شیوه اندازه گیری سطح بلوغ مدیریت دانش سازمانی
حسین نوریان مشاور مدیریت دانش سازمانی
برای ارزیابی و اندازه گیری بلوغ مدیریت دانش سازمانی شیوه های گوناگونی ایجاد گردیده است که یکی از پر استفاده ترین آنها مدل APQC است. در این الگو ( که از مدل بلوغ عمومی اندازه گیری سطح بلوغ سازمانی الهام گرفته شده است ) بلوغ مدیریت دانش در پنج سطح تقسیم بندی شده است که در هر سطح نیز چهار مولفه تکنولوژی، فرایند، کارکنان و استراتژی بررسی می شود.
سطح اول: آغازین ( گسترش آگاهی سازمانی )
این سطح پایه اولیه ای است که اغلب شرکتها مدیریت دانش را از آن آغاز می کنند، در این سطح فرایند مشخص و رسمی برای تولید، استخراج، به اشتراک گذاری و کاربری از دانش وجود ندارد،اما برخی شواهد مقطعی، غیر منسجم و ساختار نیافته دال بر به اشتراک گذاری برخی از تجربیات در سازمان وجود دارد که البته تاثیر چندانی بر عملکرد موفق در شرکت نداشته است. در این سطح سیستمی برای کنترل مستندات وجود دارد و سازمان از سطحی از داده ها و اطلاعات اولیه برخوردار است.
برای فرارفتن سریع از این گام، باید به اهداف زیر توجه شود و آنها تبدیل به برنامه های اجرائی گردند.
- فرهنگ سازی و ترویج مدیریت دانش در سازمان به گونه ای که مدیران و کارکنان آن را بفهمند و نسبت به آن واکنش داشته باشند
- فراهم آوری تصویری جامع و قانع کننده از آنچه که قرار است با انجام مدیریت دانش در سازمان اتفاق بیفتد و تاثیر آن بر ذی اثران مختلف
- کاوش و بررسی حوزه هائی از سازمان که بیش از بقیه ممکن است مدیریت دانش برای آنها موثر باشد
سطح دوم: توسعه (تجربیات محدود و قابل تکرار)
گام اول برای ورود به این سطح از بلوغ مدیریت دانش با انجام دور (iteration) اول از استراتژی گذاری مدیریت دانش شروع می شود. این استراتژی باید به صورت کاملا منسجم و همسو با استراتژی های اصلی سازمان طرح ریزی شود و مشخص نماید فرصت هائی که در اثر این استراتژی برای سازمان ایجاد می شود کدامند. این راهبردها باید به اهداف استراتژیک کمی ( از جمله نرخ بازگشت سرمایه گذاری مدیریت دانش ) تبدیل شوند. فعالیت های زیر برای حصول اطمینان از موفقیت در مدیریت دانش می بایست در سازمان انجام گردد:
- ایجاد فرهنگ و روش رهبری سازمانی جهت پشتیبانی از فرایند مدیریت دانش
- ایجاد ساختار حاکمیت فرایتدی مدیریت دانش و همچنین سازماندهی تسهیل گری آن
- فراهم آوری منابع و ابزارهای مدیریت دانش و پیش بینی و تدوین بودجه برای آن
- فراهم آوری نقشه راه اجرائی برای مدیریت دانش در سازمان
سطح سوم: استاندارد شده (فرایندها و دیدگاه های مشترک)
بیشترین تمرکز در این سطح بر مدیریت استراتژی های تدوین شده در سطح قبل و تدوین و رسمی سازی فرایند مدیریت دانش در سازمان است و یکپارچگی کامل میان فرایندهای دیگر حوزه تعالی با مدیریت دانش برقرار می گردد. فرایندهائی همچون مدیریت استراتژیک، مدیریت ریسک و مدیریت فرایندها با فرایند مدیریت دانش یکپارچه می شوند.
فعالیت های لازم برای حصول اطمینان از موفقیت در مدیریت دانش در این سطح از بلوغ
- شناسائی حوزه های فرصت برای دستیابی به اهداف تعیین شده برای مدیریت دانش
- استاندارد سازی فرایند مدیریت دانش
- اجرای ابتکاراتی برای دستیابی به صرفه به مقیاس در انجام فرایند مدیریت دانش
- فراهم آوری استراتژی و فرایند مدیریت تغییرات در اثر خروجی های مدیریت دانش یا ایجاد همسوئی میان آن فرایند ( درصورت وجود ) با فرایند مدیریت دانش
- جاری سازی فرایند مدیریت دانش در فعالیت های روزمره کارکنان
سطح چهارم: بهینه(اندازه گیری شده وانطباق پذیر)
در این سطح، زیرساخت نظام مدیریت دانش به صورت کامل در سازمان فراهم گردیده است و فرایندها و ابزارهای آن به صورت کامل تدوین و استاندارد سازی شده اند و به کارگیری فرایند مدیریت دانش آن مقدار عمیق و فراگیر شده است که بر نتایج عملکردی سازمان تاثیر مشهودی داشته است.
برخی از فعالیت های اصلی که در این سطح باید انجام شوند عبارتند از:
- فراگیر سازی مدیریت دانش در سطح سازمان ( عمق و گستردگی )
- ایجاد همسوئی کامل میان اهداف عملکردی سازی و اهداف مدیریت دانش
سطح پنجم: نوآورانه ( بهبود مستمر تجربیات )
در بالاترین سطح بلوغ، مدیریت دانش مهم ترین قابلیت سازمان برای دستیابی به اهداف استراتژیکش است. در این مرحله تمامی فرایندهای سازمان و اقدامات ابتکاری دستیابی به استراتژی ها، بر استفاده از فرایند مدیریت دانش به صورت مستمر بهبود می یابند. مدیریت دانش در طرح ریزی محصولات و خدمات و فرایندها نهادینه شده است و یکی از فرایندهای رسمی و پرتکرار سازمان به شمار می رود و تبدیل به عادت هر روزه کارکنان شده است
برخی از معیارهای ارزیابی بلوغ مدیریت دانش در سطح اول
- تکنولوژی ( زیرساخت تکنولوژیک برای جمع آوری داده های سازمان و تبدیل آن به اطلاعات سازمانی به صورت محدود وجود دارد و یک سیستم اطلاعاتی برای مدیریت اسناد، مدارک و سوابق سازمان فراهم شده است )
- اندازه گیری فرایند ( ارزش پیشنهادی مدیریت دانش به صورت مفهومی تحلیل، تدوین و ترویج شده است، شواهد محدودی از به اشتراک گذاری تجربیات وجود دارد، عوامل کلیدی موفقیت و شکست و شاخص های کلیدی عملکرد سازمان مشخص شده اند، میزان برخورداری از برخی از حوزه های پراهمیت مدیریت دانش سازمانی ارزیابی شده است )
- فرایند ( مکانیزم قصه گوئی به عنوان یکی از ابزارهای به اشتراک گذاری دانش ضمنی در سازمان وجود دارد، فرایند به اشتراک گذاری دانش بین فردی است و شواهدی دال بر اجرای آن وجود دارد )
- کارکنان ( ضرورت ها و اهمیت مدیریت دانش برای کارکنان تبیین شده و آنها به آن باور دارند، نتایج ارزیابی از موانع عمده فرهنگی و سبک رهبری برای استقرار مدیریت دانش در سازمان وجود دارد، بهینه کاوی از شیوه استقرار موثر مدیریت دانش خصوصا در حوزه کارکنان با بررسی سازمان های موفق مشابه انجام شده است
- استراتژی ( بودجه مدیریت دانش در قالب بودجه ریزی پروژه های مرتبط با آن انجام شده است، آگاهی و باور به ضرورت مدیریت دانش در برخی از حوزه های سازمان و برخی از ذی اثران کلیدی مشهود است، اقدامات ابتکاری در حوزه توسعه نظام مدیریت دانش تعریف گردیده و اجرای آنها مدیریت می شود
باید توجه داشت که ارزیابی سطح بلوغ مدیریت دانش مستلزم برخورداری از چکلیست های آزموده شده و جامع و تجربه در این حوزه است
این مطالب را نیز ملاحظه نمائید
ارزیابی و اندازه گیری بلوغ فرایندهای کسب و کار
استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است
درصورت نیاز به مدل جامعه ارزیابی بلوغ مدیریت دانش یا دریافت خدمات مشاوره مدیریت دانش سازمانی، با ایمیل hosseinnourian@gmail.com تماس حاصل نمائید.