مدیریت فرایندها، منافع و اهداف، حسین نوریان، تحلیل فرایندهای کسب و کار، تدوین فرایندهای کسب و کار مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار، مدرس مدیریت فرایندهای کسب و کار

با یک دید کلی به سازمان، در می یابیم که عمده ارزش افزایی سازمان در اثر اجرای فرایندهای آن بدست می آید، در عین حالی که اغلب هدر رفت منابع سازمانی نیز در اثر نارسایی در انجام موثر فرایندهای کسب و کار و یا جاری سازی فرایندهای نامناسب ایجاد می گردد. گویی فرایندها به همراه راهبردها، مهم ترین دارایی  های سازمانی هر بنگاه اقتصادی به شمار می رود.فعالیت های ارزش افزای جاری در سازمان از طریق فرایندهایش انجام می شود و مهمترین مجرای دستیابی به راهبردهای تعیین شده برای آینده سازمان نیز فرایندهای کسب و کار است با این حال متاسفانه پس از شکل گیری یک سازمان نوپا، معمولا توجه به بهینه سازی فرایندهای کسب و کار مغفول واقع می گردد. زیرا معمولا بر اساس روش سنتی، دستیابی به ماموریت و اهداف سازمان به وظایف واحد های مختلف شکسته شده و بر مبنای آن ساختار سازمانی وظیفه گرا در شرکت شکل می گیرد. در این نگرش سنتی، فرض بر آن است که در صورتی که واحدهای سازمانی، وظایف خود را به انجام رسانند، ماموریت و اهداف سازمان -در وضعیت بهینه -محقق می گردد. تحقیقات مفصل مدیریتی نشان داده است که این فرضیه صحیح نیست زیرا در نگرش وظیفه گرا، رویکرد واحدها و بخش ها، به انجام فعالیت هایی است که از ابتدا تا انتهای آن در چهارچوب وظایف آن واحد تعیین شده باشد و فعالیت های بین واحدی و مشترک مورد توجه قرار نمی گیرد و واحد های سازمانی معمولات به تولید خروجی ها و اطلاعاتی گرایش خواهند داشت که توسط همان واحد مورد استفاده قرار گیرد و یا مستقیما به مدیر بالاتر گزارش گردیده و  به تهیه برون داد ها و منابع اطلاعاتی که مورد نیاز واحدهای همسطح است توجهی نخواهند داشت. این نارسایی سبب می شود بلوغ فرایندی سازمان کاهش بیابد و فعالیت های ارزش افزای کمتری در شرکت انجام گردد. از سوی دیگر در نگرش سنتی عملا مدیر مافوق، مشتری هر واحد سازمانی است و مشتری واقعی در معرض دید و توجه قرار ندارد در حالی که فرایندهای سازمانی باید به گونه ای طرح ریزی گردد که مشتری در کانون توجه بوده و تمامی فعالیت ها و مصارف منابع، در جهت تامین نیاز و انتظارات او شکل گیرد. سازمان های وظیفه گرا معمولا با معضل دشواری تغییرات سازمانی دست به گریبانند زیرا در طول زمان وظایف افراد به هویت کاری آنها گره می خورد و موجب می شود کارکنان در تلاش برای افزایش امنیت شغلی خود، انجام وظایف را به انحصار خود در آورند در این حالت، ایجاد تغییر در سازمان و واحدها مستلزم ایجاد تغییر در هویت شغلی کارکنان خواهد بود که مقاومت و تعارضات فراوانی را به همراه خواهد داشت.  با توجه به نارسایی های که به نمونه هایی از آن اشاره گردید، رویکردهای جدید، بر مبنای مدیریت بر فرایند، به جای مدیریت بر وظایف شکل گرفته است و سازمان های مدرن می کوشند این دیدگاه را جایگزین روش سنتی مبتنی بر مدیریت وظایف نمایند. با توجه به نارسایی های تفکر سنتی و منافع رویکرد مدرن به مدیریت، در سالهای اخیر سازمان های زیادی پروژه های تحولی را به منظور تغییر نگرش از وظیفه گرایی به فرایندگرایی تعریف و اجرا نموده اند. به گونه ای که بر اساس تحقیق انجام شده توسط سازمان APQC در سال ۲۰۱۶، از بین تمامی رویکردهای مدیریتی مربوط به بهینه سازی و تعالی سازمانی، مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) از حیث میزان پرداخته شدن به آن در سازمان ها، حایز رتبه اول شده است.

 

bpM BENEFITS

 

دلیل این استقبال را باید در منافع متعدد و متنوعی که برای سازمان در اثر چاری سازی موثر این رویکرد مدیریتی،حاصل می گردد جستجو نمود. پژوهشگران حوزه مدیریت موارد زیر را از جمله مهمترین منافع مدیریت بهینه فرایندهای کسب و کار بر شمرده اند:

  • بهبود عملکرد و اثربخشی فرایندها در اثر بازنگری مستمر آنها با دیدگاه ناب ( بهینه سازی خروجی ها، کاهش هزینه انجام، بهبود سرعت انجام، افزایش رضایت مشتری دریافت کننده خروجی فرایند )
  • جاری سازی موثر راهبردهای سازمان به وسیله فرایندهایی که در جهت ایجاد یکپارچگی و همسوئی با راهبردها، بهینه شده اند.
  • ایجاد نگرش و رویکرد فرایند گرا در مقابل شیوه وظیفه گرا ( فانکشنال ) در سازمان
  • استاندارد سازی فرایندها و ایجاد فهم مشترک درباره آنها در تمامی لایه های سازمان
  • ایجاد زمینه بهبود مستمر سازمان از طریق بهبود فرایندهای کسب و کار
  • ایجاد زمینه مناسب و اطلاعات کافی برای مدیریت اثربخش عملکرد سازمان از طریق پایش و اندازه گیری شاخص های فرایندی
  • برقراری همسئوی میان مولفه های اصلی سازمان شامل فرایندها، راهبردها، فرهنگ سازمانی، سبک رهبری و ..

دلایل رویکرد سازمان ها به مدیریت فرایندهای کسب و کار:

با توجه به تحقیق سازمان APQC به گونه ای که در نمودار زیر مندرج است، موارد زیر از جمله مهم ترین انگیزه های سازمان ها برای استقرار مدیریت فرایندها به شمار می آید:

  • استقرار سازماندهی فرایند گرا به جای وظیفه گرا
  • همسوسازی اجرای فرایندها با راهبردهای سازمان
  • به کارگیری مفاهیم رهبری سازمانی در مدیریت فرایندها
  • بالا بردن سطح بلوغ فرایندی سازمان
  • شناسائی و اولویت بندی و انتخاب فرصت های بهبود در سازمان
  • شناسائی و به کارگیری شاخص های فرایندی

دلایل رویکرد به مدیریت فرایندها

 

 

درخواست خدمات مشاوره