۱-دفتر مدیریت فرایندها:

یکی از مولفه های مهم موفقیت در استقرار مدیریت فرایندها با سطح بلوغ دوم و بالاتر، حاکمیت فرایندها در سازمان است. معمولا ترجیح واحدهای مختلف کسب و کار شرکت بر آن است که هر کدام مدیریت فرایندها را تحت مدیریت واحدی خود استقرار بخشند. این گرایش اگرچه منجر به ایجاد انگیزه و حمایت در آنها برای رویکرد به مدیریت فرایندهای کسب و کار می گردد اما در عین حال ریسک پذیری هایی را نیز برای سازمان ایجاد می نماید که شامل موارد زیر است:

•  در واحدهای مجزا، چهارچوب های مرجع مختلفی استفاده گردد که بایکدیگر سازگاری کامل نداشته باشند
• سطح بلوغ فرایندی در واحدهای مختلف یکسان نباشد که منجر به کاهش سطح بلوغ نهائی سازمان می گردد
• فرایندهای مشابه تکراری در واحد های مختلف ایجاد گردد
• با توجه به واحدی تعریف شدن فرایندها، نگرش وظیفه گرا در سازمان تعمیق گردیده و فرهنگ فرایندگرائی مناسبی ایجاد نگردد.

الزامات حاکمیت فرایندی در سازمان، وظایف دفتر مدیریت فرایندها

با توجه به فرضیات فوق همانگونه که در چهارچوب های مرجع نیز مورد تاکید قرار گرفته است بهتر است در سطح کلان سازمان واحدی مسئولیت تسهیل گری مدیریت فرایندهای کسب و کار را بر عهده گیرد. اما مسئولیت انجام مراحل شش گانه چرخه مدیریت فرایندها کماکان – به شرحی که در ادامه ذکر می گردد – بر عهده مالکین فرایند خواهد بود. نکته حایز اهمیت در این مقوله آن است که وظایف تسهیل گری باید از وظایف مالکین فرایند تفکیک گردد، دفتر مدیریت فرایندها PMO یا مسئول مدیریت فرایندها در سازمان (PCO) یا دفتر تعالی (COE) وظیفه تسهیل گری مدیریت فرایندها را بر عهده خواهند داشت که شامل موارد زیر است

• پایش و اندازه گیری مستمر سطح بلوغ فرایندی
• آموزش و مشاوره مفاهیم مدیریت فرایندها و نگرش فرایندگرایی در سازمان
• حصول اطمینان از استقرار مناسب چرخه شش مرحله ای مدیریت فرایندها در سازمان
• بررسی یکپارچگی میان استراتژی ها و فرایندهای سازمان
• مدل سازی و تدوین نقشه سطح ۱ فرایندها در سازمان
• حصول اطمینان از انجام مسئولیت مالکیت فرایند توسط افراد معرفی شد
• ایجاد فرهنگ مشارکتی در اولویت گذاری، مدل سازی، جاری سازی، پایش و اندازه گیری و بهبود مستمر فرایند ها و ایفای نقش به عنوان عضو تیم در این حوزه
• این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

مدیریت فرایندها، منافع و اهداف

۲-وظایف مالکین فرایند

مهمترین نقش در رویکرد فرایندگرا به سازمان، نقش مالکین فرایند است. اولین کاربرد ایجاد این نقش در سازمان، گذار از سازمان وظیفه گرا، به سازمان فرایند اندیش و سپس فرایند گرا است. معمولا تمامی سازمان ها در ابتدای تشکیل، سازماندهی وظیفه گرا را به خود می گیرند که به معنی انجام تمامی فعالیت های سازمان بر اساس وظایف تعیین شده برای واحدها است. اینگونه سازمان ها از چابکی لازم برای مواجهه با تغییرات محیطی و دستیابی به راهبردها و استراتژی های در حال تغییر  برخوردار نخواهند بود، پس در اولین قدم برای تغییر نگرش به سوی فرایند گرائی، مالکین فرایندها، فارغ از وظایف واحدی خود منصوب می گردند تا فرایند تحت مالکیت خود را از ابتدای دریافت ورودی ها و انجام مراحل تا ارائه خروجی فرایند به مشتری، مالکیت نمایند، باید توجه داشت مالکیت فرایند، نقشی ورای انجام یا مدیریت فرایند است. مالک فرایند نسبت به دستیابی فرایند و شاخص های تعیین شده برای آن پاسخگو است و دستیابی به آن را از طریق پایش و اندازه گیری شاخص ها و توجه به بهبود مستمر فرایند به انجام می رساند.

 این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

استفاده از چارچوب های مرجع برای مدل سازی فرایندهای کسب و کار

نقش مالکیت فرایند :

• مدیریت اولویت بندی فرایندها برای مهندسی مجدد و بهبود بر اساس اهداف سازمان و شاخص های اندازه گیری
• ایجاد همسوئی میان فرایندها و راهبردهای سازمان
• تسهیل گری مدل سازی و طرح ریزی فرایند
• تسهیل گیری جاری سازی فرایند
• پایش و اندازه گیری شاخص های فرایند
• پاسخگویی به شاخص های فرایند و دستیابی به ماموریت تعیین شده برای آن

بررسی آماری وظایف مالکین فرایند در سازمان های فرایندی :

بر اساس تحقیقات انجام شده ، نقش های برنامه ریزی برای بهبود مستمر فرایند، مدیریت افراد مجری  فعالیت های فرایند ، تصویب مدل سازی و طرح ریزی فرایند، تصویب تغییرات فرایند و مدیریت بودجه فرایند، مهمترین وظایف مالکین فرایند در سازمان های فرایندی بوده است.

این مطلب را هم ملاحظه نمایید:

سازماندهی مدیریت فرایندها

آموزش پیشرفته مدیریت فرایندها

درخواست خدمات مشاوره