حسین نوریان، مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار، مدرس فرایندهای کسب و کار، دوره آموزشی مدیریت فرایندهای کسب و کار مدل سازی مدیریت فرایندهای کسب و کار، تحلیل کسب و کار، BPMN

مدل‌سازی فرآیندی کسب و کار

هدف از مدل سازی فرایندها

مدل‌سازی فرآیند یک الگوی گرافیکی استاندارد شده است که برای نشان دادن انجام کار بکار می‌رود و اساسی برای تحلیل فرآیند است.

تشریح مدل‌های فرآیند کسب و کار

جریان متوالی کار یا فعالیت‌ها را توصیف می‌کند. مدل فرآیند کسب‌وکار از طریق تشکیلات اقتصادی یا بخشی از تشکیلات اقتصادی، جریان متوالی کار را در سراسر وظایف و فعالیت‌های تعریف شده شرح می‌دهد. مدل فرآیند سیستمی، جریان متوالی کنترل در میان برنامه‌ها یا واحدهای درون سیستم کامپیوتری را تعریف می‌کند. جریان فرآیند برنامه، اجرای متوالی از دستورات برنامه درون برنامه نرم‌افزاری را نشان می‌دهد. مدل فرآیند نیز می‌تواند در مستندسازی روندهای عملیاتی مورد استفاده قرار گیرد.

مدل فرآیند را می‌توان بر روی سطوح چندگانه ساخت، که هر کدام می‌توانند با نقطه نظرات گروگذار متفاوت هم‌تراز شوند. این سطوح برای تجزیه تدریجی فرآیند پیچیده به فرآیندهای جزء، با هر سطح ارائه جزئیات و دقت بیشتر وجود دارند.

در سطح بالایی (تشکیلات اقتصادی یا زمینه)، مدل یک درک عمومی از فرآیند و ارتباط آن با سایر فرآیندها را فراهم می‌کند. در سطوح پایین (عملیاتی)، می‌تواند فعالیت‌های دانه‌ای‌ بیشتری را تعریف کند و تمام نتایج را شناسایی کند، از جمله استثناها و مسیرهای جایگزین. در پایین‌ترین سطح (سیستم)، مدل می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای شبیه‌سازی یا اجرای بکار رود.مدل‌های فرآیند می‌توانند برای موارد زیر مورد استفاده قرار گیرند:

  • توصیف زمینه جواب یا بخشی از جواب
  • توصیف آنچه که در واقع طی مدت فرآیند اتفاق می‌افتد یا مطلوب است که اتفاق بیفتد
  • ارائه توصیف قابل فهم از توالی فعالیت‌ها برای ناظر خارجی
  • ارائه تصویر یا تکه از فیلم بصری همراه با توضیحات متن
  • ارائه مبنایی برای تحلیل فرآیند.

تحلیل‌گر کسب‌وکار می‌تواند از مدل فرآیند برای تعریف وضعیت فعلی فرآیند (همچنین با عنوان as-is مدل شناخته شده) یا وضعیت بالقوه آتی (همچنین به عنوان to-be مدل شناخته) استفاده کند. مدل وضعیت فعلی می‌تواند درک و توافقی را در مورد آنچه که در حال حاضر اتفاق می‌افتد ارائه دهد. مدل وضعیت آتی می‌تواند هم‌ترازی با آنچه که در آینده مطلوب است اتفاق بیفتد را ارائه می‌دهد.

مدل‌های فرآیند به طور کلی عبارتند از:

  • شرکت کنندگان در این فرآیند ( مجریان )
  • رویداد کسب‌وکار که فرآیند را راه‌اندازی می‌کند
  • مراحل یا فعالیت‌های فرآیند (هم دستی و هم اتوماتیک)
  • مسیرها (جریان‌ها) و نقاط تصمیمی که به طور منطقی این فعالیت‌ها را پیوند می‌دهد
  • نتایج فرآیندپایه‌ترین مدل فرآیند شامل رویداد راه‌انداز، توالی فعالیت‌ها و نتیجه می‌شود
  • مدل فرآیند جامع‌تری می‌تواند شامل عناصر دیگر مانند داده‌/مواد، ورودی‌ها، خروجی‌ها و توصیف‌های فراخوانی (که نمایش گرافیکی را تکمیل می‌کنند) باشد

عناصر مدل سازی فرایند کسب و کار

انواع مدل‌های فرآیند و نشانه‌گذاری‌ها

نشانه‌گذاری‌های متفاوت زیادی در مدل‌سازی فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد. رایج‌ترین نشانه‌گذاری‌ها عبارتند از:

  • روندنما و نقشه‌برداری جریان ارزش (VSM): در حوزه کسب‌وکار بکار می‌رود
  • دیاگرام‌های جریان داده و دیاگرام‌های زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML®): در حوزه فناوری اطلاعات بکار می‌رود
  • مدل فرآیند کسب‌وکار و نشانه‌گذاری (BPMN): در سرتاسر هر دو حوزه فناوری اطلاعات و کسب‌وکار بکار می‌رود؛ به طور فزاینده‌ای به عنوان استاندارد صنعتی پذیرفته می‌شود.ذ نشانه‌گذاری تعریف یکپارچه (IDEF) و دیاگرام‌های ورودی، راهنمای، خروجی، امکان‌پذیر (IGOE): در حوزه سازماندهی بکار می‌رود.
  • SIPOC و تحلیل جریان ارزش: برای مدل‌سازی فرآیند بکار می‌رود.

مدل‌های فرآیند معمولا شامل برخی از یا همه عناصر کلیدی زیر هستند:

  • فعالیت: گام فردی یا بخشی از کار که قسمتی از فرآیند کسب‌وکار است، که ممکن است وظیفه‌ای تکی باشد و یا به چند زیرفرآیند (توسط فعالیت‌ها، جریان، و دیگر عناصر فرآیند مربوط به خودش) تجزیه شود.
  • رویداد: رخداد صفر زمانی که فعالیت یا وظیفه‌‌ی درون فرآیند یا خود فرآیند را آغاز می‌کند، در آن وقفه ایجاد می‌کند و یا آن را به پایان می‌رساند. ممکن است پیامی دریافت شده، گذر زمان یا وقوع شرایطی که در قوانین کسب‌وکار تعریف شده باشد.
  • جریان جهت‌دار: مسیری که توالی منطقی گردش‌کار را نشان می‌دهد. به طور کلی، دیاگرام‌ها برای نشان دادن گذر زمان به صورت هماهنگ (به طور معمول در جهتی که متن خوانده می‌شود) ترسیم می‌شوند.
  • نقطه تصمیم: نقطه‌ای در فرآیند که جریان کار به دو یا چند جریان (مسیر) شکافته می‌شود، که ممکن است جایگزین‌های منحصرا متقابل و یا موازی باشند. تصمیم نیز می‌تواند برای تعیین قوانینی که در آنها جریان‌های مجزا ادغام می‌شوند، بکار روند.
  • پیوند: اتصال به دیگر نقشه‌های فرآیند
  • نقش: نوع شخص یا گروهی که در این فرآیند دخیل هستند. تعاریف آن معمولا با آنهایی که در مدل سازمانی هستند مطابقت دارند.روندنماروندنماها معمولا توسط مخاطبان غیرفنی مورد استفاده قرار می‌گیرند و برای دستیابی به هر دو هم‌ترازی توسط آنچه که فرآیند است و محتوای جواب، مناسب هستند. روندنما می‌تواند ساده باشد و فقط توالی فعالیت‌ها را نمایش دهد، یا می‌تواند با استفاده از خط شنا جامع‌تر باشد. خط شنا حوزه‌ای تقسیم شده (افقی یا عمودی) است که این فعالیت‌ها را در این فرآیندی که توسط یک نقش خاص انجام می‌شود، جدا می‌کند.

 روندنمای فرایندهای کسب و کار

 

نمادگذاری مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN)

نمادگذاری مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) زبان استاندارد صنعتی برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار را در فرمی ارائه می‌دهد که توسط هر هم کاربر کسب‌و‌کار و هم توسعه دهندگان فنی قابل دسترسی است. BPMN برای پوشش دادن بسیاری از انواع مدل‌سازی از جمله فرآیندهای داخلی (خصوصی) و فرآیندهای مشارکتی (عمومی) طراحی شده است. BPMN می‌تواند برای پردازش فناوری‌های اتوماسیون ورودی باشد.

ویژگی کلیدی BPMN، توانایی آن برای تشخیص فعالیت‌های شرکت کنندگان مختلف در فرآیند با استخر و خطوط شنا است. هنگامی که جریان کار از مرز خط شنا عبور می‌کند، مسئولیت کار در آن زمان در سازمان به نقش دیگری می‌رسد. خطوط شنا بخشی از استخر هستند. استخر یک موجود معمولا سازمان یا سیستم کسب‌وکار خود تنظیم کننده (مستقل) است. یک استخر ممکن است شامل تعدادی خطوط شنا باشد که هر کدام از آنها نقشی را نمایش می‌دهند. معمولا فرآیند شامل یک استخر برای مشتری و استخر دومی برای سازمان تحت مطالعه است، هر چند که ممکن است فرآیند شامل تعداد زیادی از استخرها باشد.

 مدل فرآیند کسب‌وکار و نشانه‌گذاری

دیاگرام فعالیت

دیاگرام فعالیت یکی از دیاگرام‌های تحقق مورد استفاده تعریف شده در زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML®) است. در اصل برای شرح دقیق مورد استفاده تکی طراحی شده است، دیاگرام فعالیت برای اهداف مدل‌سازی فرآیند کلی‌تر، از جمله مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار، بکار رفته است. در ضمن مشابه با ظاهر روندنما، دیاگرام فعالیت معمولا برای نشان دادن مسئولیت‌ها از خطوط شنا استفاده می‌کند، همگام‌سازی مانع از نشان دادن پردازش موازی و نقاط تصمیم خروج چندگانه می‌شود.

 دیاگرام فعالیت

ملاحظات استفاده از مدل سازی فرایندهای کسب و کار

نقاط قوت

  •  تجدید نظر در درک شخص مبنا از فعالیت‌های متوالی
  • اکثر گروگذاران با مفاهیم و عناصر اساسی مدل فرآیند راحت هستند
  • استفاده از سطوح می‌تواند دیدگاه‌های متفاوت گروه‌های گروگذار را در بر گیرد
  • اثربخشی در نشان دادن چگونگی اداره تعداد زیادی از سناریوها و انشعابات موازی
  • می‌تواند به شناسایی گروه‌های گروگذار کمک کند، در غیر این صورت ممکن است نادیده گرفته شود
  • شناسایی بهبود بالقوه را با برجسته کردن نقاط درد در ساختار فرآیند (یعنی تجسم فرآیند) آسان می‌کند
  • به احتمال زیاد در حق خود ارزش دارد. آنها مستندات را برای اهداف انطباق ارائه می‌دهند و می‌توانند توسط گروگذاران کسب‌وکار برای آموزش و هماهنگی فعالیت‌ها مورد استفاده قرار گیرند
  • می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای بهبود مداوم استفاده شود
  • هماهنگی برچسب‌گذاری در مصنوعات را تضمین می‌کند
  • در مسئولیت‌های فعالیت، توالی و انتقال برای پردازش مالکان و شرکت کنندگان فرانمایی و آشکاری را ارائه می‌دهد

محدودیت‌ها

  • برای بسیاری از افراد در فناوری اطلاعات، مدل فرآیند رسمی تمایل دارد تا رویکرد قدیمی‌تر و سند سنگین‌تری را برای توسعه نرم‌افزار منعکس کند. بنابراین، زمان پروژه به توسعه مدل فرآیند به ویژه از لحاظ وضعیت فعلی یا دامنه مشکل، اختصاص نمی‌یابد
  • اگر دقت ساختاری نداشته باشد، می‌تواند بسیار پیچیده و غریب باشد. این امر به ویژه در صورتی حقیقت دارد که قوانین و تصمیمات کسب‌وکار به طور جداگانه‌ از فرآیند مدیریت نشوند.ا فرآیندهای پیچیده می‌توانند فعالیت‌ها و نقش‌های بسیاری را شامل شوند؛ این موضوع تقریبا می‌تواند آنها را برای درک شدن و به پایان رساندن توسط افراد تکی غیرممکن سازند
  • همیشه با نگاه کردن به مدل سطح بالا نمی‌توان مشکلات در فرآیند را شناسایی کرد. معمولا به مدل دقیق‌تری همراه با ارجاع به ابرداده (مانند فرکانس مسیر، هزینه و عوامل زمان) نیاز می‌شود. برای کشف مشکلات عملیاتی که در هنگام کار با فرآیند پیش می‌آیند اغلب لازم است تا به طور مستقیم با گروگذاران درگیر شد
  • در یک محیط بسیار پویا که همه چیز به سرعت تغییر می‌کند، مدل‌های فرآیند می‌توانند منسوخ شوند
  • اگر مدل فرآیند تنها به عنوان مستندات عمل کند ممکن است نگهداری آن دشوار باشد، زیرا گروگذاران ممکن است بدون نیاز به روزرسانی مدل، فرآیند را اصلاح کنند

استفاده از مطالب فوق با ذکر منبع مجاز است

جهت دریافت مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید

مشاوره مدیریت فرایندها

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است

جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار با ایمیل [email protected] تماس حاصل فرمایید