روش استقرار مدیریت فرایندها، حسین نوریان، مشاور مدیریت فرایندها، مدرس مدیریت فرایندهای کسب و کار فرایند، مدیریت فرایند، تحلیل فرایند، مدیریت فرایندهای کسب و کار، مهندسی مجدد فرایندها، جاری سازی فرایند

 

استقرار مدیریت فرایندها در سازمان

برای استقرار موثر مدیریت فرایندها در سازمان، چهارچوب ها و متدلوژی های مختلفی پیشنهاد گردیده که تا حدود بسیار زیادی به یکدیگر شباهت دارد زیرا همه آنها بر مبنای نگرش رایج PDCA شکل گرفته اند. پیشنهاد ما مدل شش مرحله ای به شکل مندرج در نمودار زیر است که شامل مراحل شناسائی حوزه های بهبود، تحلیل فرایند، مدل سازی فرایند، پیش جاری سازی، جاری سازی و پایش می باشد که در ادامه هر یک از این مراحل به اجمال تشریح گردیده است:

C:\Users\h.nourian\Desktop\site bpm\bpm mETHODOLOGY.png

 شناسائی اولویت های بهبود:

اگر سازمان اولین دوره استقرار مدیریت فرایندهای سازمانی خود را تجربه می نماید، از لحاظ ایجاد یکپارچگی سازمانی میان فرایندها، مناسب است تمامی فرایندهای ایجاد کننده ارزش در سازمان را به عنوان اولویت های بهبود در نظر گیرد.زیرا ورودی ها و خروجی های فرایندهای مختلف بایکدیگر همپیوند و یکپارچه هستند و در صورت فقدان یک مدل فرایندی جامع و گسترده امکان تحلیل زیر فرایندها و انجام بهبود های آتی میسر نخواهد بود. بدیهی است در اولین تلاش، سازمان فرایندهای کسب و کار خود را متناسب با بلوغ فرایندی موجود و زمینه های فرهنگ سازمانی و سبک مدیریتی حاکم بر شرکت طرح ریزی می نماید زیرا یکی از مولفه های شکست در مدیریت اثربخش فرایندها، طرح ریزی آنها به گونه ای است که با توجه به امکانات دانشی، مهارتی، نرم افزاری و سخت افزاری موجود امکان جاری سازی و اجرای آنها وجود نداشته باشد.

اما اگر سازمان قبلا فرایندهای کسب و کار خود را تدوین نموده و اکنون درصدد بهبود مستمر آنها است ( چرخه دوم به بعد ) ، اولویت های بهبود بر اساس دو عامل میزان تاثیر گذاری فرایند بر سازمان (Gain) و درجه نارسائی آن (Pain) تعیین می گردد. شاخص میزان تاثیر گذاری مرتبط با استراتژی های سازمان است به این مفهوم که هرچه نقش آن فرایند خاص در دستیابی سازمان به راهبردهایش بیشتر باشد، از اولویت بیشتری برای بهبود برخوردار خواهد شد. شاخص درجه نارسائی نیز به میزان انحراف شاخص های اندازه گیری شده فرایند از اهداف تعیین شده برای آن بستگی دارد یعنی هرچه اجرای یک فرایند با نارسائی بیشتری برخوردار باشد و شاخص های اندازه گیری شده برای آن فاصله بیشتری با میزان هدف داشته باشد، از اولویت بیشتری برای توجه و بهبود برخوردار خواهد بود. نهایتا در مرحله شناسائی اولیت های بهبود ، سازمان با در نظر گرفتن دو عامل اثر گذاری و نارسائی، فرایندهای دارای اولویت و کاندیدا برای بهبود را مشخص می نماید.

استراتژی - فرایند.png

این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

 

تحلیل فرایند:

مرحله تحلیل فرایند شامل بررسی وضعیت موجود انجام فرایندها، اندازه گیری سطح بلوغ فرایندی سازمان و انجام تحلیل مفهومی برای بهبود فرایند خواهد بود. به عبارت بهتر در مرحله تحلیل فرایند، وضعیت موجود آن (As Is) و وضعیت مطلوب آن (To Be) تحلیل می گردند که بر اساس آن اولویت های بهبود در فرایند مشخص می شود. اولویت های بهبود مفهومی در فرایند می تواند یکی یا ترکیبی از مواردی مانند، کاهش زمان انجام فرایند، کاهش ضایعات تولید خروجی های فرایند، کاهش انبارش، کاهش خواب سرمایه در فرایند، استفاده بهتر از دانش متولیان فرایند، افزایش کیفیت خروجی فرایند، افزایش رضایت مشتری فرایند، کاهش حمل و نقل و جابجایی در فرایند و غیره باشد.

lean.png

این مطلب را هم ملاحظه فرمایید

تحلیل فرایندهای کسب و کار

مدل سازی فرایند:

پس از بهبود مفهومی فرایند با توجه به وضعیت موجود و وضعیت مطلوب مورد انتظار، فعالیت های مدل سازی فرایند انجام می گردد. پیشنهاد می گردد مدل سازی فرایند بر اساس یکی از الگوهای مورد وثوق مرجع انجام پذیرد تا سازمان بتواند از فواید آن که شامل موارد زیر است به خوبی بهره مند گردد.

  • در مدل های مرجه مورد وثوق، یکپارچگی میان فرایندها لحاظ گردیده و حوزه های آن مشخص شده است
  • این مدل ها بر اساس بهترین تجربیات فرایندی سازمان های پیشرو تدوین گردیده است
  • شاخص های بهینه کاوی (Bench Mark) برای شاخص های فرایندی این مدل های مرجع وجود دارد که می تواند راهنمای خوبی برای هدف گذاری در فرایند به شمار آید

معمولا در اولین تجربیات سازمان ها، مدل ها برای ایجاد فهم مشترک میان اجزا و بهره گیری از یکپارچگی آن استفاده می گردد و در مراحل بعدی سعی می گردد با تبعیت از فرایندهای از پیش آزمایش شده مبتنی بر بهترین تجربیات شرکت ها، بلوغ مفهومی و اجرایی فرایندها افزایش یابد. میزان و سطح استفاده از مدل های مرجع می تواند به عنوان یک عامل اساسی موفقیت یا شکست در مدیریت فرایندها به شمار آید که دفت نظر زیاد و استفاده از مشاورین با تجربه در این حوزه را می طلبد. معمولا در سطوح بالای فرایندی مانند مجموعه فرایند و سطح اول، بیشتر از خصوصیات مدل های مرجع استفاده شده و در سطوح پایین تر مانند زیر فرایندها و فعالیت ها از ویژگی ها و تجربیات درون سازمانی برای طرح ریزی فرایند استفاده می گردد. در مرحله مدل سازی فرایندها، شناسنامه و نقشه فرایندهای کسب و کار تدوین می گردد. شناسنامه فرایندها حاوی اطلاعات ماموریت ، دامنه کاربرد، زیر فرایندها و فعالیت ها، تامین کنندگان و ورودی ها، مشتریان و خروجی ها، مالک و مجریان مراحل فرایند و شاخص های پایش و اندازه گیری فرایند خواهد بود. نقشه فرایند نیز به صورت شماتیک مراحل اجرایی فرایند را در واحدهای مختلف سازمان نشان می دهد. بدیهی است مدل سازی فرایندها مهمترین مرحله از مدیریت فرایندها است زیرا جاری سازی فرایند بر مبنای آن صورت گرفته و در صورت وجود اشتباه و نارسایی، سازمان با افت اثربخشی و کاهش بهره وری مواجه خواهد بود. از این رو برای مدل سازی فرایندها، ضرورت ها و الزاماتی مطرح گردیده که شامل موارد زیر است:

  • یکپارچگی فرایندها باید از طریق ورودی ها و خروجی های آنها لحاظ گردد
  • فرایندها بهتر و با بلوغ بیشتر از وضع موجود اما در حدی که قابل اجرا باشد، مدل سازی گردند
  • فرایندها، بین واحدی (Cross Functional) مدل سازی شود
  • بهتر است تعداد سطوح شکست فرایندها استاندارد باشد
  • نحوه حاکمیت بر فرایند شامل مالک فرایند و حدود اختیارات و پاسخگویی آن مشخص گردد
  • از شاخص های متنوع و مناسب برای اندازه گیری وضعیت فرایند استفاده گردیده که شامل شاخص های پیشرو و پس رو و شاخص های کارائی و اثربخشی و کیفیت باشد.

ابزارهای مدل سازی فرایند 

ابزارهای مدل سازی فرایند

این مطلب را هم ملاحظه فرمایید

مدل سازی فرایندهای کسب و کار

 

 

پیش جاری سازی فرایند:

در این مرحله سازماندهی های لازم برای جاری سازی مناسب فرایند انجام می پذیرد، فرایندها به کلیه ذینفعان آن شامل مالک، مجریان فعالیت ها، تامین کنندگان و مشتریان آموزش داده شده و فهم مشترکی راجع به نحوه جاری سازی اثربخش آن ایجاد می گردد. پر واضح است که یکی از عوامل مهم در جاری سازی موثر فرایندهای کسب و کار مکانیزاسیون آن و استفاده از سیستم های اطلاعاتی نرم افزاری است. در صورتی که این رویکرد مورد نظر باشد، سازمان در مرحله پیش جاری سازی، اطلاعات شناسنامه های فرایند را در اختیار تحلیل گران سیستم های اطلاعاتی قرار می دهد تا آن ها با استفاده از آن، سیستم اطلاعاتی مناسب را انتخاب نموده یا توسعه دهند. امروزه راه حل های نرم افزاری مناسبی مانند Oracle BPMS وجود دارد که می توان با استفاده از سیستم های اطلاعاتی کارامد،انجام فعالیت ها در سازمان را کاملا منطبق و همسو با فرایندهای کسب و کار تدوین شده، طرح ریزی نمود

در مرحله پیش جاری سازی، لازم است مدیریت فرهنگ فرایندگرائی را در سازمان خود ترویج نماید. همانگونه که پیشتر گفته شد، یکی از اهداف مهم مدیریت فرایندها، سازماندهی شرکت بر اساس فرایند به جای وظایف واحد ها است. سازماندهی فرایندی رویکردی پیچیده و زمان بر خواهد بود پس مناسب است سازمان آن را در چند مرحله اجرا نماید. ابتدا بهتر است. ساختار سازمانی وظیفه گرا حفظ شده و در کنار آن مالکین فرایند، معرفی گردند. مالک فرایند باید در برابر شاخص های عملکردی فرایند پاسخگو بوده و از اختیارات لازم برای ایجاد تغییر و بهبود در فرایند برخوردار باشد. در فاز دوم سازماندهی، انجام فعالیت های ارزش زای سازمان بر اساس فرایندها انجام شده و ساختار سازمانی شرکت متناسب با آن تغییر می نماید. در این حالت واحد های وظیفه ای ( فانکشنال ) بیشتر نقش مدیریت منابع انسانی واحد مربوطه و هماهنگی تخصیص وظایف به آنها را بر عهده گرفته و فعالیت های اجرایی در قالب ساختار فرایندگرا و با مدیریت مالک فرایند انجام می گردد. نهایتا در فاز سوم، ساختار وظیفه گرا به طور کامل حدف شده و ساختار فرایند گرا جانشین آن می گردد.

جاری سازی فرایند:

در این مرحله، فرایندهای سازمان بر اساس مدل مدون شده جاری سازی می گردد. نکته حایز اهمیت در این فاز استقرار فرهنگ حاکمیت فرایندی در سازمان و تدوین و جاری سازی مناسب فرایند مدیریت تغییرات است. تاکید مدل های مرجع مانند APQC بر آن است که دفتر مدیریت فرایندها به صورت متمرکز در سطح ستاد سازمان تشکیل گردد که نقش تسهیل گری چرخه مدیریت فرایندها را بر عهده خواهد داشت. اما این فرهنگ باید در سازمان استقرار بیابد که پاسخگوئی در مقابل شاخص های فرایندی بر عهده مالکین فرایند است و آنها وظیفه دارند با مرور مداوم مفهومی و تجربی فرایند ها و تحلیل شاخص های آنها نسبت به درخواست بهبود مستمر فرایندها اقدام نمایند.

پایش و اندازه گیری فرایندها:

اندازه گیری و تحلیل شاخص های فرایندی

این مطلب را هم ملاحظه نمایید

آموزش پیشرفته مدیریت فرایندها

برای دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره مدیریت فرایندها با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید.

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است

درخواست خدمات مشاوره