انعطاف پذیری و پیچیدگی، دو لبه یک شمشیر

حسین نوریان، مشاور مدیریت استراتژیک

سرمقاله دنیای اقتصاد اصفهان

اهمیت پیچیدگی سازمانی

تقریبا در همه جای جهان، رشد اقتصادی بسیار کمتر از گذشته شده است و حتا در اقتصادهای نوظهور نیز این شاخص جهش قبلی خود را پشت سر گذاشته است و شواهد چندان قدرتمندی برای اوج گرفتن دوباره آن حداقل در کوتاه مدت به چشم نمی آید و در چنین شرایطی انگشت اقتصاددانان و استراتژیست ها به سمت بهره وری سازمان ها و به تبع آن سرمایه انسانی نشانه می رود. شرایط رکود در بازارها افزایش شاخص های شدت فضای رقابتی را به همراه خواهد داشت و بهره وری سازمانی و سرمایه انسانی مهم ترین برگ برنده در فضای رقابتی دشوار خواهند بود. اما همزمان با نمایان شدن آن شاخص ها، پژوهش های جامع مدیریتی هم نشان می دهند که متاسفانه بهره وری سرمایه انسانی سازمان ها نیز به طور متوسط کاهش داشته است و جمع این دو حقیقت در یک بنگاه اقتصادی می تواند زنگ خطری برای اطمینان از ادامه حیات ارزش آفرین آن به شمار بیاید. اما دلیل کاهش بهره وری سرمایه انسانی چیست؟ مگر نه امروزه تکنولوژی اطلاعات بیشتر به کار گرفته می شود و فناوری های جدید مانند هوش مصنوعی هم به کمک دیگر پیشران های افزایش کارائی سازمانی آمده اند؟ پس کارائی و اثربخشی سرمایه انسانی بیشتر از کجا ضربه می خورد؟ تحقیقات جدید انجام شده مانند پژوهش اخیر گروه مشاوران بوستنون نشان می دهد، عمده دلیل کاهش بهره وری سرمایه انسانی ریشه در افزایش پیچیده گی های سازمانی دارند.
استراتژی های جدید مانند انطباق و انعطاف پذیری سازمانی و سازمان دهی های مدرن که همگی بر روی افزایش توان واکنشی بنگاه به دگرگونی های محیطی تمزکز داردند اگر چه در براوردن چنین اهدافی موفق هستند اما طبیعتا ابعاد پیچیدگی های سازمانی را هم افزایش می دهند. زمانی که جذب سرمایه انسانی به سمت نیروهای پیمانکاری متخصص گرایش پیدا می کند، پیچیدگی اداره کردن آنها با روالهای سنتی زیاد می شود و وقتی سهم سرمایه معنوی و ناملموس در سبد دارائی های سازمان بیش از سرمایه فیزیکی و تکنولوژیک می گردد، پیچیدگی بهره گیری از آنها چند برابر می شود آنگاه چنین شرایطی چالش اغلب مدیران ارشد چگونگی مدیریت بر یک سازمان نوین و پیچیده خواهد بود.
محققین علم سازمان، پیچیدگی را متاثر از هشت منبع دانسته اند که تمرکز بر بهبود هر یک از آنها و به کارگیری الگوهای نوین کاهش پیچیدگی برای هر کدامشان می تواند همزمان چابکی سازمانی، انطباق پذیری آن با محیط و نیز کاهش پیچیدگی سازمانی را فراهم آورد و تحقیق فوق الذکر نشان می دهد، بازدهی عملکرد بنگاه هائی که پیچیدگی سازمانی را کاهش داده اند به مراتب بیشتر بوده است

منبع اول، سبک رهبری سازمانی:

نتیجه اغلب پژوهش های مدیریتی نشان می دهد، سبک رهبری یک سازمان مدرن و پیچیده از نمونه ساده و سنتی آن کاملا متمایز است در سازمان های امروزی سبک رهبری عمدتا برپایه الگودهی (Role Modeling) مدیران شکل می گیرد. آنها باید بتوانند شیوه های جدید مدیریتی از جمله مدیریت استراتژیک و ریسک سازمانی را در رفتار روزمره مدیریتی خود متجلی سازند تا برای بدنه سازمان الهام بخش باشند. شفافیت در رفتار مدیریتی نیز یکی دیگر از تمهیدات بسیار موثر برای کاهش پیچیدگی است. شفافیت در عملکرد و اطلاعات سوالات ذهنی کارکنان را کاهش می دهد و رفتارهای واکنشی و تاکتیک های مواجهه ای آنها با شرایط عدم اطمینان را کم می کند که راهکار موثری برای افزایش کارائی عملیاتی کارکنان است.

منبع دوم، استراتژی:

در سازمانهای پیچیده، استراتژی ها به شکل کوتاه مدت، برپایه تحلیل ریسک و سناریو و منعطف و روشن طرح ریزی می شوند اما تمرکز اصلی در چرخه مدیریت راهبردی این بنگاه ها بر ترجمه دقیق استراتژی به زبان سازمان و به شیوه قابل فهم برای کارکنان است. برای کاهش پیچیدگی، استراتژی باید تبدیل به رفتارهای روزمره کاری شود و تمامی کارکنان در همه سطوح نقش خود را در دستیابی به آن بیابند که نقش تمهیدات همسو سازی میان سه عنصر اصلی سازمان یعنی استراتژی و فرایند و ساختار بسیار پر اهمیت خواهد بود

منبع سوم، ساختار سازمانی:

طبیعتا ساختار سازمانی عمودی و پر لایه، همراه با تمرکز بر انعطاف پذیری و چابکی، پیچیدگی سازمانی زیادی را به همراه خواهد داشت و کارامدی سرمایه انسانی را کاهش می دهد، چابکی نیازمند تصمیم گیری های سریع است و ساختار رسمی و سنتی برای دستیابی به این هدف بسیار ضعیف و ناکارامد است. پس در سازمان های مدرن بر کاهش لایه های سازمانی و مدیریتی تمرکز و از گروه های دائمی، کوچک و خودگردان و یا ساختارهای موقت سازماندهی شده بر پایه شناخت و حل چالش های سازمانی بیشتر بهره گیری می شود.
منبع چهارم، فعالیت ها و نقش ها:

طرح ریزی موثر فرایندها، تغییر نگرش از وظیفه گرائی به فرایندگرائی، طراحی منعطف فرایندها با جزئی سازی و استاندارد سازی کم آنها و البته نهادینه سازی یادگیری مستمر از هرچرخه اجرای فرایند و ایجاد روال بهبود مستمر بر مبنای شاخصهای پایش و اندازه گیری فرایند از جمله موثرترین شیوه ها برای کاهش پیچیدگی سازمانی خواهند بود که همزمان سازمان را از مزایای چابکی و انعطاف پذیری نیز بهره مند می کند.

منبع پنجم، سیستم های اطلاعاتی و فنآوری اطلاعات:

تمرکز سیستم های اطلاعاتی نسل نوین باید از مکانیزه کردن حداکثری فرایندهای کسب و کار به سمت بهره گیری بیشتر از هوشمندی داده ها و نهادینه سازی گردش کارهای سریع بین واحدی تغییر بیابد و دامنه کاربرد آن از داخل سازمان به کل زنجیره تامین و تولید صنعت گسترش بیابد تا پیچیدگی های ناشی از تعامل میان سازمان محیط نزدیک پیرامونی آن کمتر شود.

منبع ششم، ساختار تصمیم گیری:

تقسیم بندی دقیق موضوعات تصمیم گیری به گونه های استراتژیک، بین واحدی، قابل تفویض و موردی و شفاف سازی نحوه مواجهه موثر با هریک و حیطه اختیار و مسئولیت مدیران برایشان، پیچیدگی و تعلل های تصمیم گیری را کاهش می دهد. اما در سازمان های مدرن مهم تر از تصمیم گیری دقیق و صحیح، یادگیری از تصمیمات است، باید نظامی برای ثبت درس آموخته ها و پایش نتایج و اثر تصمیم گیری ها بر عملکرد سازمان ایجاد شود تا دانش ضمنی کارکنان کلیدی، تبدیل به یادگیری های سازمانی ذی قیمت شده و برای هر تصمیم گیری مدیران ، دانش سازمانی کافی ناشی از درس آموخته های قبلی فراهم باشد.

منبع هفتم، مدیریت عملکرد:

مانند هر مولفه مدیریتی دیگر، پیچیدگی های سازمانی هم تنها وقتی قابل مدیریت است که اندازه گیری دقیقی از آنها موجود باشد. طبیعتا شرکت های نوین از نظام های پایش و اندازه گیری موثر شاخص های مرتبط با پیچیدگی سازمانی برخوردارند و می توانند با آمار کمی، ابعاد آن را رصد و تحلیل کنند. در سازمان های پیچیده، نقش شاخص های کلیدی عملکرد رفتار ساز، بسیار پر اهمیت است و مدیران در نقش مربیان سازمانی، رفتار سازی را از طریق پایش و اندازه گیری شاخص های کلیدی عملکرد در کارکنان خود ایجاد می کنند. این گونه از رفتار سازی باید معطوف به تشویق و ترویج کارگروهی و حل مسائل سازمانی با استفاده از تیم های کوچک غیر رسمی باشد.

منبع هشتم، کارکنان و تعاملات:

ساختار وظیفه گرائی و تمرکز بر انجام وظایف واحدی به جای ماموریت های سازمانی، بزرگترین مانع برای غلبه بر پیچیدگی های سازمانی است. در سازماندهی تیم های کاری، واحدها و کارکنان باید به شدت از شکل گیری سیلوهای وظیفه ای اجتناب گردد و بر شکل گیری تیم های بین واحدی تمرکز شود و شیوه تعاملات کارکنان با یکدیگر مخصوصا در زمینه به اشتراک گذاری دانش و درس آموخته ها باید به عنوان یکی از مهم ترین معیارها برای تحلیل عملکرد آنها به شمار آید.

استفاده از مطالب فوق تنها با ذکر منبع مجاز است

جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا مشاوره مدیریت استراتژیک، با ایمیل hossein.nourian@gmail.com تماس حاصل نمائید.

این مطالب را هم ملاحظه نمائید