هدف گذاری استراتژیک وضعیت آینده سازمان
(بر مبنای الگوی BABOK)
حسین نوریان، مشاور مدیریت کسب و کار
هدف از تعریف وضعیت آتی:
هدف از تعریف وضعیت آینده، تعیین شرایط لازم برای برآورده کردن نیازهای کسب و کار است
توصیف
تمامی تغییرات هدف دار باید شامل تعریفی از موفقیت باشند. تحلیلگران کسب و کار تلاش میکنند اطمینان حاصل کنند که وضعیت آینده شرکت به خوبی تعریف شده است، با توجه به منابع موجود قابل دسترسی است و ذینفعان کلی دیدگاهی یکسان در مورد نتیجه دارند.درست مثل تحلیل وضعیت کنونی، هدف تحلیل وضعیت آینده، فراهم آوردن توصیف جامعی از نتایج با جزییات کامل به طوری که قابل پیاده سازی باشد، نیست. میزان پرداختن به جزئیات در تعریف وضعیت آینده در حدی است که:
• به استراتژیهای رقیب اجازه دهد در وضعیت آینده، مورد شناسایی و محاسبه قرار گیرند.
• تعریف روشنی از نتایج که تامین کننده نیازهای کسب و کار است، به دست دهد.
• نمای محدوده راه حل را با جزییات کامل بیان می کند.
• اجازه می دهد ارزش مرتبط با آینده محاسبه شود و امکان رسیدن به توافق را در بین ذینفعان کلیدی فراهم میکند.
توصیف وضعیت آینده می¬تواند شامل هر زمینه¬ای درباره وضعیت آینده پیشنهادی باشد. این فرایند توصیف کننده اجزای جدید، حذف شده یا تعدیل شده شرکت است و میتواند شامل تغییراتی در محدوده سازمان، مثلا ورود به یک بازار جدید، ادغام یا انجام یک خرید مهم باشد. وضعیت آینده همچنین میتواند شامل تغییراتی ساده در اجزای موجود یک سازمان باشد، مثل تغییر دادن گامی در یک فرایند یا حذف یک ویژگی از یک عملکرد. تغییر ممکن است برای هر یک از اجزای شرکت، از جمله موارد زیر مورد نیاز باشد:
- فرآیندهای کسب و کار
- عملکردها
- شاخه های کسب و کار
- ساختار سازمان
- صلاحیت کارکنان
- دانش و مهارتها
- آموزش
- تسهیلات
- ابزارهای موجود
- مکان های سازمان
- داده و اطلاعات
- سیستم¬های عملکرد
- زیرساخت فناوری
برای واضح نشان دادن محدوده و جزئیات، توصیفات ممکن است شامل مدلهای تصویری یا متن باشند. روابط مربوط بین عناصر مشخص شده و توصیف می شوند. اقدام لازم برای توصیف وضعیت آینده، بسته به ماهیت تغییر، متفاوت است. نتایج مورد نظر از یک تغییر ممکن است شامل معیارهای خاص یا اهدافی که تاحدی تعریف شده اند، باشد. توصیف وضعیت آینده به ذینفعان اجازه میدهد تا ارزش بالقوه یک راه حل را درک کرده و در فرایند تصمیم گیری در مورد استراتژی تغییر، آن را به کار برند. در محیط هایی که تغییرات منتهی به نتایج قابل پیشبینی و یا به دست آوردن ارزشهای قابل پیش بینی می شود و چندین نوع تغییر احتمالی برای افزودن ارزش وجود دارد، نتیجه تحلیل وضعیت آینده، به دست آوردن اطلاعات لازم برای انتخاب بهترین گزینه موجود است. در مواردی که پیشبینی ارزش ناشی از تغییر دشوار است، میتوان وضعیت آینده را از طریق تشخیص اقدامات مناسب (برای رسیدن به مقادیر مورد توافق در خصوص ارزش کسب و کار، تعریف کرد و تغییر استراتژی از بررسی موارد چندگانه، پشتیبانی می کند.
ورودی ها
• نیازهای کسب و کار: مشکلات، فرصت¬ها یا محدودیت¬هایی که وضعیت آینده به آن¬ها خواهد پرداخت.
عناصر:
اهداف کسب و کار
وضعیت آینده را می توان از نقطه نظر اهداف کسب و کار توصیف کرد تا کمکی باشد برای تدوین استراتژی تغییر و تشخیص ارزش بالقوه. منظور از اهداف کسب و کار، جایگاهی است که سازمان در تلاش برای رسیدن به آن می باشد. اهداف می توانند در رابطه با تغییراتی باشند که سازمان در تلاش برای ایجاد آنهاست و یا شرایط کنونی که سازمان مایل به حفظ آن است.اهداف بلندمدت، بیان کیفی مداوم وضعیت یا شرایطی است که سازمان از نقطه نظری بلندمدت، در تلاش برای حفظ یا رسیدن به آنهاست.مثال هایی از اهداف کسب و کار شامل موارد زیر می باشد:
- ایجاد یک صلاحیت جدید، یک محصول یا خدمات جدید، پرداختن به یک زیان رقابتی یا تولید مزایای رقابتی جدید
- بهبود درآمد از راه افزایش فروش یا کاهش قیمت
- بالا بردن سطح رضایت مشتری
- بالا بردن سطح رضایت کارکنان
- پیروی از مقررات جدید
- بالابردن امنیت
- کاهش زمان تحویل یک خدمت یا محصول
- با تجزیه اهداف سطح بالا، میتوان استراتژی کلی را به محدوده هایی که می تواند منجر به نتایج مطلوب از جمله افزایش رضایت مشتری، عملکرد بی نقص و رشد کسب و کار گردد، تقسیم بندی کرد.
برای مثال، یکی از اهداف ممکن است “افزایش شمار مشتریان پر درآمد” باشد و سپس اصلاح شده و تبدیل به “افزایش ۳۰ درصدی مشتریان پر درآمد در بازه سنی ۴۵-۳۰ سال در طول شش ماه” گردد. تجزیه و تحلیل اهداف بلند مدت آنها را تبدیل به اهداف خاص تر، کوچکتر و توصیف شده تر کرده و امکان ارزیابی تحقق اهداف را فراهم می کند. اهداف قابل اندازه گیری به تیم در بررسی اینکه بدانند آیا به نیازها پرداخته شده یا نه، کمک میکنند.
تعریف اهداف عملی قابل اندازه گیری برای توجیه تکمیل تغییر بسیار مهم است و میتواند جزئی کلیدی در تغییر یک مورد کسب و کار باشد. یک آزمون رایج برای محاسبه اهداف عملی، اطمینان حاصل کردن از هوشمندانه (SMART) بودن آنهاست:
- مشخص: توصیف چیزی که نتیجهای عینی و قابل مشاهده دارد.
- قابل اندازهگیری: ردیابی و اندازه گیری نتیجه
- قابل دسترسی: بررسی ممکن بودن تلاش
- مربوط: همسو با دیدگاه، وظیفه و اهداف شرکت
- زمان دار: تعریف چهارچوب زمانی متناسب با نیاز
نمای (محدوده) راه حل:
در رابطه با طیف راه حل های مورد نظر برای برآوردن اهداف کسب وکار، نیاز به تصمیم گیری وجود دارد. در هنگام جستجو برای راهحلهای ممکن (از جمله تغییر در ساختار یا فرهنگ سازمانی، صلاحیتها، فرایندها، فناوری، سیاستها، محصولات، خدمات یا حتی ایجاد یا تغییر رابطه با سازمانهای خارج از محدوده شرکت) محدوده راه حل مشخص می کند چه نوع گزینه هایی باید مورد نظر قرار بگیرند. ارائه راه حل در هر یک از این حیطه ها، به طور کلی نیازمند دارا بودن تخصص ویژه هم از سوی تحلیلگر کسب و کار و هم تیم اجرا است.
تحلیلی به این منظور ممکن است در سطوح مختلفی در شرکت اتفاق افتاده و محدوده راه حل لزوما با اندازه تغییر مورد نظر هماهنگ نباشد. حتی یک تغییر کوچک ممکن است نیازمند در نظر گرفتن اهداف کلی در سطح کل شرکت باشد تا از همسویی با این اهداف اطمینان حاصل شود.اگر چندین وضعیت آینده بتواند جوابگوی نیازهای کسب و کار و اهداف باشند، لازم است مشخص گردد کدام یک در نظر گرفته خواهد شد. تصمیم معمولا به ارزش تحویل داده شده به ذینفعان بستگی داشته و نیازمند استراتژی های ممکن برای تغییر می باشد. ملاحظات مهم برای تصمیمگیری به اهداف کلی شرکت بستگی دارد ولی شامل درکی از از ارزش کمی و کیفی هر گزینه، زمان لازم برای رسیدن به وضعیت آینده و هزینه این فرصت برای شرکت می باشد.
محدودیتها:
محدودیتها توصیف کننده جنبههایی از وضعیت کنونی، جنبههایی از وضعیت آینده که توسط راهحل تغییر نخواهد کرد و یا اجزای ضروری طرح میباشند. باید آنها را به دقت مورد بررسی قرارداده و از درستی و توجیه پذیر بودن آنها اطمینان یافت.محدودیت ها ممکن است بازتاب دهنده یکی از موارد زیر باشند:
- محدودیتهای بودجهای
- محدودیت زمانی
- فناوری
- زیرساخت
- سیاست
- محدودیت در شمار منابع موجود
- محدودیت بر پایه مهارت های تیم و ذینفعان
- نیاز به اطمینان از اینکه برخی ذینفعان مشخص نباید تحت تاثیر پیاده¬سازی راه حل قرارگیرند
- پیروی از مقررات و هر محدودیت دیگر
فرهنگ و ساختار سازمانی
ممکن است برای تسهیل نیل به وضعیت آینده مطلوب نیاز باشد تا روابط کاری رسمی و غیررسمی شرکت مورد تغییر قرار گیرند. تغییر در این موارد میتواند همکاری اعضای تیم را تقویت کرده و همسویی با اهداف را تسهیل کند. ممکن است برای پشتیبانی از وضعیت آینده، نیاز به تغییر اجزای فرهنگ و ساختار سازمانی باشد. توصیف اجزای وضعیت آینده دید بیشتری در خصوص درگیری های سیاسی، آثار و محدودیت ها به دست می دهد.
صلاحیتها و فرآیندها
عبارت است از تشخیص فعالیتها یا تغییرات جدیدی در فعالیت های اجرا شده برای تحقق وضعیت آینده. برای تحویل محصولات و خدمات جدید در جهت پیروی از مقررات یا بهبود عملکرد شرکت، صلاحیتها و فرایندهای جدید یا تغییر یافته مورد نیاز میباشد.
فناوری و زیرساخت:
اگر تکنولوژی و زیرساختهای کنونی برای برآوردن نیاز کسب و کار کافی نباشد، تحلیلگر کسب و کار مشخص می کند برای آینده مطلوب به چه تغییراتی نیاز است. فناوری موجود ممکن است محدودیتهای تکنیکی بر راه حل تحمیل کند. این موارد ممکن است شامل زبانهای طراحی برنامه، سیستم عامل، سخت افزار و نرم افزار و برنامه های نرم افزاری کاربردی باشد. محدودیتهای فناوری همچنین شامل محدودیت هایی از جمله کاربرد منابع، اندازه و زمان پیام ها، حجم نرم افزار، زمان لازم و اندازه فایل ها و داده ها می باشد. محدودیتهای تکنیکی شامل تمامی استانداردهای آی تی که باید رعایت کرد، است.
سیاستها:
اگر سیاستهای کنونی در برآوردن نیازهای کسب و کار کافی نباشد، تحلیلگر کسب وکار تغییرات لازم برای رسیدن به آینده مطلوب را تعیین می کند. سیاستها منبعی عمده از محدودیت برای یک راهحل یا محدوده راه حل است. سیاستهای کسب و کار ممکن است با معین کردن سطوح مورد تایید و فرایندهایی برای مجوز گرفتن و نیز معیارهای لازم که یک راهحل پیشنهادی برای بهره مند شدن از بودجه باید از آن برخوردار باشد، شرکت را وادار به پیادهسازی یک راهحل خاص کنند. در بعضی موارد، تغییر در یک سیاست موجود ممکن است راه حل هایی را پیش رو قرار دهد که در غیر این صورت در نظر گرفته نمی شدند.
ساختار کسب و کار
اجزای وضعیت آینده باید به شکل موثر از هم پشتیبانی کرده و در تحقق اهداف کسب و کار مشارکت کنند. به علاوه، آنها باید به صورتی یکپارچه در وضعیت آینده مطلوب شرکت حضور داشته باشند و از آن پشتیبانی نمایند.
دارایی های درونی
تحلیل منابع ممکن است به این نکته اشاره کند که منابع موجود باید افزایش یافته یا نیازمند افزایش قابلیت و کیفیت می باشند و یا اینکه نیاز به ایجاد منابع جدید حس می شود. در هنگام تحلیل منابع، تحلیلگران کسب و کار منابعی را که برای حفظ وضعیت موجود مورد نیازند، بررسی کرده و ضمن پیادهسازی استراتژی تغییر، مشخص می کنند در یک وضعیت مطلوب آینده، چه منابعی را می توان مورد استفاده قرار داد. در هنگام انجام یک تحلیل بهینگی در خصوص راه حل های ممکن در استراتژی تغییر، محاسبه منابع موجود و مورد نیاز لازم است.
تعیین فرضیه ها
بیشتر استراتژی ها بر مبنای مجموعه ای از فرضیه ها بنا شده اند. این فرضیه ها بویژه در هنگام عمل در یک محیط نامطمئن، مشخص میکنند آیا استراتژی می تواند موفق شود یا نه. حتی در مواردی که فرض این که است که صلاحیت های جدید تاثیرات مطلوب به همراه خواهند داشت معقول به نظر میرسد، اثبات این که صلاحیت جدید برطرف کننده یکی از نیازهای کسب و کار است، مشکل و یا غیرممکن می باشد. این فرضیه ها باید به دقت تعیین شده و به روشنی درک شوند تا در صورتی که بعداً نادرستی فرضیه ای اثبات شد، بتوان تصمیمات درستی گرفت. در محیطهای نامطمئن، می توان با کاربرد استراتژی¬های تغییر، فرضیه¬ها را در اسرع وقت آزمود و در صورت لزوم، در خصوص تغییر جهت پایان طرح تصمیم گیری کرد.
ارزش بالقوه
تامین اهداف کسب وکار به تنهایی توجیه کننده انتقال به یک وضعیت آینده نیست، بلکه با ارزیابی ارزش بالقوه باید دید آیا این ارزش برای توجیه تغییر کافی است یا خیر.
در هنگام تحلیل وضعیت آینده، تحلیلگران کسب و کار ارزش بالقوه راه حل را مشخص می کنند. ارزش بالقوه وضعیت آینده، سود خالص راه حل پس از در نظر گرفتن هزینههای عملکرد میباشد. یک تغییر باید نسبت به حالت عدم تغییر، ارزش بیشتری برای شرکت ایجاد کند. هرچند، ممکن است برای برخی ذینفعان و یا حتی کل شرکت، وضعیت آینده نشان دهنده کاهش ارزشی در وضعیت کنونی باشد. شرکت ممکن است برای ادامه فعالیت با مسائلی چون قوانین جدید یا افزایش رقابت روبهرو باشد و این مسائل سبب کاهش ارزش کلی دریافتی شوند.در هنگام مشخص کردن وضعیت آینده، تحلیلگران کسب و کار با توجه به موارد زیر به بررسی کاهش و افزایش ارزش بالقوه می پردازند:
- فرصتهای بیرونی که در اثر محاسبه تاثیرات بیرونی آشکار شده اند.
- قدرت نامشخص شرکای جدید
- فناوری و دانش جدید
- احتمال از دست دادن یک رقیب در بازار
- وادار شدن به انجام یک تغییر
تحلیل گران کسب وکار فرصتهای ویژه تغییرات بالقوه در ارزش و نیز احتمال این افزایش برای هر یک از اجزای تغییر پیشنهادی را بررسی می کنند.تحلیلگران کسب و کار از راه جمع بستن همه فرصتها، جمع ارزش بالقوه را تخمین میزنند. ارزش بالقوه (شامل جزئیات سود و هزینه¬های مورد انتظار و نیز نتیجه محتمل در صورت عدم انجام تغییر)، جزئی کلیدی در ایجاد تغییر در یک مورد کسب و کار است. ربط دادن ویژگی های ارزش بالقوه با اقداماتی با ارزش حقیقی که در حال حاضر محقق میشود، ذینفعان را قادر می کند تغییر مورد انتظار در ارزش را درک کنند. در بیشتر موارد، وضعیت آینده به تمامی فرصتهای بهبود نمی پردازد.
هر فرصتی که در نظر گرفته نشده، ممکن است پس از پیاده سازی راه حل همچنان متغیر بوده و لازم است برای تحلیل های آینده و در مورد تغییرات دیگر مورد توجه قرار گیرد.علاوه بر ارزش بالقوه وضعیت آینده، این تحلیل باید سطح قابل قبول سرمایه گذاری را برای رسیدن به وضعیت آینده در نظر بگیرد. در حالی که سرمای گذاری واقعی به استراتژی تغییر بستگی دارد، این اطلاعات به انتخاب استراتژیهای ممکن کمک خواهد کرد.
سرفصل ها و ابزارها
- توصیف وضعیت کنونی: زمینه و بافتی را که در آن کاری باید تکمیل شود فراهم می¬کند.
- معیارها و شاخصهای کلیدی عملکرد: معیارها و نشانگرهای کلیدی عملکرد که برای بررسی اینکه آیا وضعیت مطلوب آینده محقق شده است یا نه، به کار می رود.
- استراتژی سازمانی: راه، روش و رویکردی را که شرکت به منظور رسیدن به وضعیت آینده مطلوب در پیش میگیرد، توصیف میکند و ممکن است به شکل مستقیم و غیر مستقیم بیان شود.
تکنیکها
- پذیرش و معیارهای ارزیابی: برای مشخص کردن اینکه چه چیز وضعیت آینده را قابل قبول می کند و چگونه باید گزینه ها را ارزیابی کرد.
- کارت امتیاز متوازن: به منظور هدف گذاری برای ارزیابی وضعیت آینده.
- تعیین معیار و تحلیل بازار: به منظور تصمیم گیری در مورد اهداف کسب و کار در وضعیت آینده.
- طوفان فکری: برای جلب همکاری در پیشنهاد دادن ایده های برای وضعیت آینده.
- تحلیل قابلیت کسب و کار: برای اولویت بندی شکاف مربوط به قابلیت ها در ارتباط با ریسک و ارزش.
- مطالعه موردی کسب و کار: برای درک نتایج مورد انتظار از اقدام تغییر.
- تابلوی مدل کسب و کار: به منظور برنامهریزی استراتژیک برای شرکت از راه تعیین زیرساختهای لازم، پایه مشتری هدف، ساختار هزینه های مالی و درآمد لازم برای ارزش دهی به مشتریان در وضعیت آینده مطلوب.
- تحلیل تصمیمات: برای مقایسه گزینه های مختلف وضعیت آینده و انتخاب بهترین مورد.
- مدل سازی تصمیمات: برای مدل سازی از تصمیمات پیچیده در خصوص گزینههای وضعیت آینده.
- تحلیل مالی: برای تخمین زدن برگشت مالی بالقوه از وضعیت آینده.
- تجزیه عملکرد: برای تجزیه سیستمهای پیچیده درون وضعیت آینده به منظور درک بهتر.
- مصاحبه ها: برای صحبت با ذینفعان و درک وضعیت آینده مطلوب از نظر آنان و اینکه میخواهند به چه نیازهایی پرداخته شود و کدام اهداف کسب و کار مدنظر قرار گیرد.
- درسهای آموخته شده: برای تعیین اینکه به چه فرصت¬هایی برای بهبود پرداخته خواهد شد و چگونه میتوان وضعیت کنونی را بهبود داد.
- معیارها و شاخصهای کلیدی عملکرد: برای تعیین اینکه چه زمانی سازمان به اهداف کسب و کار رسیده است.
- نقشه برداری ذهنی: برای رسیدن به ایده هایی در مورد وضعیت آینده و درک ارتباط بین آنها.
- مدل سازی سازمانی: برای توصیف نقش مسئولیت و ساختارهایی که درون سازمان در وضعیت آینده وجود خواهد داشت.
- مدل سازی فرایند: برای توصیف اینکه در آینده کار چگونه انجام خواهد شد.
- پیش نمونه سازی: برای مدلسازی از گزینههای وضعیت آینده و کمک به تعیین ارزش بالقوه.
- مدل سازی از نما: برای تعریف محدوده های شرکت در وضعیت آینده.
- نظرسنجی و پرسشنامه: برای درک وضعیت آینده مطلوب از دیدگاه ذینفعان، نیازهایی که باید به آن پرداخت و اهداف مطلوب کسب و کار از نظر آنان.
- تحلیل نقاط قوت و ضعف: برای ارزیابی نقاط قوی و یا فرصتها و تهدیدهایی که ممکن است توسط وضعیت آینده به کار رفته یا تعدیل شوند.
- محاسبه فروشنده: برای محاسبه ارزش بالقوه در گزینههایی با راه حل خرید.
- کارگاه های آموزشی: به منظور کار با ذینفعان و مشارکت در توصیف وضعیت آینده.
ذینفعان
- مشتری: مشتریان و خریداران مورد نظر در یک وضعیت آینده که ممکن است برای مصرف وضعیتی جدید، آمادگی داشته یا نداشته باشند.
- کارشناس یک موضوع خاص: در مورد وضعیت کنونی و وضعیت بالقوه آینده، دیدگاه ارائه می دهد.
- کاربر نهایی: انتظار می رود که راه حل منجر به پیاده سازی وضعیت آینده را به کار برده یا جزئی از آن باشد.
- متخصص پیاده سازی موضوع: اطلاعاتی در مورد حالت بهینه رسیدن به وضعیت آینده فراهم میکند.
- حمایت عملیاتی: مستقیما در حمایت از عملیات شرکت دخیل بوده و در خصوص توانایی های خود در حمایت از عملکرد در یک وضعیت آینده پیشنهادی، اطلاعات ارائه میدهد.
- مدیر پروژه: ممکن است داده هایی در مورد این که یک وضعیت آینده مطلوب، معقول و قابل مدیریت چیست، داشته باشد.
- قانون گذار: از اجرای قوانین و مقررات در وضعیت آینده مطلوب، اطمینان حاصل می¬کند.باید در توصیف وضعیت آینده، تفسیر قوانین مرتبط در قالب سیاست های کسب و کار، قوانین و شیوه های کسب و کار و یا مسئولیت نقشها آورده شود.
- حامی: در تعیین اینکه به کدام کسب و کار باید پرداخت، کمک کرده و اهداف کسب و کار را که وضعیت آینده باید به آنها برسد، مشخص میکند و برای حمایت از حرکت به سمت وضعیت آینده، هزینه مالی پرداخت می کند.
- عرضه کننده: در صورتی که از ایجاد تغییر یا انجام هر قسمت از عملیات وضعیت آینده حمایت کند، ممکن است در تعریف وضعیت آینده کمک کند.
- آزماینده: مسئول اطمینان حاصل کردن از اینکه یک وضعیت آینده مورد نظر را می توان به اندازه لازم آزمود، می باشد. میتواند در تعیین سطح کیفی مناسب برای هدف کمک کند.
خروجیها
- اهداف کسب و کار: جهت مطلوبی که کسب و کار برای رسیدن به وضعیت آینده ممکن است دنبال کند.
- توصیف وضعیت آینده: توصیف وضعیت آینده شامل محدوده های پیشنهادی، حذف شده و یا تغییریافته اجزای شرکت و ارزش بالقوه مورد انتظار از وضعیت آینده می باشد. توصیف ممکن است شامل صلاحیتها، سیاستها، منابع، وابستگیها، زیرساخت، تاثیرات بیرونی مطلوب در آینده و رابطه بین این عناصر باشد.
- ارزش بالقوه: ارزشی که با پیادهسازی وضعیت آینده پیشنهادی به دست می آید.
ادامه مطلب تحلیل استراتژیک کسب و کار با تحلیل ریسک کسب و کار
استفاده از مطالب فوق با ذکر مطلب مجاز است
جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا درخواست مشاوره مدیریت استراتژیک با ایمیل hossein.nourian@gmail.com
تماس حاصل فرمایید