شیوه استخراج اطلاعات برای تحلیل کسب و کار
بر مبنای چارچوب BABOK
حسین نوریان، مشاور مدیریت کسب و کار
حوزه دانش استخراج اطلاعات و همکاری، وظایفی را شرح میدهد که تحلیلگران تجاری برای کسب اطلاعات از ذینفعان و تأیید نتایج انجام میدهند. این حوزه، همچنین ارتباط با ذینفعان را پس از تجمیع اطلاعات تحلیل تجاری تشریح میکند. استخراج اطلاعات بیرون کشیدن یا دریافت اطلاعات از ذینفعان یا دیگر منابع است. این راه اصلی برای دستیابی به الزامات و طراحی اطلاعات بوده، و میتواند مستلزم گفتگوی مستقیم با ذینفعان، تحقیق در موضوعات، آزمایش، یا تنها دریافت اطلاعات باشد.
همکاری عمل کار کردن دو یا چند نفر با یکدیگر در جهت یک هدف مشترک است. حیطۀ دانش استخراج اطلاعات و همکاری شرح میدهد که تحلیلگران تجاری چگونه میتوانند به درکی مشترک از همۀ گونههای اطلاعات تحلیلی دست یابند. استخراج اطلاعات و همکاری هرگز یک ”مرحله“ در تحلیل تجاری نیست؛ بلکه، تا جایی که تحلیل کسب و کار انجام می شود، ادامه دارد. استخراج اطلاعات و همکاری میتواند با برنامهریزی، بدون برنامهریزی یا هردو گونه باشد.
فعالیتهای برنامهریزیشده مانند کارگاهها، آزمایشات، و/یا پژوهشها میتوانند از پیش ساختاربندی و سازماندهی شوند. فعالیتهای بدون برنامهریزی در لحظه و بدون اطلاع اتفاق میافتند، مانند همکاریها یا گفتگوهای لحظۀ آخری یا ”در لحظه“. اطلاعات تحلیل تجاری برگرفته از فعالیتهای بدون برنامهریزی ممکن است نیاز به بررسی عمیقتر از طریق یک فعالیت برنامهریزیشده داشته باشند. استخراج اطلاعات تحلیل تجاری یک فعالیت در خلاء نیست بلکه اطلاعات درحین اجرای هرگونه کاری که شامل تعامل با ذینفعان بوده و حین کار تحلیلی مستقل از سوی تحلیلگر تجاری بهدست میآید. استخراج اطلاعات میتواند سبب برانگیختن استخراج اطلاعات بیشتر برای جزئیات به منظور پر کردن خلاءها یا افزایش درک شود. حیطۀ دانش استخراج اطلاعات و همکاری از کارهای زیر ترکیب شده است:
- آمادهسازی برای استخراج اطلاعات: شامل اطمینان از اینکه ذینفعان اطلاعاتی را که برای ارائه لازم دارند در اختیار داشته و ماهیت فعالیتهایی را که قرار است انجام دهند درک میکنند. همچنین مجموعۀ مشترکی از انتظارات را درخصوص نتایج فعالیت مشخص میکند. آمادهسازی ممکن است مستلزم شناسایی منابع تحقیق یا آمادگی برای انجام یک آزمایش بهمنظور اطمینان از این باشد که تغییر فرایند واقعاً به پیشرفت میانجامد.
- استخراج اطلاعات: کاری را شرح میدهد که برای درک نیازهای ذینفع و شناسایی راهحلهای بالقوهای انجام میشود که میتوانند این نیازها را برآورده سازند. این کار میتواند مستلزم تعامل مستقیم با ذینفعان، انجام تحقیق، یا اجرای آزمایشات باشد.
- تأیید نتایج استخراج اطلاعات: شامل اطمینان از این است که ذینفعان درکی مشترک از نتایج استخراج اطلاعات دارند، اطلاعات استخراجی بهخوبی ثبت شدهاند، و تحلیلگر تجاری اطلاعات برگرفته از فعالیت استخراج را دراختیار دارد. این کار همچنین مستلزم مقایسۀ اطلاعات دریافتی با دیگر اطلاعات بهمنظور یافتن هرگونه تناقض یا خلاء است.
- • انتقال اطلاعات تحلیل تجاری: ارائۀ اطلاعات مورد نیاز به ذینفعان، در زمانی که به آن نیاز دارند. اطلاعات به شکلی مفید، و با استفاده از واژگان و مفاهیم صحیح ارائه میشود.
- مدیریت همکاری ذینفعان: تشریح همکاری با ذینفعان برای دخیل کردن آنها در فرایند کلی تحلیل تجاری و اطمینان از اینکه تحلیلگر تجاری میتواند نتایج موردنیاز را ارائه دهد.
الگوی مفهومی اصلی در استخراج اطلاعات و همکاری
الگوی مفهومی اصلی تحلیل تجاری (BACCM™) روابط میان شش مفهوم اصلی را بیان میکند. جدول زیر کاربرد هریک از مفاهیم اصلی را درون بستر استخراج اطلاعات و همکاری شرح میدهد.
آمادهسازی برای استخراج اطلاعات
هدف
آمادهسازی برای استخراج اطلاعات برای درک حیطۀ فعالیت استخراج اطلاعات، انتخاب تکنیکهای مناسب، و طرحریزی برای (یا تدارک) اطلاعات و منابع پشتیبانی مناسب انجام می شود.
تشریح
تحلیلگران تجاری از طریق تعریف نتایج مطلوب فعالیت، توجه به ذینفعان دخیل و اهداف کار برای استخراج اطلاعات آماده میشوند. این کار شامل تعیین محصولاتی که با استفاده از نتایج استخراج تولید خواهند شد، تصمیمگیری در این خصوص تکنیکهایی که برای تولید این نتایج مناسب هستند، تهیۀ تدارکات استخراج اطلاعات، شناسایی هرگونه اطلاعات پشتیبانی موردنیاز، و درک شرایط برای پرورش همکاری طی فعالیت استخراج اطلاعات است.
دادههای تحلیل کسب و کار
- *نیازها: آمادهسازی را از نظر حیطه و هدف فعالیتهای استخراجی هدایت میکند. استخراج اطلاعات میتواند برای شناسایی نیازها بهکار رود، ولی برای شروع باید نیازی وجود داشته باشد، حتی اگر هنوز بهطور کامل استنباط یا درک نشده باشد.
- *رویکرد مشارکت ذینفع: درک نیازهای ارتباطی و همکاری ذینفعان به طرح کمک کرده و وقایع مناسب و مؤثر استخراج اطلاعات را آماده میکند.
اصول
درک حیطۀ استخراج اطلاعات
برای تعیین نوع اطلاعات تحلیل تجاری که باید طی فعالیت استخراج روشن شوند و تکنیکهایی که میتوانند بهکار روند، تحلیلگران تجاری این موارد را مورد توجه قرار میدهند:
- • دامنۀ تجارت،
- • فرهنگ و محیط کلی شرکت،
- • موقعیتهای ذینفعان،
- • ذینفعانی که سهیم بوده و قدرتهای گروهی آنها،
- • خروجیهای مورد انتظار که فعالیتهای استخراجی درپی خواهند داشت،
- • مهارتهای متخصص تحلیل تجارت،
- • دیگر فعالیتهای استخراجی که برای تکمیل این فعالیت طرحریزی شدهاند،
- • راهبرد یا رویکرد راهحل،
- • حیطۀ راهحلهای آتی، و
- • منابع احتمالی اطلاعات تحلیل تجاری که میتوانند به فعالیت خاص استخراج اطلاعات بیانجامند.
درک حیطۀ فعالیت استخراج اطلاعات به تحلیلگران تجاری امکان میدهد تا اگر فعالیت از حیطۀ موردنظر منحرف شد واکنش نشان دهند. همچنین به آنها امکان میدهد تا متوجه در همان زمان و بعد از تکمیل شدن فعالیت از در دسترس نبودن افراد یا اطلاعات باخبر شوند.
انتخاب تکنیکهای استخراج اطلاعات
در بیشتر موارد، تکنیکهای چندگانه طی فعالیت استخراج اطلاعات بهکار میروند. تکنیکهای مورد استفاده به محدودیتهای هزینه و زمان، انواع منابع اطلاعات تحلیل تجاری و دسترسی به آنها، فرهنگ سازمان، و نتایج مطلوب بستگی دارد. تحلیلگر تجاری نیز میتواند در نیازهای سهامداران، در دسترس بودن آنها، و موقعیت آنها به حساب آید. انتخاب تکنیک درست و اطمینان از اینکه هر تکنیک بهطور صحیح کار میکند برا موفقیت فعالیت استخراجی بسیار مهم است. درهنگام انتخاب تکنیکهای استخراج، تحلیلگران تجاری این موارد را درنظر میگیرند:
- • تکنیکهایی که بهطور معمول در فعالیتهای مشابه بهکار میروند،
- • تکنیکهایی که بهطور خاص برای این شرایط مناسب هستند،
- • کارهای لازم برای آمادهسازی، اجرا، و تکمیل هر تکنیک.
بهدلیل تغییر قدرتها و موقعیتها، تحلیلگر تجاری ممکن است ملزم به انطباق انتخابهای اولیه از طریق ترکیب دیگر تکنیکهای مناسب شود. درک کامل از تنوع تکنیکهای موجود در انطباق با شرایط متغیر به تحلیلگر تجاری کمک میکند.
تهیۀ تدارکات
تدارکات پیش از فعالیت استخراج اطلاعات برنامهریزی میشود. تدارکات برای هر فعالیت استخراجی شامل شناسایی موارد زیر است:
- • اهداف فعالیت،
- • شرکتکنندگان و نقشهای آنها،
- • منابع برنامهریزیشده، شامل افراد، اتاقها، و ابزارها،
- • مکانها،
- • کانالهای ارتباطی،
- • تکنیکها، و
- • زبانهای مورد استفادۀ ذینفعان (کلامی و مکتوب).
اگر دیگر ذینفعان دخیل باشند، تدارکات میتواند شامل تهیۀ یک دستور کار نیز باشد.
تأمین اطلاعات پشتیبانی
تحلیلگران تجاری منابع اطلاعاتی را که برای انجام فعالیت استخراج مورد نیاز است شناسایی میکنند. ممک است میزان اطلاعات زیادی برای انجام استخراج لازم باشد، شامل افراد، سیستمها، دادههای تاریخی، مطالب و اسناد. اسناد میتوانند شامل اسناد موجود سیستم، قوانین مرتبط تجاری، سیاستهای سازمانی، مقررات، و قراردادها باشند. مطالب پشتیبانی نیز میتوانند شکل خروجیهای کار تحلیل را بگیرند، مانند نسخههای پیشنویس الگوهای تحلیل. تحلیلگران تجاری مطالب و ابزارهای موردنیاز را تهیه میکنند. اگر قرار بر استفاده از ابزارها، تجهیزات، یا تکنیکهای نوین باشد، ممکن است نیاز به برنامهریزی بیشتر برای استخراج تجربی باشد.
آمادهسازی ذینفعان
تحلیلگران تجاری ممکن است نیاز به آموزش ذینفعان درخصوص چگونگی کار تکنیکهای استخراج یا اطلاعات مورد نیاز داشته باشند. ممکن است توضیح تکنیک استخراج برای ذینفعانی که در فعالیت دخیل نیستند بهمنظور کمک به آنها برای درک اعتبار و ارتباط اطلاعات استخراجی مفید باشد. اگر ذینفعان احساس کنند که فعالیت استخراج با اهداف شخصی آنها انطباق ندارد، هدف فعالیت را درک نکنند، یا درخصوص فرایند سردرگم باشند، ممکن است طی فرایند بیتوجه یا چالشبرانگیز باشند. تحلیلگر تجاری در روند آمادهسازی برای استخراج باید اطمینان یابد که توافق همۀ ذینفعان لازم جلب شده است.ت
نحلیلگران تجاری نیز میتوانند ذینفعان را آماده کنند. آنها از ذینفعان میخواهند که مطالب پشتیبانی را پیش از فعالیت استخراجی بررسی کنند تا این فعالیت تا جای ممکن کارامد باشد. ممکن است از پیش دستورکاری تهیه شود تا ذینفعارا در آمادگی برای این فعالیت با چارچوب لازم ذهنی و اطلاعاتی پشتیبانی کند.استخراج از طریق تحقیق یا کاوش میتواند یک فعالیت انفرادی برای تحلیلگر تجاری بوده و مستلزم آمادهسازی دیگر ذینفعان نباشد.
دستورالعملها و ابزار
- • رویکرد تحلیل تجاری: راهبرد کلی را برای استفاده بهمنظور هدایت کار تحلیل تجاری مشخص میکند. این شامل روششناسی کلی، گونههای ذینفعان و چگونگی مداخلۀ آنها، فهرست ذینفعان، زمانبندی کار، الگوی مورد انتظار و سطح جزئیات نتایج استخراج، و چالشها و تردیدهای شناساییشده است.
- • اهداف تجاری: راستای مطلوب موردنیاز را برای دستیابی به موقعیت آتی شرح میدهد. این اهداف میتوانند برای برنامهریزی و آمادهسازی فعالیتهای استخراجی، و خلق مطالب پشتیبانی بهکار روند.
- • اطلاعات تحلیل تجاری موجود: میتواند درک بهتری از اهداف فعالیت استخراج ایجاد کرده، و در آمادهسازی برای استخراج کمک کند.
- • ارزش بالقوه: ارزشی را شرح میدهد که باید از طریق پیادهسازی شرایط پیشنهادی آتی محقق شده، و میتواند برای شکل دادن به فعالیتهای استخراج بهکار رود.
تکنیکها
- • مشکلگشایی گروهی: برای شناسایی و دستیابی به اجماع گروهی دربارۀ منابع اطلاعات تحلیل تجاری استفاده میشود که باید مورد مشورت قرار گرفته و تکنیکهای استخراجی که میتوانند بیشترین کارایی را داشته باشند.
- • استخراج دادهها: برای شناسایی اطلاعات یا الگوهایی بهکار میرود که مستلزم تحقیق بیشتر هستند.
- • تحلیل اسناد: برای شناسایی و ارزیابی منابع کاندید مطالب پشتیبانی بهکار میرود.
- • برآورد: برای برآورد زمان و تلاش مستلزم برای استخراج و هزینۀ مرتبط استفاده میشود.
- • مصاحبهها: برای شناسایی نگرانیها درخصوص استخراج برنامهریزیشده بهکار میرود، و میتواند برای جستجوی قدرت برای ادامه دادن با گزینههای خاص نیز بهکار رود.
- • طرحریزی ذهنی: برای شناسایی و دستیابی به اجماع گروهی درخصوص منابع اطلاعات تحلیل تجاری مورد استفاده و تکنیکهای استخراجی که میتوانند بیشترین کارایی را داشته باشند بهکار میرود.
- • تحلیل و مدیریت ریسک: برای شناسایی، ارزیابی، و مدیریت شرایط یا موقعیتهایی بهکار میرود که میتوانند استخراج را مختل کنند، یا بر کیفیت و اعتبار نتایج استخراج تأثیر بگذارند. نقشهها برای استخراج باید تنظیم شوند تا جدیترین ریسکها مورد اجتناب، انتقال، یا کاهش قرار گیرند.
- • فهرست، نقش، یا شخصیت ذینفعان: برای تعیین اینکه چه کسی باید حین آمادگی برای استخراج مورد مشورت قرار گیرد، چه کسی باید در فعالیت شرکت کند، و نقشهای مناسب برای هر ذینفع بهکار میرود.
ذینفعان
- • متخصص موضوع دامنه: مطالب پشتیبانی و همچنین راهنمایی دربارۀ دیگر منابع اطلاعات تحلیل تجاری مورد مشورت ارائه میکند. همین طور میتواند به ترتیب دادن تحقیق، آزمایشات، و استخراج تسهیلشده کمک کند.
- • مدیر پروژه: اطمینان مییابد که افراد و منابع مناسب برای اجرای استخراج موجود هستند. ر حامی: قدرت تأیید یا رد فعالیت برنامهریزیشدۀ استخراج، و نظارت بر ذینفعان و ملزم کردن ذینفعان خاص به مشارکت را دارد.
خروجیها
- • برنامهریزی فعالیت استخراج: برای هر فعالیت استخراج بهکار میرود. شامل تدارکات، حیطۀ فعالیت استخراجی، تکنیکهای برگزیده، و اطلاعات پشتیبانی میشود.
انجام استخراج اطلاعات برای تحلیل کسب و کار
هدف
هدف از انجام استخراج بیرون کشیدن، کاوش، و شناسایی اطلاعات مرتبط با تغییر است.
تشریح
سه گونۀ معمول استخراج وجود دارد:
- • گروهی: شامل تعامل مستقیم با ذینفعان بوده، و بر تجربیات، تخصص، و قضاوت آنها مبتنی است.
- • تحقیقی: شامل کشف و مطالعۀ سیستماتیک اطلاعات از مطالب یا منابعی است که مستقیماً مورد اطلاع ذینفعان دخیل در تغییر نیستند. ذینفعان همچنان میتوانند در تحقیق شرکت کنند. تحقیق میتواند شامل تحلیل دادههای تاریخی برای شناسایی گرایشها یا نتایج گذشته باشد.
- • تجربی: شامل شناسایی اطلاعاتی است که نمیتوانند بدون نوعی آزمایش کنترلشده بهدست آیند.
برخی از اطلاعات را نمیتوان از افراد یا اسناد استخراج کرد، چون ناشناخته هستند. آزمایشات میتوانند به کشف این نوع اطلاعات کمک کنند. آزمایشات شامل مطالعات شهودی، اثبات مفاهیم، و الگوها باشند. یک یا چند تکنیک استخراج میتواند برای تولید نتایج مطلوب درون حیطۀ استخراج بهکار روند. ذینفعان میتوانند از راههای زیر در استخراج دخیل باشند:
- • مشارکت و تعامل طی فعالیت استخراج
- • تحقیق، مطالعه، و ارائۀ بازخورد درخصوص اسناد، سیستمها، الگوها، و رابطها
ورودیها
- • طرح فعالیت استخراج: شامل فعالیتها و تکنیکهای برنامهریزیشدۀ استخراج، تدارکات فعالیت (برای مثال اطلاعات، زمان، مکان، منابع، دستورکار)، حیطۀ فعالیت استخراج، و منابع موجود از اطلاعات پشتیبان میشود.
اصول
هدایت فعالیت استخراج
درک نمونههای پیشنهادی اطلاعات تحلیل تجارت، که در برنامهریزی تعریف شده بودند، به اطمینان از اینکه فعالیتهای استخراجی بر تولید اطلاعات موردنظر در سطح مطلوب جزئیات متمرکز هستند، کمک میکند. این کار در هر نمونه از فعالیت استخراجی طی تغییر بهکار رفته و میتواند برمبنای فعالیت متفاوت باشد. برای کمک به هدایت و تسهیل دستیابی به نتایج پیشبینیشده، تحلیلگران تجاری موارد زیر را در نظر میگیرند:
- • اهداف و دستورکار فعالیت استخراج،
- • حیطۀ تغییر،
- • اشکال خروجی که فعالیت تولید خواهد کرد،
- • نمونههای دیگری که نتایج فعالیت از آنها پشتیبانی میکند،
- • چگونگی ترکیب خروجی در چیزی که از پیش میدانیم،
- • کسی که اطلاعات را ارائه میدهد،
- • کسی که از اطلاعات استفاده میکند، و
- • چگونگی استفاده از اطلاعات.درحالیکه بیشتر این موارد درهنگام برنامهریزی برای فعالیت استخراج مورد توجه قرار میگیرند
در حین اجرای فعالیت استخراج نیز برای ثبت و دستیابی به هدف مهم هستند. برای مثال، ذینفعان ممکن است بحثهایی داشته باشند که خارج از حیطۀ فعالیت یا تغییر باشد، و تحلیلگر تجاری نیاز به شناسایی آن در لحظۀ تصمیمگیری برای گام بعدی دارد؛ یا آن را به رسمیت شناخته و ادامه میدهد، و یا مکالمه را به شکل متفاوتی هدایت خواهد نمود.
تحلیلگر تجاری از این اطلاعات برای تعیین اینکه استخراج به اندازۀ کافی انجام شده، برای متوقف کردن فعالیت نیز استفاده میکند.
ثبت نتایج استخراج
اجرای استخراج متناوباً تکرار شده و در مجموعهای از جلسات (بهطور موازی یا متوالی)، طبق حیطۀ فعالیت استخراجی به وقوع میپیوندد
اگر فعالیت استخراجی برنامهریزیشده نباشد، نتایج ثبتشده و در نتایج مناسب برنامهریزیشده ترکیب میشوند. ثبت نتایج استخراج به اطمینان از آن کمک میکند که اطلاعات تولیدشده طی فعالیتهای استخراج برای ارجاع و کاربرد در آینده ثبت شده است.
دستورالعملها و ابزار
- • رویکرد تحلیل تجاری: بر چگونگی اجرای هر فعالیت استخراجی تأثیر دارد، زیرا گونههای خروجی را مشخص میکند که برمبنای رویکرد موردنیاز هستند.
- • اطلاعات موجود تحلیل تجاری: میتواند پرسشهای مطرحشده طی استخراج و رویکرد بهکار رفته برای کسب اطلاعات از ذینفعان مختلف را هدایت کند.
- • رویکرد مشارکت ذینفع: رویکردهای همکاری و ارتباط را ارائه میدهد که میتوانند طی استخراج مؤثر باشند.
- • اطلاعات پشتیبان: شامل هرگونه اطلاعات برای آمادهسازی تحلیلگر تجاری و شرکتکنندگان پیش از استخراج، و همچنین هرگونه اطلاعات، ابزار، یا تجهیزات برای استفاده طی استخراج میشود.
تکنیکها
- • معیارسنجی و تحلیل بازار: بهعنوان منبع اطلاعات تحلیل تجاری از طریق مقایسۀ یک فرایند، سیستم، محصول، خدمات، یا ساختار خاص با نوعی پایۀ خارجی، مانند سازمان یا پایهای مشابه ایجادشده از سوی یک نهاد صنعتی بهکار میرود. تحلیل بازار برای تعیین چیزی که مشتریان میخواهند و چیزی که رقبا ارائه میدهند بهکار میرود.
- • مشکلگشایی گروهی: برای تولید ایدههای متعدد از یک گروه از ذینفعان در دورهای کوتاه، و سازماندهی و اولویتبندی آن ایدهها بهکار میرود.
- •تحلیل قوانین تجارت: برای شناسایی قوانینی که تصمیات را در یک سازمان تنظیم کرده، و عملیاتهای سازمانی را تعریف، محدود، یا ممکن میکنند.
- • بازیهای گروهی: برای پرورش درکی بهتر از یک مشکل یا برانگیختن راهحلهای خلاقانه بهکار میرود.
- •الگوسازی مفهومی: برای شناسایی عبارتها و ایدههای کلیدی اهمیت و تعریف ارتباطات بین آنها بهکار میرود
- • استخراج اطلاعات: برای شناسایی اطلاعات و الگوهای مرتبط بهکار میرود.
- • الگوسازی اطلاعات: برای درک روابط نهاد طی استخراج بهکار میرود.
- • تحلیل سند: برای بازبینی سیستمها، قراردادها، رویهها و سیاستهای تجاری، استانداردها، و مقررات بهکار میرود.
- • گروههای تمرکز: برای شناسایی و درک ایدهها و نگرشهای یک گروه بهکار میرود.
- • تحلیل رابط: برای درک تعامل، و ویژگیهای تعامل، بین دو نهاد، مانند دو سیستم، دو سازمان، یا دو فرد یا نقش بهکار میرود.
- • مصاحبهها: برای پرسیدن پرسشهایی از ذینفعان بهمنظور روشن کردن نیازها، شناسایی مشکلات، یا کشف فرصتها بهکار میرود.
- •نقشهریزی ذهنی: برای تولید ایدههای متعدد از یک گروه از ذینفعان در دورهای کوتاه، و سازماندهی و اولویتبندی آن ایدهها بهکار میرود.
- • بررسی: برای ایجاد بینش دربارۀ چگونگی انجام کار در حال حاضر، احتمالاً در مکانها و شرایط متفاوت بهکار میرود.و تحلیل فرایند: برای درک فرایندهای کنونی و شناسایی فرصتها برای ارتقا در آن فرایندها بهکار میرود.
- الگوسازی فرایند: برای استنباط فرایندها با ذینفعان طی فعالیت استخراج بهکار میرود.
- •نمونهسازی: برای استنباط و اعتباربخشی نیازهای ذینفعان طی یک فرایند تکراری بهکار میرود که الگوی الزامات یا طراحیها را خلق میکند.
- • نظرسنجی یا پرسشنامه: برای استخراج اطلاعات تحلیل تجاری، شامل اطلاعاتی دربارۀ مشتریان، محصولات، شیوههای کار، و نگرشها از گروهی از افراد به شیوهای ساختارمند و در دورۀ نسبتاً کوتاهی از زمان بهکار میرود.
- •کارگاهها: برای استخراج اطلاعات تحلیل تجاری، شامل اطلاعاتی دربارۀ مشتریان، محصولات، شیوههای کار، و نگرشها، از گروهی از افراد به روشی گروهی و تسهیلشده بهکار میرود.
ذینفعان
- • مشتری: اطلاعات ارزشمند تحلیل تجاری طی استخراج ارائه خواهد کرد.
- • متخصص موضوع حیطه: در جنبههایی از موقعیت تخصص داشته و میتواند اطلاعات لازم تحلیل تجاری را ارائه دهد. اغلب تحلیلگر تجاری را در شناسایی منابع مناسب تحقیق هدایت و کمک کرده، و میتواند به تنظیم تحقیق، آزمایشات، و استخراج تسهیلشده کمک کند.
- • کاربر نهایی: کاربر راهحلهای موجود و آتی، که باید در استخراج شرکت داشته باشد.
- • متخصص موضوع اجرا: یک راهحل را طراحی و اجرا کرده و تخصصی ارائه میکند، و از طریق طرح پرسشهای روشنکننده و ارائۀ جایگزینها میتواند در استخراج مشارکت کند.
- •حامی: اطمینان مییابد که ذینفعان لازم برای مشارکت در استخراج حضور داشته و بر آنها نظارت میکند.
- • هرگونه ذینفع: میتواند دانش یا تجربۀ مرتبط را برای مشارکت در فعالیتهای استخراجی داشته باشد. ۴٫۲٫۸ خروجیها• نتایج استخراج (تأییدنشده): اطلاعات ثبتشده به شکلی که مختص فعالیت استخراج است.
تأیید نتایج استخراج
هدف
هدف از تأیید نتایج استخراج بررسی اطلاعات جمعآوریشده طی جلسۀ استخراج برای دقت و صحت با دیگر اطلاعات است.
تشریح
اطلاعات استخراجی برای شناسایی هرگونه مشکل و حل آنها پیش از تعهد منابع به کاربرد اطلاعات تأیید میشود. این بازبینی میتواند خطاها، جاافتادگیها، تضادها، و ابهام را روشن کند. نتایج استخراج میتوانند با منبع آنها و دیگر نتایج استخراجی مقایسه شوند تا از ثبات آنها اطمینان حاصل شود. همکاری با ذینفعان میتواند برای اطمینان از ثبت درست ورودیها و اینکه آنها با نتایج استخراج تسهیلنشده هماهنگ هستند، لازم باشد. اگر اطلاعات صحیح نباشد، تحلیلگر تجاری چیزی را که صحیح است تعیین میکند، و این کار میتواند مستلزم استخراج بیشتر باشد. تخصیص منابع به فعالیتهای تحلیل تجاری برمبنای نتایج تأییدنشدۀ استخراج میتواند به این معنا باشد که انتظارات ذینفعان برآورده نشده است.
اگر نتایج مستحکم نباشند، ممکن است انجام استخراج بیشتر برای حل و فصل اختلافات لازم باشد. تأیید نتایج استخراج یک بررسی با دقت و رسمیت کمتر است که طی تحلیل رخ میدهد.
ورودیها
- • نتایج استخراج (تأییدنشده): ثبت اطلاعات به شکلی مخصوص به فعالیت استخراج.
اصول
مقایسۀ نتایج استخراج با اطلاعات منبع
کار اجرای استخراج منابعی را تشریح میکند که نتایج استخراج میتواند از آنها نشأت بگیرد، شامل اسناد و دانش ذینفع. تحلیلگر تجاری میتواند جلسات پیگیری را رهبری کند. در این جلسات ذینفعان نتایج استخراج را تصحیح میکنند. ذینفعان میتوانند نتایج استخراج را بهطور مستقل نیز تأیید کنند.
مقایسۀ نتایج استخراج با دیگر نتایج استخراج
تحلیلگران تجاری نتایج جمعآوریشده از طریق فعالیتهای مختلف استخراج را مقایسه میکنند تا تأیید کنند که اطلاعات باثبات بوده بهدرستی ارائه شده است. با انجام مقایسهها، تحلیلگران تجاری اختلافاتی را در نتایج شناسایی کرده و آنها را با همکاری ذینفعان برطرف میکنند. مقایسهها میتواند با دادههای تاریخی نیز انجام شود تا نتایج جدیدتر استخراج را تأیید کند.
بیثباتی در نتایج استخراج اغلب هنگامی روشن میشود که تحلیلگران تجاری خصوصیات و الگوهایی خلق میکنند. این الگوها میتوانند طی فعالیت استخراج برای ارتقای همکاری نیز خلق شوند.
دستورالعملها و ابزار
- • نقشۀ فعالیت استخراج: برای راهنمایی درخصوص منابع جایگزین مورد استفاده و نتایج استخراجی قابل مقایسه استفاده میشود.
- • اطلاعات موجود تحلیل تجاری: برای تأیید نتایج فعالیت استخراج یا تهیۀ پرسشهای بیشتر برای استخراج اطلاعات دقیقتر بهکار میرود.
تکنیکها
- •تحلیل سند: برای تأیید نتایج استخراج درمقابل اطلاعات منبع یا دیگر اسناد موجود بهکار میرود.
- •بازبینی: برای تأیید اطلاعات تحلیل تجاری و تأیید اینکه ادغام آن اطلاعات صحیح است بهکار میرود.
- •کارگاهها: برای انجام بازبینی نتایج پیشنویس استخراج با استفاده از هر سطحی از رسمت بهکار میرود.
یک دستورکار از پیش مشخصشده میتواند برای بررسی نتایج استخراج بهکار رود. از شرکتکنندگان نیز درخواست بازخورد شده و این بازخوردها ثبت میشوند.
ذینفعان
- •متخصصان موضوع حیطه: افراد با دانش، تجربه، یا تخصص قابل توجه دربارۀ اطلاعات تحلیل تجاری استخراجشده، یا دربارۀ تغییر یا راهحل، به تأیید اینکه نتایج استخراج صحیح هستند کمک کرده، و میتوانند به شناسایی جاافتادگیها، بیثباتیها و اختلافات در نتایج استخراج کمک کنند. همچنین میتوانند تأیید کنند که اطلاعات درست تحلیل تجاری استخراج شده است.
- • هرگونه ذینفع: همۀ گونههای ذینفعان ممکن است نیاز به مشارکت در تأیید نتایج استخراج داشته باشند.
خروجیها
- • نتایج استخراج (تأییدشده): خروجی ادغامشده که تحلیلگر تجاری و دیگر ذینفعان بر سر آن توافق دارند، بهطور صحیحی انعکاسدهندۀ اطلاعات ثبتشده بوده و تأیید میکند که این اطلاعات درست بوده و بهعنوان خروجی برای کارهای آینده مفید است.
انتقال اطلاعات تحلیل تجاری
هدف
هدف از انتقال اطلاعات تحلیل تجاری اطمینان از آن است که ذینفعان درکی مشترک از اطلاعات تحلیل تجاری دارند.
شرح
تحلیل گران تجاری باید اطلاعات مناسب را در زمان درست و به اشکالی به ذینفعان منتقل کنند که نیازهای آنها را برآورده سازد. توجه به ابراز اطلاعات به زبان، لحن، و سبکی جلب میشود که برای مخاطب مناسب باشد. انتقال اطلاعات تحلیل تجاری دوطرفه و تکراری است. این کار مستلزم تعیین دریافتکنندگان، محتوا، هدف، بستر، و نتایج مورد انتظار است. مشارکت ذینفعان نیازهای انتقال را ارزیابی کرده و پیغامهای پیشبینیشده را برنامهریزی میکند.
انتقال اطلاعات صرفاً شامل انتشار اطلاعات و تصور اینکه این اطلاعات دریافت و درک شده، نیست. تحلیلگران تجاری ذینفعان را دخیل میکنند تا اطمینان یابند که آنها اطلاعات را درک کرده و با آنها موافق هستند. تحلیلگر تجاری درخصوص هرگونه اختلافنظر اقدام میکند. اگر ذینفعان اطلاعات را دریافت یا درک نکنند، ممکن است روش انتقال اطلاعات نیاز به تغییر داشته باشد. ممکن است برای اطلاعات یکسان چندین شکل انتقال لازم باشد.
ورودیها
• اطلاعات تحلیل تجاری: هرگونه اطلاعات در هر سطحی از جزئیات که بهعنوان ورودی یا خروجی کار تحلیل تجاری بهکار میرود. وقتی نیاز به انتقال اطلاعات به ذینفعان بیشتر تشخیص داده شود، اطلاعات تحلیل تجاری به ورودی برای این کار تبدیل میشود.
• رویکرد مشارکت ذینفع: گروهها، نقشها، و نیازهای کلی ذینفعان را در ارتباط با انتقال اطلاعات تحلیل تجاری را شرح میدهد. شکل ۴٫۴٫۱: نمودار ورودی/خروجی انتقال اطلاعات تحلیل تجاری
اصول
تعیین اهداف و شکل انتقالبستههای اطلاعات تحلیل تجاری میتوانند به چندین علت آماده شوند، که شامل (ولی نه منحصر به) موارد زیر است:
- • انتقال الزامات و طرحها به ذینفعان،
- • ارزیابی اولیۀ کیفیت و برنامهریزی،
- • برآورد جایگزینهای احتمالی،
- • بازبینیها و تأییدهای رسمی،
- • ورودیهای طراحی راهحل،
- • انطباق با مقررات قراردادی و تنظیمی، و
- • نگهداری برای استفادۀ مجدد.
هدف اولیۀ تهیۀ یک بسته انتقال روشن اطلاعات و به شکل قابل استفاده برای ادامۀ فعالیتهای تغییری است. برای کمک به تصمیمگیری درخصوص چگونگی ارائۀ الزامات، تحلیلگران تجاری پرسشهای زیر را مطرح میکنند:
- • چه کسی مخاطب بسته است؟
- • هر گونه از ذینفعان چه درکی از انتقال داشته و چه نیازی به آن دارد؟
- • سبک مورد ترجیح هر ذینفع برای انتقال یا آموزش چیست؟
- • چه اطلاعاتی برای انتقال اهمیت دارند؟•
- آیا ارائه و شکل بسته، و اطلاعات گنجاندهشده در بسته برای مخاطب مناسب است؟
- • بسته چگونه از فعالیتهای دیگر پشتیبانی میکند؟
- • آیا هیچگونه محدودیتهای تنظیمی یا قراردادی برای پیروی وجود دارد؟
اشکال ممکن برای بستهها شامل این موارد است:
- •سندسازی رسمی: معمولاً بر قالبی مبتنی است که از طرف سازمانها مورد استفاده قرار گرفته و میتواند شامل متن، ماتریس، یا نمودار باشد. این بسته سابقهای باثبات، با استفادۀ آسان، و طولانیمدت ارائه میکند.
- •سندسازی غیررسمی: میتواند شامل متن، نمودار، یا ماتریسهایی باشد که طی تغییر استفاده میشود اما بخشی از فرایند سازمانی رسمی نیستند.
- • سخنرانیها: بازبینی سطح بالایی برای درک اهداف تغییر، کارکردهای یک راهحل، یا اطلاعات برای پشتیبانی از تصمیمگیری ارائه میکند. توجه به بهترین روش برای ترکیب و ارائۀ اطلاعات برای انتقال پیغامی منسجم و مؤثر به یک یا چند گروه از ذینفعان معطوف میشود. بستهها میتوانند در انبارهای مختلف آنلاین یا آفلاین، شامل اسناد یا ابزارها ذخیره شوند.
انتقال بستۀ تحلیل تجاری
هدف از انتقال بستۀ تحلیل تجاری ارائۀ سطح مناسبی از جزئیات دربارۀ تغییر به ذینفعان است تا بتوانند اطلاعات موجود در آن را درک کنند. ذینفعان این فرصت را مییابند که بسته را بازبینی کنند، پرسشهایی دربارۀ اطلاعات مطرح کنند، و نگرانیهایی را که دارند مطرح کنند. انتخاب بستر مناسب انتقال نیز مهم است. بسترهای معمول ارتباطی عبارتند از:
- • همکاری گروهی: برای انتقال بسته به گروهی از ذینفعان مرتبط در یک زمان بهکار میرود. امکان بحث فوری دربارۀ اطلاعات و مسائل مربوطه را ایجاد مینماید.
- • همکاری فردی: برای انتقال بسته به یک ذینفع در یک زمان استفاده میشود. میتواند برای خلق درک فردی اطلاعات درهنگامی که موقعیت یک گروه عملی، پویا، یا نتیجهبخش نیست استفاده شود.
- • ایمیل یا دیگر روشهای غیرکلامی: برای انتقال بسته در زمانی که سطح بلوغ اطلاعات بالا بوده و نیاز به تشریح کلامی کمی برای پشتیبانی از آن وجود دارد، بهکار میرود.
دستورالعملها و ابزارها
- • رویکرد تحلیل تجاری: بیشتر چگونگی انتشار گونههای مختلف اطلاعات را شرح میدهد تا چیزی که انتقال مییابد. سطح جزئیات و رسمیت لازم، تناوب انتقالات، و چگونگی تأثیرپذیری انتقالات از تعداد و پراکندگی جغرافیایی ذینفعان را شرح میدهد.
- •رویکرد مدیریت اطلاعات: به تعیین چگونگی بستهبندی اطلاعات تحلیل تجاری و انتقال به ذینفعان کمک میکند.
تکنیکها
- • مصاحبهها: برای انتقال فردی اطلاعات به ذینفعان بهکار میرود.
- • بازبینیها: برای ارائۀ فرصت بروز بازخورد، درخواست انطباقات لازم، درک واکنشهای و اعمال ضروری، و توافق یا ارائۀ تأییدیهها به ذینفعان بهکار میرود. بازبینیها میتوانند طی همکاری گروهی یا فردی بهکار روند.م کارگاهها: برای ارائۀ فرصت ابراز بازخورد و درک انطباقات، واکنشها، و اعمال موردنیاز بهکار میرود. همچنین برای ایجاد اجماع و ارائۀ تأییدیهها نیز مفید است. عموماً طی همکاری گروهی بهکار میرود.
ذینفعان
- • کاربر نهایی: نیاز است بهطور متناوب با آنها ارتباط ایجاد شود تا از اطلاعات مرتبط تحلیل تجاری آگاه باشند.
- • مشتری: نیاز است بهطور تناوب با آنها ارتباط ایجاد شود تا از اطلاعات مرتبط تحلیل تجاری آگاه باشند.
- • متخصص موضوع دامنه: نیاز به درک اطلاعات تحلیل تجاری بهعنوان بخشی از تأیید و اعتباربخشی به آن طی فعالیت تغییر دارد.
- • متخصص موضوع اجرا: باید از اطلاعات تحلیل تجاری، خصوصاً الزامات و طراحیها و برای اهداف اجرایی، آگاه بوده و آنها را درک کنند.
- • آزمایشگر: باید از اطلاعات تحلیل تجاری، خصوصاً الزامات و طراحیها و برای اهداف اجرایی، آگاه بوده و آنها را درک کنند.
- • هریک از ذینفعان: هر گونه از ذینفعان احتمالاً نیاز به برقراری ارتباط در نقطهای طی فعالیت تغییر دارند.
خروجیهای اطلاعات تحلیل تجاری (انتقالیافته): ا
- اطلاعات تحلیل تجاری هنگامی انتقالیافته تلقی میشود که ذینفعان هدف به درکی از محتوا و مفاهیم آن رسیده باشند.
استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است
جهت دریافت مشاوره تحلیل کسب و کار با ایمیل
hossein.nourian@gmail.com
تماس حاصل فرمایید
این مطالب را هم ملاحظه نمائید:
راهنمای تحلیل کسب و کار BABOK
