال تغییر نوآوری صورت می گیرند ذینفعان نقش کلیدی در بررسی و پذیرش تغییراتی که در رویکرد مورد نظر رخ داده اند ایفا می کنند.

رهنمودها و ابزارها

ارزیابی عملکرد تحلیل کسب و کار:

این نوع ارزیابی نتایج ارزیابی های قبلی را که باید بررسی شوند و در تمام رویکردهای برنامه ریزی ادغام گردند را تهیه می کند.

  • خط مشی های کسب و کار: این خط مشی ها حدودی را تعریف می کنند که تصمیمات باید در این حدود اتخاذ شوند. آنها باید از طریق مقررات، قراردادها، توافق نامه ها، معاملات، ضمانت نامه ها، مجوزها یا سایر تعهدات قانونی توصیف شوند. این خط مشی ها می توانند بر رویکرد تحلیل کسب و کار تاثیر بگذارند
  • رای صاحب نظر: از این رای در تعیین رویکرد تحلیل کسب و کار استفاده می شود. تخصص باید از طریق طیف وسیعی از مراجع از جمله ذینفعانی که در نوآوری دخیل هستند، قطب علمی سازمانها، مشاورها یا انجمن ها و گروههای صنعتی ارائه شود. حین انتخاب یا تغییر یک رویکرد باید به تجربیات قبلی تحلیل گر کسب و کار و سایر ذینفعان توجه کرد
  • متدلوژی ها و چارچوب ها: این ابزارها موجب شکل گیری رویکردی می شوند که در تهیۀ روشها، تکنیک ها، رویه ها، مفاهیم عملی و قوانین بکار خواهد رفت. شاید لازم باشد که این متدلوژی ها و چارچوب ها را اختصاصی سازی کرد تا بهتر بتوانند نیازهای یک چالش خاص کسب و کار را برآورده کنند
  • رویکرد جلب مشارکت ذینفعان: درک ذینفعان و دغدغه ها و علایق آنها بر تصمیماتی که حین تعیین رویکرد تحلیل کسب و کار اتخاذ می شوند تاثیر خواهد گذاشت

تکنیکها

  • طوفان فکری: از این تکنیک در شناسایی فعالیت ها، تکنیکها، ریسکهای احتمالی تحلیل کسب و کار و سایر موضوعات مربوطه که می توانند به ساخت رویکرد تحلیل کسب و کار کمک کنند، استفاده می شود.
  • موردهای تجاری: از این تکنیک زمانی استفاده می شود که می خواهیم متوجه شویم آیا ارکان یک مساله یا فرصت به شکل ویژه ای نسبت به زمان حساس هستند، ارزش بالایی دارند یا آیا هیچ عدم قطعیت خاصی در مورد ارکان راه حل یا نیاز احتمالی وجود دارد یا خیر
  • تحلیل مستندات: از این تکنیک در بررسی سرمایه های سازمانی موجودی استفاده می شود که می توانند به برنامه ریزی رویکرد تحلیل کسب و کار کمک کنند.
  • برآورد: از این تکنیک برای مشخص کردن زمان انجام فعالیت های تحلیل کسب و کار استفاده می شود
  • تحلیل مالی: از این تکنیک برای ارزیابی چگونه گی اثر رویکرد ها بر ارزش توزیع شده استفاده می شود
  • تجزیۀ عملکردی: از این تکنیک در تجزیۀ فرآیندها یا رویکردهای پیچیدۀ تحلیل کسب و کار به مولفه های محتمل و مشخص استفاده می شود.
  • مصاحبه ها: از این تکنیک در کمک به ساخت یک طرح با استفاده از یک فرد یا گروه کوچکی از افراد استفاده می شود
  • پیگیری موضوعات: از این تکنیک برای پیگیری هرگونه مشکلی که حین فعالیت های برنامه ریزی با حضور ذینفعان پیش می آید، استفاده می شود. این تکنیک می تواند به پیگیری ریسک مربوط به موضوعاتی نیز بپردازد که حین بحث و گفتگوها زمانی که مشغول ساخت یک رویکرد هستید پیش می آیند.
  • درس های آموخته شده: از این تکنیک در شناسایی تجربۀ قبلی یک سازمان (موفقیت ها و چالش ها) در زمینۀ برنامه ریزی رویکرد تحلیل کسب و کار استفاده می شود
  • مدل سازی فرآیند: از این تکنیک در تعریف و اثبات رویکرد تحلیل کسب و کار استفاده می شود
  • بازبینی ها: از این تکنیک در تعیین اعتبار رویکرد تحلیل کسب و کاری که توسط ذینفعان انتخاب شده است استفاده می گردد
  •  مدیریت و تحلیل ریسک: از این تکنیک در ارزیابی ریسکها به منظور انتخاب رویکرد مناسب تحلیل کسب و کار استفاده می شود
  • مدلسازی محدوده: از این تکنیک در تعیین مرزهای راه حل بعنوان ورودی برنامه ریزی و برآوردسازی استفاده می شود
  • نظرسنجی یا پرسشنامه: از این تکنیک در شناسایی فعالیت ها، تکنیک ها، ریسکهای احتمالی تحلیل کسب و کار و سایر موضوعات مرتبط به منظور کمک کردن به ساخت رویکرد تحلیل کسب و کار استفاده می شود
  • کارگاهها: از این تکنیک در ساخت یک برنامه به صورت تیمی استفاده می شود

ذینفعان

  • متخصص موضوع دامنه: این ذینفع زمانی که مشارکت او الزامی است ولی دسترسی به او امکانپذیر نیست می تواند منبع ریسک باشد. رویکرد اتخاذ شده به حضور و سطح جلب مشارکت آنها  در یک طرح ابتکاری بستگی دارد
  • مدیر پروژه: این ذینفع تعیین می کند که آیا رویکرد مورد نظر در مورد تمام خط های زمانی و جداول زمانبندی، واقع گرایانه است. رویکرد تحلیل کسب و کار باید با سایر فعالیت ها سازگار باشد
  • مقررات گذار: حضور این ذینفع در تایید جنبه هایی از رویکرد تحلیل کسب و کار یا تصمیماتی که در اختصاصی سازی فرآیند اتخاذ شده اند لازم است بویژه در سازمانهایی که حسابرسی فرآیند تحلیل کسب و کار را بر عهده دارند
  • اسپانسر: این ذینفع می تواند نیازها و اهداف یک رویکرد را برآورده کند و تضمین کند که خط مشی های سازمان تعقیب می شوند. رویکرد منتخب به حضور و درگیرسازی این ذینفع همراه با یک طرح ابتکاری بستگی دارد

خروجی ها

رویکرد تحلیل کسب و کار: باید رویکرد تحلیل کسب و کار و فعالیت هایی که در یک طرح ابتکاری بکار گرفته خواهند شد را تعیین کرد از جمله کسی که قرار است این فعالیتها را انجام دهد، زمانبندی و توالی بندی کار، دستاوردهایی که تولید خواهند شد و تکنیک های تحلیل کسب و کاری که بکار گرفته می شوند. مابقی خروجی های حوزۀ دانش برنامه ریزی و پایش تحلیل کسب و کار ممکن است یا در رویکرد کلی ادغام شوند یا بر اساس متدلوژی، سازماندهی و چشم انداز مستقل باشند

 

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است

درصورت نیاز به اطلاعات بیشتر، یا مشاوره تحلیل کسب و کار، با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید