آشنایی با راهنمای تحلیل کسب و کار برمبنای مدل BABOK
حسین نوریان، مشاور مدیریت فرایندهای کسب و کار
کتاب راهنمایی برای بدنه دانش تحلیل کسب و کار (BABOK) استاندارد شناخته شده جهانی برای بررسی کسب وکار می‌باشد. کتاب راهنمای BABOK زمینه های این دانش ، وظایف، صلاحیت های زیر بنایی، تکنیک‌ها و چشم اندازی از چگونگی روش دستیابی به آن را توصیف می نماید.
هدف از تدوین راهنمای BABOK
هدف اصلی از تدوین راهنمای BABOK مشخص کردن شیوه بررسی کسب و کار و ارائه رویه های عمدتا پذیرفته شده در این حوزه است. این کتاب راهنما به کاروزان کمک می‌کند تا مهارت‌های لازم برای اجرای موثر تحلیل کسب و کار را بدرستی مشخص و درخود ایجاد نمایند.
تحلیل کسب و کار حرفه گسترده ای است که در آن تحلیلگران ممکن است برای انواع مختلفی از ابتکارات در سازمان کار انجام دهد. کاروزان ممکن است از صلاحیت ها، دانش، مهارت‌ها، واژه ها، و گرایشات مختلفی بهره بگیرند که از آنها هنگام انجام وظایف بررسی کسب و کار بهره می‌گیرند. کتاب راهنمای BABOK چارچوب مشترکی برای همه دیدگاه‌ها است که قدم های تحلیل کسب و کار را توصیف نموده که این قدم ها برای تحلیل تغییرات و یا ارزیابی نیاز به تغییر در سازمان انجام می‌شوند.
ممکن است این گام ها از نظر ماهیت، ترتیب و یا اهمیت آن برای تحلیلگران و یا نوآوری های مختلف متفاوت باشد. شش حوزه دانش کتاب راهنمای BABOK (پایش و برنامه ریزی تحلیل کسب و کار، استخراج نیازمندیها و همکاری، مدیریت چرخه حیات نیازمندیها، تحلیل استراتژیک، تحلیل نیازمندیها و تعریف طراحی (RADD)، و ارزیابی راهکارها) تحلیل کسب و کار را توصیف می کند.شکل زیر چگونگی پشتیبانی سه حوزه دانشی را در پیشنهاد ارزش کسب و کار قبل، در حین و بعد از چرخه حیات پروژه را نشان می‌دهد.
شکل ۱٫۱٫۱٫ تحلیل کسب و کار فراتر از پروژه ها
تحلیل کسب و کار چیست؟
ایجاد تغییر در سازمان با مشخص سازی نیازمندیها و پیشنهاد راهکارهایی است که ارزش را برای ذینفعان به ارمغان می آورد. این بررسی به شرکت امکان می‌دهد تا نیازها و دلیل اصلی تغییر در سازمان را به دقت شرح دهد و راهکارهایی را توصیف و طراحی نماید که ارزش آفرین باشند.این بررسی بر روی نوآوری های مختلفی در سازمان انجام می‌شود. این نوآوری ها ممکن است استراتژیک، تاکتیکی و یا عملیاتی باشند.
انجام این کار ممکن است در محدوده پروژه و یا در سرتاسر تکامل و بهبود مستمر شرکت انجام شود. می توان از آن برای درک وضعیت فعلی، مشخص نمودن وضعیت آتی، و همچنین تعیین فعالیت‌های لازم برای انتقال از وضعیت فعلی به آینده استفاده نمود.تحلیل کسب و کار را می توان از چشم اندازهای مختلفی اجرا نمود.
کتاب راهنمای BABOK® برخی از این چشم اندازها را توصیف نموده است: چابک، هوش تجاری، فناوری اطلاعات، معماری کسب و کار، مدیریت فرایند کسب و کار. این چشم اندازها را می توان مانند عدسی در نظر گرفت که از طریق آن کارورزی که بررسی کسب و کار انجام می‌دهد فعالیت‌های کاری خود را بر اساس وضعیت فعلی مورد بررسی قرار می‌دهد. یک یا چند چشم انداز ممکن است به نوآوری منفردی مربوط باشند، و چشم اندازهای ارائه شده در کتاب راهنمای BABOK® همه شرایط تحلیل کسب و کار و یا مجموعه کاملی از زمینه های تحلیل کسب و کار را نشان نمی‌دهد.
تحلیل گر کسب و کار چه کسی است؟
تحلیل گر کسب و کار شخصی است که وظایف تحلیل کسب و کار مشخص شده در کتاب راهنمای BABOK® را صرف نظر از عنواین شغلی و یا نقش سازمانی انجام می‌دهد. تحلیلگران کسب و کار مسئولیت کشف، ترکیب و آنالیز اطلاعات گرد آوری شده از منابع مختلف درون یک سازمان را شامل ابزارها، فرایندها، مستندسازی‌ها و ذینفعان را برعهده دارند. تحلی لگر کسب و کار مسئول شناسایی نیازهای واقعی ذینفعان می‌باشد که غالبا شناسایی و واضح نمودن خواسته‌های آنان را در بر می‌گیرد تا مسائل زیربنایی و دلایل مختلف تعیین شوند.
تحلیلگر کسب و کار در همتراز نمودن راهکارهای ارائه شده با نیازهای ذینفعان نقش دارد. فعالیت‌های انجام شده توسط تحلیلگر کسب و کار موارد زیر را در بر می‌گیرد:
- درک مشکلات و اهداف سازمانی
- تحلیل نیازها و راهکارها
- تدبیر استراتژی
- ایجاد تغییر و
- تسهیل همکاری با ذینفعان دیگر
عناوین شغلی رایج برای تحلیلگر کسب و کار موارد زیر است:
- معمار کسب و کار
- تحلیلگر سیستم کسب و کار
- تحلیلگر داده
- تحلیلگر سازمانی
- مشاور مدیریت کسب و کار
- تحلیلگر فرایند
- مدیر محصول
- مالک محصول
- مهندس نیازمندیها
- تحلیلگر سیستم
ساختار کتاب راهنمای BABOK
محتوای اصلی این کتاب شامل وظایف بررسی کسب و کار است که در حوزه‌های دانش سازماندهی شده است. حوزه‌های دانش مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و منطقی (و نه ترتیبی) از گام ها است. این گام ها یکسری از فعالیت‌های مشخصی را توصیف می کنند که هدف حوزه دانش مربوط به خود را به انجام می رساند.مفاهیم کلیدی تحلیل کسب و کار، مهارت‌های اساسی، تکنیک‌ها، و چشم انداز های مختلف محتوای بسط یافته راهنمای BABOK را تشکیل می دهند که به تحلیلگران کسب و کار کمک می‌کند تا به بهترین نحو وظایف تحلیل کسب و کار را انجام دهند.
مفاهیم کلیدی :همه اصطلاحات کلیدی لازم برای درک مفاهیم، ایده ها و مندرجات دیگر در کتاب راهنمای BABOK را نشان می‌دهد.
مهارت‌های اساسی: توصیفی از رفتارها، مشخصه های ، دانش و ویژگی های فردی می‌باشند که تحلیل کسب و کار موثر را پشتیبانی می کنند.تکنیک‌ها: راه های انجام وظایف تحلیل کسب و کار را ارائه می‌دهد.
تکنیک‌های موجود در کتاب راهنمای BABOK تمام تکنیک‌های رایج و غالبا استفاده شده در انجمن های تحلیل کسب و کار را پوشش می دهند.
چشم اندازها: دید های مختلفی از تحلیل کسب و کار را ارائه می‌دهد. چشم اندازهای مختلف به تحلیلگر کسب و کار که با دیدگاه‌های مختلفی فعالیت خود را انجام می دهند، کمک می‌کند تا به بهترین شیوه وظایف تحلیل کسب و کار را با توجه به شرایط نوآوری موجود انجام دهند.
مفاهیم کلیدی:
فصل مربوط به مفاهیم کلیدی درک ساده ای از ایده های محوری لازم برای شناخت کتاب راهنمای BABOK را ارائه می‌دهد. این فصل موارد زیر را شامل می‌شود:
- مدل مفاهیم پایه ای بررسی کسب و کار (BACCM)
- اصطلاحات اصلی
- شمای طبقه بندی نیازمندیها
- ذینفعان
- نیازمندیها و طراحی
حوزه‌های دانش:
حوزه‌های دانش بیانگر حوزه‌های تخصصی بررسی کسب وکار می‌باشند که چندین گام را در بر می‌گیرند.شش حوزه دانشی در این مدل پیش بینی شده است:
حوزه‌ی برنامه‌ریزی و نظارت بر تحلیل : وظایفی را توصیف می‌کند که تحلیلگر کسب و کار به منظور سازماندهی و هماهنگی تلاش های تحلیلگران کسب و کار و ذینفعان انجام می‌دهد. این وظایف خروجی‌هایی تولید می کنند که در نهایت به ورودی و دستورالعمل برای دیگر وظایف درون کتاب راهنمای BABOK بدل می‌شوند.
استخراج نیامندی ها و همکاری: وظایف تحلیلگران کسب و کار را برای آماده سازی و انجام فعالیت‌های تشویقی انجام دهید و تأیید نتایج به دست آمده را توصیف می نماید. همچنین ارتباط با ذینفعان را توصیف می‌کند، هنگامی که اطلاعات تجزیه و تحلیل کسب و کار مونتاژ شده و همکاری با آنها در سراسر فعالیت‌های تحلیل کسب و کار در دست انجام است.
مدیریت چرخه حیات نیازمندیها: وظایفی را توصیف می‌کند که تحلیلگر سیستم برای مدیریت و حفظ نیازمندیها و طرح ریزی اطلاعات از آغاز تا پایان انجام می‌دهد. این وظایف برقراری ارتباط معنادار بین نیازمندیها و طراحی را توصیف می‌کند و بر روی تغییرات پیشنهادی نسبت به نیازمندیها و طراحی ارزیابی، آنالیز را انجام می‌دهد.
تحلیل استراتژی: کارهای تحلیل کسب وکار را توصیف می‌کند که برای همکاری با ذینفعان باید انجام شود تا نیازمندی با اهمیت تاکتیکی و یا استراتژیکی (نیازمندی کسب و کار) را شناسایی کنند، که سازمان را قادر می سازد نیاز مربوطه را مورد بررسی قرار دهد، و استراتژی حاصل را جهت تغییر با سایر استراتژی های سطح پایین و یا بالا هماهنگ سازد.
تحلیل نیازمندیها و تعریف طراحی: وظایفی را شرح می‌دهد که تحلیلگر برای ساختاردهی و سامان دادن نیازمندهای کشف شده در طی فعالیت‌های استخراج نیازمندیها، مشخص نمودن و مدلسازی نیازمندیها و طراحی، تایید و اعتبارسنجی اطلاعات، شناسایی راهکارهایی که با نیازمندی‌های کسب و کار همخوانی دارند و تخمین ارزش بالقوه‌ای که باید برای هر راهکار مشخص شود، انجام می‌دهد. این حوزه دانش فعالیت‌های تکراری و افزایشی از مفاهیم اولیه و کاوش نیازها از طریق تبدیل این نیازها به راهکارهای پیشنهادی خاص را در بر می‌گیرد.
ارزیابی راهکارها: وظایفی را توصیف می‌کند که تحلیلگر انجام می‌دهد تا کارایی و ارزش ارائه شده یک راهکار مورد استفاده توسط سازمان را ارزیابی کند و حذف موانع و محدودیت هایی را پیشنهاد دهد که از تحقق ارزش جلوگیری به عمل می آورند.شکل بعدی روابط کلی بین حوزه‌های دانش را در بر می‌گیرد.
شکل ۱٫۴٫۱٫ روابط بین حوزه‌های دانشی تجلیل کسب و کار
گام ها
هر یک از گام ها یک جز مجزایی از کار بررسی کسب و کار است که می توان آن را به صورت رسمی یا غیر رسمی و به عنوان بخشی از انجام داد. راهنمای BABOK لیستی از کارها و گام های مختلف تحلیل کسب و کار را مشخص نموده است. شرح یک گام مشخص به صورت کلی برای تحلیل کسب و کار مستقل از نوع نوآوری قابل اطلاق است.
تحلیلگر کسب و کار ممکن است کارهای دیگری را که توسط سازمان خود مشخص شده را انجام دهد، ولی این فعالیت‌ها به عنوان بخشی از حرفه تحلیل کسب و کار به شمار نمی آیند.وظایف برحسب حوزه‌های دانش تقسیم بندی می گردند. تحلیلکر کسب و کار وظایف را از حوزه‌های دانش به صورت ترتیبی، تکراری و همزمان انجام می‌دهد.
راهنمای BABOK یک فرایند و یا نظم خاصی را که در آن وظایف انجام شوند، تجویز نمی‌کند. گام ها ممکن است به هر ترتیب خاصی انجام شوند، البته تا زمانی که ورودی های لازم برای آنها موجود باشند. آغاز تحلیل کسب و کار را می توان با هر گامی شروع کرد هر چند گام های کاندیدای احتمالی ممکن است “آنالیز وضعیت فعلی” و یا “سنجش کارایی راهکار” باشند.
هر گام در کتاب راهنمای BABOK به شکل و قالب زیر تدوین شده است :
- هدف
- توصیف
- ورودی ها
- دستورالعمل‌ها/ ابزارها
- تکنیک‌ها
- ذینفعان
- خروجی‌ها
هدف
بخش “هدف” توصیف کوتاهی از دلیل انجام وظیفه توسط تحلیلگر کسب و کار و مواردی که می‌خواهد بدان دست پیدا کند را شرح می‌دهد.
توصیف
بخش “توصیف” گام را با جزئیات مفصل تری مشخص می سازد و دلیل انجام آن و آنچه که باید بدان دست یابیم را شرح می‌دهد.
ورودی ها
بخش ورودی ها، ورودی های یک وظیفه را به صورت لیست نشان می‌دهد. ورودی اطلاعاتی هستند که مصرف شده و یا تبدیل می‌شوند تا خروجی تولید شود و بیانگر اطلاعات لازم برای شروع یک وظیفه هستند. این ورودی ها ممکن است به صورت صریح و خارج از حوزه تحلیل کسب و کار تولید شوند و یا توسط خود وظایف تحلیل کسب و کار ایجاد شوند. ورودی هایی که خارج از حوزه تحلیل کسب و کار ایجاد می‌شوند با شناساگر “خارجی” در لیست ورودی مشخص می گردند.فرضیه ای وجود ندارد که نشان دهد وجود یک ورودی بدین معنی است که خروجی مربوط به آن کامل شده و یا در مرحله نهایی خود می‌باشد. تنها لازم است که ورودی به اندازه کافی تکمیل شده باشد تا کار بعدی شروع شود. ممکن است در طی چرخ حیات یک نوآوری مواردی از ورودی ها وجود داشته باشد.بخش ورودی بازنمایشی بصری از ورودی ها و خروجی‌ها، وظایف دیگری که از خروجی‌ها استفاده می کنند و همچنین دستورالعمل‌ها و ابزارهایی لیست شده در هر وظیفه را در بر می‌گیرد.
عناصربخش
عناصر مفاهیم کلیدی لازم را در بر می‌گیرد تا چگونگی انجام وظیفه را دریابیم. عناصر بخش ضروری اجرای یک وظیفه نیستند و موارد استفاده آنها ممکن است به رویکرد تحلیل کسب و کار بستگی داشته باشد.
دستورالعمل‌ها و ابزارها
بخش دستورالعمل‌ها و ابزارها منابعی را لیست می‌کند که برای تبدیل ورودی به خروجی لازمند. دستورالعمل دستوراتی و توضیحاتی را در مورد اینکه چگونه و چطور یک وظیفه را بر عهده بگیریم ارائه می‌دهد. ابزار نیز وسیله‌ای است که برای برعهده گرفتن یک کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.دستورالعمل‌ها و ابزارها ممکن است شامل دیگر وظایف نیز باشند.
تکنیک‌ها
بخش تکنیک‌ها همه روش هایی را فهرست می‌کند که برای انجام هر گام و یا کار بررسی کسب وکار لازمند.
ذینفعان
بخش ذینفعان متشکل از لیست عمومی از ذینفعانی است که ممکن است در انجام یک کار شرکت داشته باشند و یا از آن کار تاثیر بپذیرند.
خروجی‌ها
بخش خروجی نتایجی را توصیف می‌کند که حاصل اجرای یک کار می‌باشند. خروجی‌ها از نظر وضعیتی و حالت و در نتیجه تکمیل یک کار تغییر تبدیل و ایجاد می‌شوند. خروجی ممکن است یک قلم قابل تحویل و یا بخشی از آن باشد. شکل و فرم یک خروجی به نوع ابتکار در دست انجام، استانداردهای اتخاذ شده توسط سازمان، و تدبیر درست تحلیلگر در مورد روشی مناسب برای بررسی نیازهای اطلاعاتی ذینفعان کلیدی بستگی دارد. درست مثل ورودی ها، نمونه ای از کار یا وظیفه ممکن است زمانی اجرا شود که خروجی در حالت نهایی خود نباشد. وظایفی که از یک خروجی به خصوصی بهره می‌گیرند لزوما لازم نیست منتظر تکمیل خروجی باشند تا کار درون یک وظیفه شروع شود.
مهارت‌های اساسی
مهارت‌های اساسی منعکس کننده دانش، مهارت‌ها، رفتارها، خصوصیت، و مشخصه های فردی هستند که به افراد کمک می کنند تا نقش تحلیلگر کسب و کار را به بهترین نحو ممکن انجام دهد. این مهارت‌های اساسی منحص به حرفه پژوهش کسب وکار نیستند. با این وجود اجرای موفق وظایف و شگردها به خبرگی در یک یا چند مهارت اساسی بستگی دارد.
مهارت های اساسی دارای ساختار زیرند:
- هدف
- تعریف
- معیارهای اثر بخشی
هدف: بخش هدف در مورد دلیل سودمندی این مهارت‌های اساسی برای تحلیلگر بحث می‌کند.
تعریف:بخش تعریف مهارت‌ها و تخصص لازم در بکارگیری این صلاحیت ها را در بر می‌گیرد
معیارهای اثر بخشی:بخش معیارهای اثر بخشی در مورد چگونگی تعیین این مسئله می پردازد که آیا شخص مهارت‌های تعیین شده در صلاحیت های اساسی را از خود نشان می‌دهد یا خیر
تکنیک ها
تکنیک‌ها و شگردها اطلاعاتی اضافی در مورد شیوه انجام یک وظیفه را به ما می‌دهد.لیست روش های ارائه شده در کتاب راهنمای BABOK جامع نیست. چندین تکنیک وجود دارد که ممکن است به صورت جایگزین و یا همراه با دیگر روش ها انجام می‌شوند تا یک گام به اجرا برسد. بعضا پژوهش گران سازمان ترغیب می‌شوند تا تکنیک‌های موجود را تغییر داده و یا روش های جدیدی بوجود بیاورند که به وضعیت خودشان و یا اهداف وظایفی که در پی اجرای آن هستند همخوانی داشته باشد.شگردها ساختار زیر را دارند:
- هدف
- توصیف
- عناصر
- ملاحظاتی در مورد کاربرد
هدف:بخش هدف توضیح می‌دهد که چه تکنیکی به کار گرفته شده و همچنین شرایطی که تحت آن این تکنیک قابل اجراست
توصیف بخش:توصیف شرح می‌دهد که تکنیک کدام است و چگونه مورد استفاده قرار می‌گیرد
عناصربخش:عناصر مفاهیم اصلی را نشان می‌دهد که برای دانستن چگونگی استفاده از تکنیک لازم هستند
ملاحظاتی در مورد کاربرد:بخش ملاحظاتی در مورد کاربرد شرایطی را شرح می‌دهد که تحت آن تکنیک ممکن است کم و بیش موثر باشد را ارائه می نماید
چشم اندازها
چشم اندازها در داخل فرایند بررسی کسب وکار مورد استفاده قرار می‌گیرند تا وظایف تمرکز و تکنیک‌های مختص شرایط نوآوری را فراهم کنند. بسیاری از ابتکارات ممکن است در یک یا چند چشم انداز به فعالیت بپردازند. چشم اندازهایی که در کتاب راهنمای BABOK گنجانده شدند شامل موارد زیر است:
- چابکی
- هوش تجاری
- فناوری اطلاعات
- معماری کسب و کار
- مدیریت فرایند کسب و کار
این چشم اندازها همه چشم اندازهای احتمالی که در آن تحلیل کسب و کار انجام می‌شود را نمایندگی نمی کنند. چشم اندازهای مورد بحث در این کتاب راهنما تنها بیانگر بخشی از دیدهای رایج بررسی کسب و کار در به هنگام نوشتن کتاب هستند.چشم اندازها از لحاظ دو جانبه بودن انحصاری نیستند. از حیث اینکه یک نوآوری مشخص ممکن است یک یا چند چشم انداز را به کار بگیرند.دیدهای مختلف ساختار زیر را دارند:
- تغییر محدوده و مرز
- حوزه تحلیل کسب و کار
- تکنیک‌ها، رویکردها، و روش ها
- مهارت‌های اساسی
- تاثیر روی حوزه‌های دانش
تغییر محدوده
بخش تغییر محدوده توضیح می‌دهد که تغییر چه بخش هایی از سازمان را در بر می‌گیرد زمانی که از این زاویه و دیدگاه بدان نگریسته شود و تا چه حد این تغییر محدوده بر روی اهداف و عملیات کاری یک سازمان تاثیر می گذارد. این تغییر حوزه همچنین نوع مشکلاتی که حل شده اند، ماهیت راهکارهایی که در جستجو می‌شوند، رویکرد برای ارائه این راهکارها و سنجش میزان اهمیت و ارزش آنها را شناسایی می‌کند.
حوزه تحلیل کسب وکار
بخش حوزه تحلیل کسب و کار ذینفعان کلیدی، از جمله سابقه ای از انواع مختلف اسپانسرها، ذینفعان هدف، و نقش تحلیلگر کسب و کار در سازمان را شرح می‌دهد. این بخش همچنین نتایج محتملی که از کارهای انجام شده فرایند تحلیل کسب و کار در این چشم انداز را مشخص می سازد
تکنیک‌ها، رویکردها، و روش ها
ترکیب این بخش منحصر به هر چشم انداز است. در هر کدام از موارد این بخش تکنیک‌ها، رویکردها، و روش هایی را شرح می‌دهد که مختص و مشترک در کاربردهای تحلیل کسب و کار در این دیدگاه هستند. رویکردها و روش ها روش های تخصصی تقبل کارهای تحلیل کسب و کار می‌باشند. تکنیک‌هایی که در این بخش گنجانده می‌شوند در فصل “تکنیک‌ها” کتاب راهنما نیستند ولی به دیدگاه‌های آنها مربوط هستند.در دید معماری کسب و کار، به جای رویکردها و روش ها، مدل های مرجع فهرست بندی می‌شوند. در چشم انداز مدیریت فرایند کسب و کار، چارچوب ها به جای رویکردها لیست می‌شوند.
مهارت‌های اساسی
این بخش مهارت‌هایی را شرح می‌دهد که در دیدگاه مربوطه بسیار رایج هستند.تاثیر بر روی حوزه دانشاین بخش چگونگی به کار بردن و تغییر و تعدیل حوزه‌های دانش را شرح می‌دهد. همچنین شرح می‌دهد که چگونه فعالیت‌های خاص درون یک زاویه دید به اقدامات کتاب راهنمای BABOK نگاشت می‌شوند.
این مطالب را هم ملاحظه نمائید
استخراج اطلاعات برای تحلیل کسب و کار
برنامه ریزی و پایش فرایند تحلیل کسب و کار
استفاده از مطالب فوق با ذکر منبع مجاز است
برای دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره تحلیل کسب و کار، با ایمیل
hossein.nourian@gmail.com
تماس حاصل کنید
