تحلیل کسب و کار، تحلیل فرایند، تحلیل استراتژیک، تحلیل اطلاعات کسب و کار، مدیریت اطلاعات کسب و کار،BABOK حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک، مدرس تحلیل کسب و کار، مشاور تحلیل کسب و کار

برنامۀ ریزی مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار

حسین نوریان، میلاد شهریاری

هدف

هدف از برنامه ریزی اطلاعات کسب و کار، تعیین رویکردهای ذخیره و دسترسی به اطلاعات تحلیل کسب و کار است

شرح

اطلاعات تحلیل کسب و کار شامل تمام محتوائی است که تحلیل گران کسب و کار در مسیر اجرای تحلیل کسب و کار استخراج، خلق، تدوین و منتشر می کنند. مدلها، بیانیه های محدوده، انتظارات و نیازمندی های ذینفعان، نتایج استخراج، الزامات، طراحی ها و گزینه های راه حل فقط چند مثال از این نوع اطلاعات هستند. این اطلاعات شامل الزامات و طراحی ها نیز است از داستان کاربری چابک گرفته تا اسناد رسمی نیازمندی ها و پیش نمونه های کارکردی. مدیریت اطلاعات مستلزم مشخص کردن موارد زیر است:

  • • اطلاعات را چگونه باید سازماندهی کرد
  • • سطح جزئیاتی که تحت آن باید اطلاعات را ضبط کرد
  • • تمام روابطی که میان اطلاعات وجود دارند
  • • چگونه می توان از اطلاعات در چندین طرح ابتکاری مختلف و در سرتاسر یک سازمان استفاده نمود.
  • • چگونه  باید اطلاعات را ذخیره نمود و به آنها دسترسی پیدا کرد و
  • • مشخصات اطلاعاتی که باید حفظ شوند کدامند.

مدیریت اطلاعات کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات تحلیل کسب و کار با یک سَبک سودمند و کاربردی سازماندهی شده اند و امکان دسترسی آسان پرسنلِ مناسب به این اطلاعات وجود دارد و امکان ذخیره سازی اطلاعات به مدت طولانی فراهم شده است.

ورودی ها

 

  • * رویکرد تحلیل کسب و کار: ترکیب رویکرد کلی تحلیل کسب و کار با رویکرد مدیریت اطلاعات در تضمین سازگاری رویکردها لازم است.
  • * رویکرد نظارت: این ورودی مشخص می کند که تحلیل گران کسب و کار چگونه می توانند تغییرات مربوط به الزامات و طرح ها را مدیریت کنند، چگونه می توان تصمیمات و تاییدیه های مربوط به دستاوردهای تحلیل کسب و کار را اتخاذ نمود و اولویت ها به چه نحوی وضع می شوند.
  • * رویکرد جلب مشارکت ذینفعان: شناسایی ذینفعان و درک نیازهای ارتباطی و همکاری آنها در تعیین نیازهای مدیریت اطلاعات خاص آنها مفید خواهد بود.

ارکان

سازماندهی اطلاعات تحلیل کسب و کار

تحلیل گران کسب و کار مسئول سازماندهی اطلاعات تحلیل کسب و کار با روشی هستند که امکان استفاده و دسترسی نتیجه بخش از این اطلاعات فراهم شود. اطلاعات باید کاملاً ساختار یافته باشند تا اطمینان حاصل شود که استقرار این اطلاعات کار دشواری نیست و هیچ تضادی با سایر اطلاعات ندارند و بی جهت نیز کپی برداری نمی شوند. تحلیل گر کسب و کار مشخص می کند که چگونه می توان در شروع یک طرح ابتکاری به بهترین نحو ساختار اطلاعات تحلیل کسب و کار را تعیین کرد و آنها را سازماندهی نمود. این مستلزم توجه به نوع و حجم اطلاعاتی که جمع آوری شده اند، نیازهای ذینفعان در زمینۀ استفاده از این اطلاعات و دسترسی به آنها و اندازه و پیچیدگی تغییر است. روابطی که میان انواع مختلف اطلاعات وجود دارند باید تعریف شوند تا به مدیریت تاثیر اطلاعات جدید یا تغییر یافته در آینده کمک شود.

سطح انتزاعی اطلاعات

سطح انتزاعی در مورد وسعت و عمق اطلاعاتی توضیح می دهد که قرار است تهیه شوند. نمایش های اطلاعات  طیفی از اطلاعات از فوق العاده مفهومی یا خلاصه تا خیلی مفصل را دربرمی گیرد. در تعیین این مطلب که زمانی که یک طرح ابتکاری در حال پیشرفت است هر ذینفع به چه مقدار جزئیات نیاز دارد باید به نیازهای ذینفعان، پیچیدگی آنچه که توضیح داده می شود و اهمیت تغییر توجه کرد. تحلیل گران کسب و کار به جای اینکه اطلاعات یکسانی را در اختیار تمام ذینفعان قرار دهند باید اطلاعاتی با وسعت و سطح جزئیات مناسب بر اساس نقش هر ذینفع در اختیار او قرار دهند. آن دسته از اطلاعات تحلیل کسب و کاری که راجع به موضوع اهمیت قابل توجه یا سطح بالای ریسک هستند معمولاً با جرئیات بیشتری بیان می شوند.

برنامۀ رویکرد قابل ردیابی

رویکرد قابل ردیابی مبتنی بر موارد ذیل است:

  • • پیچیدگی حوزه
  • • تعداد دیدگاههایی که در مورد الزامات ارائه خواهند شد
  • • تمام ریسکهای مرتبط با الزامات، استانداردهای سازمانی، الزامات نظارتی کاربردی و
  • • درک هزینه های ردیابی و مزایای ردیابی

تحلیل گران کسب و کار با برنامه ریزی خود مطمئن می شوند که سطح جزئیات رویکرد تحلیل آنقدر مناسب است که بتوانند موجب افزوده شدن ارزش بدون هیچ گونه هزینۀ سربار اضافی شوند.

 برنامۀ مربوط به استفادۀ مجدد از الزامات

استفادۀ مجدد از الزامات موجب صرفه جویی در وقت، هزینه و تلاش سازمان می شود- به شرط آنکه این الزامات قابل دسترسی باشند و ساختار آنها به نحوی باشد که از استفادۀ مجدد خود پشتیبانی کنند. الزاماتی که جزو کاندیداهای بالقوه جهت استفادۀ طولانی مدت به شمار می آیند همان الزاماتی هستند که سازمان باید بر اساس یک مبنای همیشگی آنها را برآورده کند مانند:

  • • الزامات نظارتی
  • • تعهدات قراردادی
  • • استانداردهای کیفیت
  • • توافق های مربوط به سطح سرویس
  • • فرآیندهای تجاری یا
  • • الزاماتی که در مورد محصولاتی توضیح می دهند که سازمان تولید می کند.

معمولاً وقتی که تحلیل گران قصد دارند در مورد ویژگی ها یا خدمات مشترکی توضیح دهند که در سیستم ها، فرآیندها یا برنامه های متعددی بکار گرفته می شوند از الزامات مجدداً استفاده خواهد داشت. تحلیل گران کسب و کار برای اینکه الزامات را با وجود تغییر فعلی، مفید سازند استفادۀ مجدد از الزامات را از قبل برنامه ریزی می کنند، بدین طریق که مشخص می کنند چگونه می توان به بهترین نحو ساختار الزامات را تعیین کرد، آنها را ذخیره نمود و امکان دسترسی به آنها را فراهم کرد طوری که برای تحلیل های کسب و کار آتی کاربردپذیر و قابل دسترسی باشند. برای اینکه بتوان مجدداً از الزامات استفاده کرد باید بوضوح نامگذاری و تعریف شوند و در منبعی ذخیره گردند که امکان دسترسی تحلیل گران کسب و کار به این منبع فراهم شود.

ذخیره سازی و دسترسی

اطلاعات تحلیل کسب و کار را به طرق مختلفی می توان ذخیره کرد. تصمیمات ذخیره سازی به فاکتورهای زیادی بستگی دارند مانند اینکه چه کسی باید به اطلاعات دسترسی پیدا کند، این افراد هرچند وقت یکبار باید به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند، و شرایط دسترسی به این اطلاعات کدامند. دسترسی پذیری به ابزارها و استانداردهای سازمانی نیز بر تصمیمات ذخیره سازی و دسترسی تاثیر می گذارند. رویکرد تحلیل کسب و کار تعیین می کند که چگونه می توان از ابزارهای مختلف در یک طرح ابتکاری استفاده نمود و چگونه می توان اطلاعات را با این ابزارها ضبط و ذخیره کرد. ابزارها باعث شکل گیری سَبک گزینش تکنیکهای تحلیل کسب و کار، اعلاناتی که باید بکار روند و روشی که اطلاعات با آن سازماندهی خواهد شد، می گردد. به غیر از الزامات و طرح ها به یک منبع برای ذخیره سازی اطلاعات نیز احتیاج داریم. این منبع باید بتواند وضعیت تمام اطلاعات ذخیره شده را نشان دهد و امکان تعدیل این اطلاعات در طول زمان را نیز فراهم کند.

ویژگی های الزامات

اطلاعاتی راجع به الزامات در اختیار ما قرار می دهند و به مدیریت همیشگی الزامات در سرتاسر مدت زمان تغییر کمک می کنند. این ویژگی ها فقط مخصوص الزامات برنامه ریزی می شوند و مشخص می گردند. ویژگی های الزامات به تحلیل گران کسب و کار اجازه می دهند تا اطلاعات را به هر یک از الزامات یا دسته هایی از الزامات مربوطه ربط دهند. اطلاعاتی که برحسب این ویژگی ها ثبت می شوند به تیم مورد نظر کمک می کنند تا به شکل موثر و نتیجه بخشی موازنه های مربوطه را میان الزامات انجام دهند، ذینفعانی که تحت تاثیر تغییرات بالقوه قرار گرفته اند را مشخص نمایند و تاثیر تغییر پیشنهاد شده را درک کنند. برخی از ویژگی های الزاماتی که معمولاً بکار گرفته می شوند عبارتند از:

  • * مرجع مطلق: این ویژگی یک شناسۀ منحصر بفرد را مهیا می کند. اگر الزامات پس و پیش شوند، تغییر کنند یا حذف شوند مرجع مطلق تغییر نخواهد کرد یا مجدداً مورد استفاده قرار نخواهد گرفت.
  • * مولف: این ویژگی نام شخصی را بیان می کند که وقتی الزامات مبهم، گنگ یا مغایرآمیز هستند باید با او مشورت کرد.
  • * پیچیدگی: این ویژگی نشان می دهد که پیاده سازی الزامات چقدر مشکل است.
  • * مالکیت: این ویژگی بر فرد یا گروهی از افراد دلالت دارد که به الزامات نیاز دارند یا قرار است در آینده پس از پیاده سازی راه حل مالک یک کسب و کار شوند.
  • * اولویت: این ویژگی بر اهمیت نسبی الزامات دلالت دارد. اولویت می تواند به معنای ارزش نسبی الزامات یا به معنای سلسله مراتبی باشد که طی آن، الزامات پیاده خواهند شد.
  • * ریسکها: این ویژگی، رویدادهای غیر قطعی را مشخص می کند که می توانند بر الزامات تاثیر بگذارند.
  • * منبع: این ویژگی منشا الزامات را مشخص می کند. اگر الزامات تغییر کنند یا اگر مجبور باشیم اطلاعات بیشتری راجع به الزامات یا نیازی که محرک این الزامات است، بدست آوریم آنگاه معمولاً باید با یک منبع مشورت کرد.
  • * پایداری: این ویژگی بر میزان پختگی الزامات دلالت دارد.
  • * وضعیت: این ویژگی نشان دهندۀ وضعیت الزامات است، اینکه آیا الزامات، پیشنهاد شده اند، مورد پذیرش قرار گرفته اند، تایید شده اند، به تعویق افتاده اند، لغو شده اند یا پیاده شده اند.
  • * فوریت: این ویژگی بدین معناست که نیاز به الزامات چقدر اضطراری است. زمانی که یک فرجۀ زمانی برای پیاده سازی وجود دارد معمولاً لازم است که میان این ویژگی و ویژگی اولویت تمایز قائل شد.

 

رهنمودها و ابزارها

  • *  ارزیابی عملکرد تحلیل کسب و کار: این ابزار نتایج ارزیابی های قبلی را که باید بررسی شوند و با تمام رویکردهای برنامه ریزی ترکیب شوند را در اختیار ما قرار خواهد داد.
  • * خط مشی های کسب و کار: این ابزار حدودی را تعریف می کند که در این حدود، تصمیمات باید اتخاذ شوند. این خط مشی ها از طریق مقررات، قراردادها، توافق نامه ها، ضمانت نامه ها، مجوزها و سایر تعهدات قانونی توصیف می شوند.
  • * ابزارهای مدیریت اطلاعات: هر سازمان از یکسری ابزارها جهت ذخیره سازی، بازیابی و تسهیم اطلاعات تحلیل کسب و کار خود استفاده می کند. این ابزارها می توانند به سادگی یک تختۀ وایت بُرد باشند یا به پیچیدگی ویکی جهانی یا ابزار قدرتمند مدیریت الزامات.
  • * اطلاعات قانونی/نظارتی: این ابزار در مورد مقررات یا قواعد قانونی توضیح می دهد که باید از آنها پیروی کرد و همچنین به تحلیل گران کمک می کند تا مشخص کنند اطلاعات تحلیل کسب و کار را چگونه می توان مدیریت کرد.

تکنیک ها

  • * طوفان فکری: این تکنیک به ذینفعان کمک می کند تا نیازهای مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار خود را بیان کنند.
  • * مصاحبه ها: این تکنیک به ذینفعان خاصی کمک می کند تا نیازهای مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار خود را بیان کنند.
  • * ردیابی موضوعات: این تکنیک در پیگیری مشکلاتی که فرآیندهای مدیریت اطلاعات فعلی دارند بکار می رود.
  • * دروس آموخته شده: از این تکنیک در خلق منبعی از اطلاعات جهت تجزیه و تحلیل رویکردهای مربوط به مدیریت کارآمد اطلاعات تحلیل کسب و کار استفاده می شود.
  • * نقشۀ ذهنی: از این تکنیک در شناسایی و دسته بندی انواع مختلفی از اطلاعات استفاده می شود که باید مدیریت شوند.
  • * مدلسازی فرآیند: از این تکنیک در اثبات فرآیند یا روشی استفاده می شود که مربوط به مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار هستند.
  • * نظرسنجی یا پرسشنامه: با استفاده از این تکنیک از ذینفعان خواسته می شود که ورودی های خود جهت تعریف مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار را ارائه دهند.
  • *کارگاه ها: از این تکنیک در بیان نیازهای مدیریت اطلاعات تحلیل کسب و کار به صورت گروهی استفاده می شود.

ذینفعان

  • * متخصص موضوع دامنه: شاید لازم باشد که این ذینفع به اطلاعات تحلیل کسب و کار دسترسی پیدا کند و با این اطلاعات کار کند و این ذینفع به دیدگاه خاص تری از اطلاعات تحلیل کسب و کاری علاقه مند است که با حوزۀ تخصص او در ارتباط هستند.
  • * مقررات گذار: این ذینفع می تواند قوانین و فرآیندهای مربوط به مدیریت اطلاعات را تعریف کند.
  • * اسپانسر: این ذینفع به بازبینی اطلاعات تحلیل کسب و کار می پردازد و نظر خود را راجع به آنها اعلام می کند و این اطلاعات را تایید می نماید.

خروجی ها

* رویکرد مدیریت اطلاعات: این خروجی شامل رویکرد تعریف شده ای است که نشان می دهد اطلاعات تحلیل کسب و کار در طول مدت تغییر و پس از اتمام تغییر، ذخیره خواهند شد و نحوۀ دسترسی به این اطلاعات و استفاده از آنها چگونه خواهد بود.

 

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است

جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره تحلیل کسب و کار با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید