انعطاف پذیری، تحلیل انعطاف پذیری، انطباق پذیری، تحلیل استراتژیک، مدیریت استراتژیک، تحلیل محیط حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک

 

تحلیل انعطاف پذیری سازمانی (Organizational Flexibility Analysis):

اساسا فضای کسب و کار گذشته فضایی قابل پیش بینی و کم تغییر بوده است از این رو اغلب مدل های تحلیل استراتژیک و قابلیت های سازمانی، توجه ویژه ای به قابلیت انعطاف پذیری سازمانی نداشته اند. از سوی دیگر در مدل های تحلیلی سنتی، قدرت تاثیر گذاری سازمان بر محیط عملا صفر یا بسیار ناچیز براورد می شده است و از این نظر نیز انعطاف پذیری سازمانی برای تاثیر گذاری بر محیط هم مطرح نبوده است. اما در فضای بسیار رقابتی و متلاطم جدید سازمان ها باید از قابلیت تطبیق خود با تغیرات محیط برخوردار باشند و در عین حال بکوشند تا در جهت دستیابی به استراتژی های خود بر محیط کسب و کار نیز موثر واقع گردند این الزامات موجب شده است در سالهای اخیر مقوله انعطاف پذیری سازمانی بسیار مورد توجه قرار گیرد و مدل ها و چارچوب های مفیدی برای شناخت و تحلیل آن تدوین گردد که "مدل انعطاف پذیری" "ولبدرا" یکی از آنها است.

مدل انعطاف پذیری سازمانی توسط هنک ولبدرا (Henk Volbedra) استاد دانشگاه روتردام تدوین شده که هدف از آن راهنمایی مدیران برای شناسائی و فهم گونه های مختلف انعطاف پذیری سازمانی بوده است. مدیرانی که در دهه ۱۹۸۰ بسیار مشتاق به تشکیل سازمانهایی با انعطاف پذیری پایدار بوده اند و البته مدل جامع و مناسبی را برای تحلیل آن نمی یافتند. پایان نامه دکترای ولبدرا در سال ۱۹۹۲ درباره انعطاف پذیری سازمانی منتشر گردید که توانست جوایز زیادی مانند جایزه مدیریت استراتژیک ایگور آسوف را از آن خود کند و پس از آن مدل او با استقبال زیادی از جانب تحلیل گران استراتژیک مواجه گردید.َ تدوین مدل او پاسخی بود به رویکردهای بسیار متفاوت و بعضا متناقض به مقوله انعطاف پذیری سازمانی که تحلیل گران این حوزه را دچار سردرگمی ساخته بود. در آن زمان -مانند اکنون- همه به نقش تعیین کننده انعطاف پذیری سازمان در کاهش زمان چرخه تولید محصول باور داشتند و آن را پاسخ مناسبی به تقاضاهای بازار تقسیم شده کسب و کار می دانستند اما هنوز درک مشترکی راجع به مولفه های انعطاف پذیری سازمانی حاصل نگردیده بود. اما با پیدایش تحلیل او و بعد از تمرکز بر اثربخشی در دهه ۵۰ و کیفیت در دهه ۶۰ ، انعطاف پذیری به عنوان موج سوم رقابت در دهه ۱۹۹۰ مطرح گردید.

این تحلیل همزمان بر پایه روشهای تحقیق کتابخانه ای و میدانی بنا شده و حداکثر کوشش در آن به کار رفته است تا مدلی معتبر و با قابلیت استفاده تحلیلی زیاد برای مخاطبان آن فراهم گردد این چهارچوب پس از آن با چندین رویکرد تحلیلی دیگر شامل تحلیل رقابت، تحلیل نوآوری سازمانی، تحلیل چابکی سازمانی و ... راستی آزمایی گردید و بر مبنای آن ابزار تحلیلی دیگری تحت عنوان "ممیزی انعطاف پذیری و طراحی مجدد (Flexibility Analysis and Redesign )" توسعه یافت.

چهارچوب تحلیل انعطاف پذیری سازمان پنج سنگ بنای اصلی و سه نیرو نشان می دهد که چگونه تناقض انعطاف پذیری در سازمان قابل حل است که شامل قابلیت های مدیریتی، طراحی سازمانی و اثر تغییرات نیروهای رقابتی استمدیریت وضعیت فعلی انعطاف پذیری سازمان را شکل می دهد. طراحی سازمانی، پتانسیل های موجود برای انعطاف پذیری را مشخص می کند و نیروهای رقابتی برای ما روشن می سازد که چه تغییراتی مورد نیاز است. سطح ابرانعطاف پذیری بیان می کند که چگونه و با چه سرعتی در طول زمان، تغییرات انعطاف پذیری می تواند اتفاق بیافتد. با توجه به اینکه این عوامل می توانند اثرات مختلفی بر روی یکدیگر داشته باشند، سازمان رویکردهای مختلفی به انعطاف پذیری را در طول زمان تجربه خواهد کرد.

تناقض انعطاف پذیری:

به ایجاد تعادل مناسب میان ثبات سازمانی و انعطاف پذیری لازم برای مواجهه با تغییرات محیطی تناقض انعطاف پذیری اطلاق می گردد. اگر سازمان نتواند خود را با تغییرات محیطی ( مخصوصا در محیط های آشفته ) انطباق دهد، تداوم کسب و کار با ریسک شکست مواجه خواهد شد و اگر در سازمان ثبات لازم برای اعمال برنامه ها و اهداف وجود نداشته باشد بی نظمی و اشفتگی کارائی و اثربخشی سازمان را مختل خواهد کرد. از این رو یکی از وظایف مدیریت، تحلیل استراتژیک نقطه بهینه انعطاف پذیری در سازمان است که در این مدل به حل تناقض انعطاف پذیری معروف گشته است.

کنترل پذیری:

چارچوب انعطاق پذیری سازمانی "ولبدرا" بر مبنای تئوری کنترل بنا نهاده شده است به این معنا که در این مدل به ظرفیت کنترلی مدیران و قابلیت کنترل پذیری سازمان در مواجهه با فضای کسب و کار توجه شده است. توانایی کنترل عوامل موثر بر انعطاف پذیری سازمانی در قابلیت های مدیریتی و میزان کنترل پذیری سازمانی نیز در مقوله طراحی سازمانی تشریح گردیده است. بنابراین ایجاد انعطاف پذیری سازمانی مستلزم دو بعد از وظایف است، یکی وظایف مدیریتی که بتواند به صورت مستمر تغییرات مدیریتی را رصد نموده و متناسب با آنها واکنش مناسب را اتخاذ کند و وظیفه دیگر که طراحی سازمان بر اساس مولفه های انعطاف پذیری است، به گونه ای که سازمان از پتانسیل لازم برای انعطاف پذیری در موقعیت های مختلف برخوردار باشد و مدیریت سازمان در مواقع لازم بتواند برای انجام وظیفه مدیریتی از آن پتانسیل های انعطاف پذیری برخوردار گردد.

 این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

انتخاب مدل مناسب برای تحلیل استراتژیک

وظیفه مدیریتی:

چالش مدیریتی انعطاف پذیری در آن است که مدیریت بتواند تعداد مناسب و ترکیبی کافی از تمهیدات و رویه های انعطاف پذیری را برای سازمان رقم زند تا شرکت بتواند با مشکلات کسب و کار به شیوه منعطف مواجه گردد. در این چهارچوب، رویه های انعطاف پذیری به شش گونه تقسیم گردیده که شامل دو دسته انعطاف پذیری داخلی و خارجی است، رویه های انعطاف پذیری داخلی بازگو کننده نحوه مدیریت اثرات محیط بر سازمان و رویه های انعطاف پذیری خارجی بیانگر نحوه تاثیر گذاری سازمان بر محیط خود است که هر یک از این انواع خود به سه دسته زیر تقسیم گردیده که شش رویه انعطاف پذیری را شامل می گردند. وظیفه مدیریتی انعطاف پذیری به معنی فراهم کردن مزیت های رقابتی سازمانی است که سازمان بر مبنای آنها خود را با تلاطم محیطی وفق دهد.

انعطاف پذیری عملیاتی:

تغییرات متواتر اما کوچک و با دامنه زمانی کم که مربوط به انجام عملیات در سازمان است و اتخاذ این رویه ها اثری بر پایداری ارتباط سازمان و محیط آن ندارد. هدف از این رویه های کنترلی انعطاف پذیری سازمانی ایجاد یکپارچگی مناسب میان سازمان و محیط آن برای انجام فرایندهای کسب و کار سازمان است.

انعطاف پذیری ساختاری:

توانایی مدیریت در انطباق بخشی میان ساختار سازمانی و نحوه تصمیم گیری در سازمان و فرایندهای ارتباطی و پاسخگوئی با تحولات محیطی با رویکرد اثرپذیری از محیط یا اثر گذاری بر آن انعطاف پذیری سازمانی است. یعنی مدیریت سازمان تا چه حد می تواند ساختار کسب و کار مانند مشارکت با دیگر عوامل و سیاست های ادغام و غیره را اتخاذ نماید

انعطاف پذیری استراتژیک:

رویه های انعطاف پذیری که مربوط به اهداف سازمان یا محیط آن می شوند در حوزه انعطاف پذیری استراتژیک قرار می گیرند. این رویه ها به ندرت اتخاذ می گردد و معمولا مربوط به مواردی است که تغییرات بسیار مهم و اثر گذار است مثلا تغییرات تکنولوژیک، سبد جدید محصولات و خدمات در بازار یا قوانین جدید کسب و کار در محیط که می تواند مدل رقابت در آن را به صورت معنی داری دستخوش تغییر کند.

 

 

سطوح انعطاف پذیری مدیریتی:

سطح

ویژگی

نوع

محدود

مدیریت سازمان امکان زیادی را برای افزایش حجم و تنوع فعالیت های سازمان فراهم آورده است.

انعطاف پذیری عملیاتی

متوسط

مدیریت ضمن براورد انعطاف پذیری عملیاتی، قابلیت های تجدید سریع ساختار و تغییر فرایندهای تصمیم گیری و ارتباطی را ایجاد نموده است.

انعطاف پذیری ساختاری

گسترده

سازمان ضمن براورد انعطاف پذیری های عملیاتی و ساختاری می تواند استراتژی های بنگاه و طبیعت کسب و کار را همسو با تغییرات محیطی به سرعت تغییر دهد

انعطاف پذیری استراتژیک

به عنوان مثال در حالت انعطاف پذیری محدود سازمان می تواند حجم تولید را بالا ببرد یا بهره وری انجام فعالیت ها را در جهت کاهش قیمت افزایش دهد اما توانایی مشارکت و ادغام با تامین کنندگان، اثر گذاری بر روی بازار با ارائه محصولات جدید، تغییر نیروهای رقابتی بازار، اثر گذاری بر قوانین و مقررات و ... نیاز به سطح گسترده ای از انعطاف پذیری مدیریتی خواهد داشت.

وظیفه طراحی سازمانی:

طراحی سازمانی شامل ظرفیت های سازمان برای انعطاف پذیری است و حدود امکان پذیر برای ترکیب انعطاف پذیری سازمان را مشخص می کند. پتانسیل انعطاف پذیری سازمان در دو موقعیت باید تغییر کند یکی وقتی که این پتانسیل برای ترکیب انعطاف پذیری مورد نیاز بسیار کوچک است برای اینکه سازمان بتواند خود را با مورد نیاز هماهنگ سازد و دیگر زمانی که این پتانسیل برای انعطاف پذیری مورد نیاز بسیار زیاد است تا از بی نظمی سازمانی جلوگیری شود. در این چهارچوب سه مولفه اصلی اثرگذار بر پتانسیل های انعطاف پذیری سازمان تشریح گردیده است این عوامل اگرچه از یکدیگر جدا هستند اما در طول زمان بر یکدیگر اثرگذار خواهند بود.

تکنولوژی:

تکنولوژی های موجود در سازمان، امکانات نرم افزاری، سخت افزاری، دانشی و مهارتی و ارتباطات و یکپارچگی میان آنها را شامل می گردد که از بعد انعطاف پذیری می تواند دامنه ای از غیر منعطف در مقیاس تولید تا منعطف در تنوع تولید را شامل گردد.

ساختار سازمانی:

ساختار سازمانی بر اساس تقسیم بندی سلسله مراتبی بنا گردیده که نشان دهنده تقسیم مسئولیت ها و اختیارات در سازمان است. که شامل برنامه ریزی، هماهنگی و جریان اطلاعات برای تصمیم گیری می شود. ساختارهای سازمانی دامنه ای از مدل های مکانیکی و ارگانیکی را شامل می شوند

فرهنگ سازمانی:

فرهنگ سازمانی سیستمی یکپارچه از ایده ها است که در اذهان کارکنان سازمان شکل گرفته است و گونه های آن می تواند از وضعیت محافظه کارانه تا نوآورانه را پوشش دهد.

سطوح انعطاف پذیری طراحی سازمانی:

سطح

ویژگی

پایین

سازمان از ظرفیت واکنش کمی به تغییرات محیطی برخوردار است و کمبود پتانسیل های انعطاف پذیری سازمان را در وضعیت آسیب پذیر و شکننده در مقابل تغییرات محیطی قرار داده است در این حالت شرکت معمولا از تکنولوژی عادی، ساختار مکانیکی و فرهنگ محافظه کارانه برخوردار است

متوسط

تا زمانی که سازمان با تغییرات پیش بینی نشده ای مواجه نشده است قابلیت کنترلی آن بالا است اما وقتی با این نوع از دگرگونی ها مواجه می شود، تغییراتی در سازمان اتفاق می افتد که لزوما هم راستا و هم سرعت با تغییرات محیطی نیست این حالت تصلب در شرکت ها معمولا معلول ساختار سازمانی مکانیکی و فرهنگ سازمانی محافظه کارانه است.

زیاد

قابلیت واکنش سازمان به اندازه ای است که شرکت می تواند با سرعت و کیفیت مورد انتظار خود را با تحولات محیطی هماهنگ نماید. در این وضعیت ساختار سازمانی ارگانیک و فرهنگ سازمانی مبتنی بر نوآوری و تکنولوژی انعطاف پذیر است

 

این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

تحلیل استراتژیک انطباق پذیری سازمانی

تغییر نیروهای رقابتی (Changing Competitive Forces):

آشفتگی و تلاطم محیط نشان دهنده آن خواهد بود که آیا ترکیب انعطاف پذیری سازمان و پتانسیل موجود برای انعطاف پذیری کافی و اثربخش است یا نه؟ اگر وضعیت محیط پایدار باشد میزان کمی از ترکیب انعطاف پذیری کافی خواهد بود اما در صورت تلاطم زیاد آن، مدیریت باید تمهیدات بیشتری را برای نهادینه سازی انعطاف پذیری در سازمان خود ایجاد کرده باشد.

بر اساس چارچوب انعطاف پذیری سازمانی، محیط کسب و کار به چهار سطح تقسیم می گردد:

  • خرد (Micro): ورودی ها و خروجی های فرایندهای اصلی ( زنجیره ارزش سازمان )
  • وظیفه (Task): ذینفعانی که ورودی ها را برای سازمان ایجاد می کنند و یا از خروجی های آن بهره مند می شوند مانند تامین کنندگان و مشتریان
  • تجمیع (Aggregation): گروه هایی در محیط که بتوانند بر ورودی ها و خروجی های سازمان اثرگذار باشند، مثلا آن را محدود یا برایش قانون وضع کنند. مانند رقبا، اتحادیه ها، اصناف و ...
  • کلان (Macro): حیطه وسیع تری از نیروهای اجتماعی که می توانند بر سطح تجمیع و وظیفه اثرگذار باشند

ابعاد تلاطم و آشفتگی محیطی نیز با معیارهای زیر اندازه گیری می شود:

  • پیچیدگی (Complexity): مجموعه شاخص های تعداد آیتم های اثرگذار محیطی و میزان اثرگذاری آنها بر یکدیگر، نشان دهنده پیچیدگی محیطی خواهد بود.
  • پویایی (Dynamism): مجموعه شاخص های تواتر تغییرات در محیط و میزان شدت تغییرات شاخص پویایی محیطی خواهد بود
  • پیش بینی ناپذیری (Unpredictability): تحلیل گران استراتژیک سازمان تا چه حد می توانند وقوع تغییرات در محیط را پیش بینی کنند؟ طبیعی است اگر تغییرات محیطی روند خطی یا چرخشی داشته باشد، پیش بینی آنها راحت تر است اما وقتی داده های وضعیت محیطی کم است یا شفاف نیست، پیش بینی پذیری آن مشکل تر خواهد بود.

سه بعد فوق از نظر اهمیت با یکدیگر متفاوتند، پیش بینی پذیری از بیشترین و پیچیدگی از کمترین اهمیت برخوردار است و طبیعتا میزان انعطاف پذیری لازم برای سازمان با توجه به این ابعاد مشخص می گردد.

 

ابرانعطاف پذیری (MetaFlexibility):

در چارچوب تحلیل انعطاف پذیری سازمانی، ابرانعطاف پذیری به معنی فرایند ایجاد رویه های انعطاف پذیری در سازمان است که شامل مراحل خلق، یکپارچه سازی و کاربری مولفه های انعطاف پذیری سازمان می گردد. به عبارت دیگر ابرانعطاف پذیری به معنای آن است که سازمان چگونه می تواند رویه جدیدی برای انعطاف پذیری ایجاد نموده یا رویه های قبلی را منسوخ نماید. انعطاف پذیری مدیریتی بر ابرقابلیت ها (Meta-Capability) های سازمانی استوار است که میزان اثربخشی آن به قابلیت های حرفه ای مدیران و تحلیل گران سازمان بستگی دارد که تا چه حد از اطلاعات محیطی لازم برخوردارند و توانایی آنها در تحلیل سریع اثرگذاری تغییرات بر سازمان چقدر است. مدیران باید بتوانند با اتخاذ سیاست های مناسب و انجام تمهیدات رهبری سازمانی، مدیریت مناسبی بر ترکیب انعطاف پذیری سازمان اعمال کنند و در هر مقطع از توانایی تغییر حالت سازمانی متناسب با تغییرات محیطی برخوردار باشند. به عبارت دیگر ابرانعطاف پذیری نشان می دهد سازمان چگونه می تواند تعادل لازم میان ترکیب انعطاف پذیری سازمان را با تغییرات محیطی حفظ نماید به گونه ای که شرکت ضمن مواجهه مناسب با تغییرات محیطی در چمبره بی نظمی سازمانی نیز گرفتار نشود. شاخص مناسب برای اندازه گیری ابرانعطاف پذیری در سازمان، سرعت تغییر ترکیب انعطاف پذیری است.

حالت های سازمانی:

بر اساس تکنیک انعطاف پذیری سازمانی، شرکت ها در طول زمان و در مواجهه با تغییرات محیطی حالت هایی به خود می گیرند که ناظر بر میزان انعطاف پذیری آنها است و نمودار حالت های سازمانی نشان می دهد که از نظر انعطاف پذیری، شرکت ها معمولا چه روندی را طی می کنند. نتیجه گیری کلی که از این نمودار به دست می آید آن است که ترکیب انعطاف پذیری سازمان معمولا در طول زمان یکسان باقی نمی ماند و حتما دچار تغییر خواهد شد. سازمان ها در اثر تغییرات محیطی حالت خود را با استفاده از تمهیدات انجماد ساختار سازمانی و انجماد زدایی از آن تغییر می دهند تا بتوانند در محیط پر تلاطم، از استمرار بقای خود محافظت کنند. در این مدل چهار گونه حالت های سازمانی با توجه به ابعاد ترکیب انعطاف پذیری و کنترل پذیری سازمانی پیشنهاد گردیده که در نمودار زیر مجسم شده است:

مسیر های حل تعارض انعطاف پذیری:

بر حسب نیاز سازمان به حفظ ثبات سازمانی و تمرکز بر وضعیت موجود یا منعطف نمودن خود با تغییرات مداوم محیطی، شرکت ها می توانند دو مسیر معکوس یکدیگر شامل فرایند عادی سازی یا فرایند بازآفرینی را تجربه نمایند. این دو فرایند معکوس ایستگاه های مشترکی دارد که همان حالت های انعطاف پذیری سازمان است. بدیهی است در طول چرخه عمر سازمان و با توجه به وضعیت محیطی و نیاز به تغییر، مدیریت یکی از این دو مسیر را انتخاب کرده و شرایط سازمان را متناسب با آن تنظیم می نماید.

فرایند عادی سازی:

همه سازمان ها، زندگی خود را از حالت بی نظمی آغاز می کنند که ویژگی یک سازمان نو بنیاد است. اما پس از آن مدیریت باید با ایجاد تمرکز استراتژیک، مولفه های سازمان را در راستای هدفی که در تحلیل ها مشخص می شود همسو نماید. این تمرکز سازمان را از حالت بی نظمی به به حالت انعطاف پذیر تغییر می دهد. قابلیت مدیریت در تحلیل اطلاعات و احساس تغییرات در محیط به سازمان امکان می دهد که رویه های قوی تری را فراهم آورد که از نیاز به اتخاذ تصمیمات رادیکال برای تغییرات دفعی و اساسی جلوگیری نموده و قابلیت پیش بینی پذیری سازمان را افزایش دهد این تمهید در قالب فرایند بالغ سازی انجام می شود و حالت سازمانی را به برنامه ریزی شده تبدیل می کند تا تمرکز بیشتر بر اهداف بلند مدت موجبات ارزش آفرینی سازمان را فراهم آورد و در نهایت وقتی بر تمرکز بر اهداف بلند مدت و غیر قابل تغییر زیاد شود، ایستایی سازمانی حادث می شود و سازمان از حالت برنامه برنامه ریزی شده به حالت متصلب تغییر می یابد طبیعی است حالت متصلب امکان هر نوع واکنش به تغییرات را از سازمان صلب خواهد کرد

فرایند بازآفرینی:

مدیران سازمانی که در حالت متصلب قراردارد و تحلیل گران آن ریسک آسیب پذیری سازمان از تغییرات محیطی را رصدد کرده اند، ناگزیر خواهند بود فرایندهای بازآفرینی سازمان به منظور افزایش انعطاف و انطباق پذیری آن با محیط را در دستور کار قرار دهند تا تغییرات سازمان و محیط پیرامون آن هماهنگ و  همراستا شود،( مثلا در صورت نیاز به ورود به بازار جدید، تولید محصول جدید، ایجاد مزیت های رقابتی دیگر و ...) در اولین قدم مدیریت سازمان فرایند بازآفرینی حرفه ای را در دستور کار قرار می دهد. این فرایند با تغییر تکنولوژی تولید و رفع فرهنگ سازمانی سنتی و محافظه کارانه و تغییر آن به فرهنگ ارگانیک، ترکیب انعطاف پذیری سازمانی را افزایش می دهد و موجب می شود حالت سازمانی از متصلب به برنامه ریزی شده تغییر شکل دهد تا شرکت بتواند خود را در راستای تغییرات محیطی منعطف سازد. بازآفرینی کارافرینانه که معمولا در شرایط تلاطم محیطی جاری می گردد، ترکیب انعطاف پذیری سازمان را با تغییر ساختاری آن و تمرکز بر انعطاف پذیری استراتژیک گسترده تر می کند و موجب می شود سازمان از حالت برنامه ریزی شده به حالت انعطاف پذیر تبدیل گردد اما در صورت افراط و تشدید این رویکرد و برداشته شدن تمرکز از دیدگاه استراتژیک و حذف و محو شدن اهداف میان و کوتاه مدت سازمان به بی نظمی تغییر حالت خواهد داد.

 

استفاده از مطالب فوق با ذکر منبع مجاز است

جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره تحلیل استراتژیک، با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید.

 

به اشتراک بگذارید:

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail