تحلیل فرآیندهای کسب و کار
برمبنای الگوی پیکره دانش کسب و کار (BABOK)
حسین نوریان، مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار
هدف از تحلیل فرآیندهای کسب و کار
فرآیند بهره‌وری و اثربخشی و همچنین توانایی آن برای شناسایی فرصت‌های تغییر را ارزیابی می‌کند
شرح تحلیل فرآیندهای کسب و کار
تحلیل فرایندهای کسب و کار برای اهداف گوناگونی بکار می‌رود، از جمله:
- توصیه کردن به فرآیند با بهره‌وری بیشتر و اثربخش‌تر
- تعیین شکاف بین وضعیت فعلی و آینده یک فرآیند
- درک عواملی که در مذاکره قرارداد گنجانده می‌شوند
- درک چگونگی کاربرد داده و تکنولوژی در فرآیند
- تحلیل تاثیر تغییر در حال انجام نسبت به یک فرآیند
تعدادی از چارچوب‌ها و روش‌شناسی‌ها وجود دارند که بر تحلیل فرآیند و روش‌های بهبود مانند شش سیگما و لین تمرکز دارد. روش‌های بهبود فرآیند شامل نقشه‌برداری جریان ارزش، کنترل و تحلیل آماری، شبیه‌سازی فرآیند، محک‌زنی و چارچوب‌های فرآیند است.
تغییرات متداول ایجاد شده در فرآیندها به منظور بهبود آنها عبارتند از:
- کاهش زمان مورد نیاز برای تکمیل یک وظیفه یا وظایف در فرآیند
- اصلاح رابط‌ها و یا دستکاری بین نقش‌ها و واحدهای سازمانی برای خطاها، از جمله کاهش یا حذف تنگناها
- اتوماتیک کردن مراحل معمول و یا قابل پیش‌بینی
- افزایش درجه اتوماسیون در تصمیم‌گیری مورد نیاز توسط فرآیند هنگام تحلیل یک فرآیند
- تحلیل‌گران کسبوکار به دنبال پاسخ به موارد زیر هستند:
- چگونه فرآیند ارزش را برای سازمان اضافه یا ایجاد می‌کند
- چگونه فرآیند استراتژی و اهداف سازمانی را هم‌تراز می‌کند
- به چه میزان این فرآیند باید بهره‌ور، اثربخش و فرانما باشد و هست
- به چه میزان این فرآیند باید تکرار، اندازه‌گیری، کنترل و استفاده شود و می‌شود
- چگونه الزامات جواب، فرآیند وضعیت آتی و گروگذاران خارجی آن از جمله مشتریان را پوشش می‌دهد
عناصر تحلیل فرایندهای کسب و کار
شناسایی شکاف‌ها و حوزه‌ها برای بهبود
شناسایی شکاف‌ها و حوزه‌ها برای بهبود کمک می‌کند تا حوزه‌هایی که در محدوده تحلیل قرار دارند شناسایی شوند. مدل‌های صنعتی خاص و چارچوب‌های فرآیند ممکن است در این زمینه مفید باشند. هنگام شناسایی شکاف‌ها و حوزه‌ها برای بهبود، تحلیل‌گران کسبوکار:
- شناسایی شکاف‌ها بین وضعیت فعلی و آینده مورد نظر
- شناسایی شکاف‌ها و حوزه‌های که ارزش و غیرارزش افزوده هستند
- درک نقاط درد و چالش‌های فرآیند از نقطه نظرات متعدد
- درک فرصت‌ها برای بهبود فرآیند از نقطه نظرات متعدد
- هم‌ترازی شکاف‌ها و حوزه‌ها برای بهبود براساس جهت‌گیری استراتژیک سازمان
- درک ارتباط شکاف‌ها و حوزه‌ها برای بهبود نسبت به تغییرات در تشکیلات اقتصادی
شناسایی علت ریشه‌ای
شناسایی علت ریشه‌ای شکاف‌ها و حوزه‌های بهبود که تضمین می‌کند این جواب حوزه و شکاف درست را مورد ملاحضه قرار می‌دهد. هنگام شناسایی علت ریشه‌ای، تحلیل‌گران کسبوکار درک می‌کنند که:
- ممکن است علل ریشه‌ای متعددی وجود داشته باشد
- ورودی‌هایی که منجر به شکاف یا حوزه بهبودی می‌شوند
- کدام افراد درست برای شناسایی علت ریشه‌ای هستند
- اندازه‌گیری‌های فعلی و محرک‌های بجا برای کسانی که مالک هستند یا فرآیند را اجرا می‌کنند
- ایجاد و ارزیابی گزینه‌ها
ایجاد گزینه‌ها و جواب‌های جایگزین برای حل شکاف یا حوزه بهبود، به گروه کمک می‌کند تا نقطه نظرات متفاوت برای بهبود فرآیند ببیند و ارزیابی کند. برای گروگذاران بسیار اهمیت دارد تا در شناسایی تاثیر، امکان‌پذیری و ارزش جواب پیشنهادی نسبت به گزینه‌های جایگزین قرار بگیرند.
روش‌های متداول در تحلیل فرایندهای کسب و کار
روش SIPOC
روش SIPOC، یک روش تحلیل فرآیندی است که از روش‌شناسی شش سیگما سرچشمه می‌گیرد و بیشتر به عنوان روش تحلیل فرآیند خارج از شش سیگما مورد استفاده قرار گرفته است.این روش برای بررسی فرآیند و درک تامین کنندگان، ورودی‌ها، فرآیند، خروجی‌ها و مشتریان فرآیند در حال تحلیل بکار می‌رود.SIPOC نمای کلی ساده‌ای از فرآیند را ارائه می‌دهد. همچنین پیچیدگی را نشان می‌دهد که چه کسی و چه چیزی در ایجاد ورودی‌ها برای فرآیند درگیر است و نشان می‌دهد چه کسی خروجی‌های فرآیند را دریافت می‌کند. SIPOC یک ابزار قدرتمند است که برای ایجاد گفتگو درباره مشکلات، فرصت‌ها، شکاف‌ها، علت ریشه‌ای، گزینه‌ها و جایگزین‌ها در طی تحلیل فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد
مدل SIPOC
نقشه‌برداری جریان ارزش (VSM)
نقشه‌برداری جریان ارزش (VSM) یک روش تحلیل فرآیند است که در روش‌شناسی‌های لین استفاده می‌شود. نقشه‌برداری جریان ارزش با شروع شدن پیش از زنجیره تامین شامل نمودار و نظارت بر ورودی‌ها و نقاط برنامه کاربردی برای پردازش این ورودی‌ها می‌شود. در هر مرحله نقشه جریان ارزش، زمان انتظار برای ورودی‌ها و زمان پردازش واقعی در نقاط برنامه کاربردی را اندازه‌گیری می‌کند (همچنین به عنوان زمان تبدیل نیز شناخته می‌شود). در پایان زنجیره تامین، نقشه جریان ارزش آمادگاری و فرآیند توزیع به مشتری را شرح می‌دهد.نقشه جریان ارزش، تصویری یک صفحه‌ای از تمام مراحل درگیر در فرآیند انتها به انتها شامل هر دو عناصر ارزش افزوده (جریان ارزش) و غیرارزش افزوده (ضایعات) را ارائه می‌دهد.
نقشه جریان ارزش
ملاحظات کاربردی در تحلیل فرایندهای کسب و کار
نقاط قوت
- تضمین جواب‌هایی که به مسائل درست می‌پردازند و ضایعات را به حداقل می‌رسانند
- بسیاری از تکنیک‌ها و روش‌شناسی‌های مختلف می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند و گروه‌هایی با انعطاف‌پذیری بالا در رویکرد ارائه دهند
محدودیت‌ها
- ممکن است زمان‌بر باشند
- تکنیک‌ها و روش‌شناسی‌های زیادی در تحلیل فرآیند وجود دارند. با در نظر گرفتن محدوده و هدف می‌توان آن را برای کشف اینکه کدام یک مورد استفاده قرار می‌گیرد و چگونگی دقیق بودن پیروی از آنها، به چالش کشید
- ممکن است در فرآیندهای پر تصمیم یا علمی بر بهبود فرآیند موثر نباشد
این مطالب را هم ملاحظه فرمایید
روش استقرار مدیریت فرایندها
مدل سازی فرایندهای کسب و کار
مشاوره مدیریت فرایندها
استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است
جهت دریافت مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار، با ایمیل
hossein.nourian@gmail.com
تماس حاصل فرمایید
